Les entreprises sont confrontées à une multitude de données. Or, ces dernières sont souvent éparpillées entre différents outils où l’information est cloisonnée. Sans logiciel GED, les sources d’informations sont multiples et le risque de perdre certains documents est réel. Mais un logiciel de GED, qu’est-ce que c’est ? Aujourd’hui, la dématérialisation croissante des fichiers nécessite un outil de gestion électronique adapté. Celui-ci est essentiel pour répondre aux problématiques propres à chaque entreprise, mais aussi aux exigences légales. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir quels sont les avantages d’une GED.
Répondre aux problématiques fonctionnelles de la gestion documentaire des entreprises
En 2019, moins d’une entreprise sur cinq utilisait un logiciel de gestion électronique des documents et 35 % d’entre elles déclaraient perdre trop de temps à chercher des documents selon une étude menée par Archimag.
En 2023, ce chiffre clé est toujours d’actualité. La réalité, c’est que la gestion documentaire est une nécessité pour les entreprises et il s’avère qu’elle repose souvent sur différents systèmes, qui s’empilent les uns sur les autres sans cohérence.
Dans la plupart des cas, les données numériques sont conservées dans plusieurs outils métiers. Ce cloisonnement pose des problèmes de productivité, car les fichiers sont difficiles à retrouver et ne sont pas toujours stockés de manière sécurisée. De plus, les flux de documents sont mixtes : la version numérique côtoie le document papier.
Dans cette situation, ces organisations font face à des difficultés :
- Encore beaucoup de traitement et de manipulation papier ;
- Pas de traçabilité des documents et de suivi du circuit de validation ;
- Sécurité des documents relatives ;
- De la perte de temps importante liée à la recherche de document etc.
L’optimisation des processus documentaires est un levier de performance. L’un des avantages de la GED est bien de fluidifier l’accès aux documents et de favoriser la productivité des équipes.
Dans une étude menée par DIMO Software, selon les retours d’expérience d’entreprises équipées d’un logiciel GED, l’augmentation de l’efficacité opérationnelle des collaborateurs est citée à 80 %.
GED vs gestion traditionnelle : quelles différences concrètes ?
La gestion documentaire traditionnelle repose encore trop souvent sur des classeurs physiques, des serveurs partagés ou des échanges par email. Ces méthodes, bien qu’ancrées dans les habitudes, montrent rapidement leurs limites : pertes de documents, doublons, manque de traçabilité et temps de recherche interminables.
À l’inverse, un logiciel GED centralise l’ensemble des informations dans un environnement unique, sécurisé et accessible. Chaque document est indexé, classé et relié à son cycle de vie. Les utilisateurs disposent toujours de la version la plus récente, avec un historique clair des modifications et des validations. C’est ce qui transforme la gestion documentaire en véritable levier de performance.
Utiliser un logiciel GED pour centraliser tous vos documents
De nos jours, les sources des documents entrants sont multiples. D’une part, les documents papier sont toujours présents. D’autre part, un contenu électronique peut provenir de plusieurs sources et sous des formats différents. C’est l’univers du multicanal qui présente des inconvénients. L’e-mail est la principale source de fichiers entrants. Cependant, d’autres documents sont stockés dans des ERP et CRM, des plateformes collaboratives, des messageries et des solutions de stockage en ligne.
L’indexation des fichiers est souvent approximative à cause de cette multiplicité de lieux de stockage. Il est indispensable pour avoir une gestion documentaire raisonnée et efficace de centraliser les documents. Réduire le nombre de systèmes à gérer favorise la sécurisation des données avec un meilleur contrôle des accès. C’est aussi une source d’économies, car les outils maintenus uniquement parce que certains documents y sont hébergés demandent de nombreuses ressources. Notamment par exemple pour les documents RH, contrats de tarvail , bulletin de paie, fiche collaborateurs… la GED permet de gérer ces documents RH. Enfin, l’indexation est facilitée avec l’ensemble des informations de l’entreprise réunie au même endroit. C’est pourquoi la mise en place d’une GED s’avère nécessaire.
Utiliser un logiciel GED pour gérer vos versions documentaires
La gestion des différentes versions des documents peut être importante. Dans un système collaboratif, il est fréquent que plusieurs utilisateurs travaillent sur un document commun. Les modifications apportées et enregistrées détruisent parfois les versions antérieures d’un fichier. Dans ce cas, aucun retour en arrière n’est possible.
Une mauvaise gestion du versioning des documents peut également conduire à des erreurs avec un impact négatif. Envoyer une version erronée d’un fichier à un client peut s’avérer catastrophique pour l’image de l’entreprise ou la conclusion d’un contrat. Un logiciel GED permet de gérer les différentes versions et de consulter facilement les versions antérieures.
Utiliser un logiciel GED pour partager et diffuser vos documents et contenus
Le travail en mobilité et la disparité géographique des collaborateurs sont facilités par la GED. L’objectif est de réduire les documents non partagés au sein de l’entreprise, mais aussi avec les utilisateurs tiers. Il est malheureusement fréquent que la diffusion de contenus à différents services soit retardée par une mauvaise gestion documentaire. Parfois, les données peuvent ne pas être partagées avec les utilisateurs concernés. Cela entraîne des retards, des malentendus ou des erreurs qualité, par exemple si la version d’un fichier n’est pas la bonne.
“Au début de la pandémie, certaines entreprises ne pouvaient plus payer leurs fournisseurs, faute de workflows adaptés au télétravail” – Olivier Rajzman, Directeur Commercial chez DocuWare. Dématérialisation à grande vitesse – 3 septembre 2021 – Le Nouvel Economiste
Utiliser un logiciel GED pour disposer d’un système d’archivage efficace et pérenne
La notion d’archivage a beaucoup évolué ces dernières années. Nous sommes en train de passer d’un modèle basé sur le papier à un modèle tout numérique. Cette digitalisation vise un système d’archivage moderne et efficace. Ce dernier ne demande aucun espace de stockage physique et permet de suivre facilement le cycle de vie de tous types de documents.
L’un des avantages de la GED est bien de proposer un système d’archivage conforme aux contraintes légales et opérationnelles. C’est aussi un modèle pérenne si vous optez pour un acteur du marché qui offre des garanties sur la continuité de la gestion électronique de vos documents.
Vers une généralisation de la dématérialisation des documents
Les entreprises sont confrontées aujourd’hui à des exigences de plus en plus fortes pour accroître leur productivité et leur efficacité tout en maîtrisant leurs dépenses. Mais au-delà des enjeux purement économiques, plusieurs évolutions expliquent également cette tendance :
- La croissance exponentielle du nombre de documents : toujours plus de d’échanges et de flux documentaires. Identifier les documents « vivants » (en cours d’utilisation) des documents « morts » (à archiver) ;
- La sécurité des données : s’adapter à l’ère du Big Data, faire face aux risques de fraudes, cyberattaques et piratages. Les données d’entreprise sont un actif. Il faut protéger votre patrimoine informationnel ;
- La disparité des organisations : toute entreprise est amenée à croître et s’étendre. La gestion documentaire multisites peut être un casse-tête sans un accès immédiat et complet à l’information ;
- Le développement durable : la dématérialisation des documents est une réponse à l’enjeu de réduction de son impact environnemental ;
- Le développement du multicanal : les sources et formats d’un document électronique sont multiples (courriers, PDF, email etc.). L’archivage papier n’est plus suffisant pour gérer tous les flux entrants et sortants.
« Notre solution GED est désormais totalement intégrée dans nos processus internes et nous a permis de nous séparer d’anciens outils vieillissants et vulnérables aux attaques informatiques. » – Sylvie Ramasso, Responsable Pôle Projet SI, Mutualité Française.
Le contexte favorable d’un logiciel GED
L’évolution des logiciels et des normes permet aujourd’hui de constater rapidement les avantages consécutifs à la mise en œuvre de solutions de dématérialisation. Ainsi le but initial – la gestion électronique des documents – n’est plus qu’un simple maillon d’une chaîne de traitement à forte valeur ajoutée.
Toujours plus de fonctionnalités
Des services supplémentaires sont garantis par le développement de nouvelles fonctionnalités des logiciels GED. Il s’agit, par exemple, de la lecture automatique, des workflows ou de l’accessibilité via différents supports numériques.
L’interopérabilité
La GED est aussi une extension du système d’information. Elle peut être connectée à l’outil comptable ou au CRM. De même, les solutions métiers peuvent enrichir les fonctionnalités de la GED.
La baisse des coûts
Selon notre enquête, la réduction des coûts est citée à 52 % comme la réponse à un objectif stratégique de l’entreprise. Papier, consommables, envoi par courrier sont supprimés ainsi que les postes de dépense correspondants. Une meilleure gestion documentaire est économique : le coût de conservation d’un document est réel.
L’environnement législatif incitatif
La loi des finances impose l’émission de factures électroniques de manière progressive dès janvier 2024. Il est donc indispensable de s’y préparer avec un système d’archivage adapté.
Le respect des RGPD et la transparence offerte par un logiciel GED sont une aide précieuse pour répondre aux besoins de conservation des documents et répondre à la règlementation. Ainsi, lorsque la durée légale de la conservation des données personnelles expire, elles sont automatiquement supprimées par l’outil.
L’expérience de travail du collaborateur
Parmi les avantages de la GED se trouve la facilité pour tout collaborateur d’avoir accès à un document depuis n’importe quel lieu. Qu’il soit en télétravail ou en déplacement, il peut consulter les fichiers ou collaborer à la création de documents.
Quels coûts prévoir pour un projet de GED ?
La mise en place d’une GED représente un investissement initial, mais dont le retour sur investissement est généralement rapide. Les coûts à prévoir se décomposent en plusieurs postes : la licence du logiciel, l’hébergement (cloud ou sur site), l’intégration avec vos outils existants, la formation des équipes et la migration des documents historiques. À cela s’ajoutent parfois des options comme la signature électronique, le coffre-fort numérique ou le support premium.
Cependant, ces dépenses sont largement compensées par les économies générées : réduction du papier et de l’impression, suppression des archives physiques, automatisation des processus et gain de productivité des équipes. Sur le long terme, la GED s’impose donc comme un investissement stratégique plutôt qu’un coût.
Dans quels secteurs une GED apporte le plus de valeur ?
Si toutes les organisations peuvent tirer profit d’une solution de gestion électronique des documents, certains secteurs en retirent des bénéfices immédiats.
- Santé et secteur public : pour sécuriser les données sensibles et respecter les obligations réglementaires.
- Finance et assurance : pour gérer la conformité stricte et les volumes massifs de documents contractuels.
- Industrie et BTP : pour centraliser les plans, dossiers techniques et certifications.
- Ressources humaines : pour simplifier la gestion des dossiers collaborateurs et la paie.
- Services juridiques : pour assurer la traçabilité et la validité légale des contrats.
Dans chacun de ces contextes, la GED devient un outil de confiance et de performance.
Les inconvénients d’un logiciel GED
Comme pour n’importe quelle solution numérique, il existe quelques limites à l’utilisation de la GED :
- Le manque d’adhésion des collaborateurs peut être un frein, car tout outil modifie les habitudes de travail ;
- La mise en place d’une gestion électronique peut demander un investissement de départ et nécessite une certaine organisation ;
- La crainte pour la sécurité des données.
Ces inconvénients sont généralement contrebalancés par les avantages de la GED. Obtenir l’adhésion des collaborateurs demande un peu de pédagogie ou une formation. Un logiciel GED représente certes un coût, mais s’accompagne de nombreux avantages. Il s’agit d’un investissement productif. Un investissement financier qui sera suivi d’économies réalisées par la centralisation des contenus et l’archivage efficace des documents. Quant à la sécurisation des données, les failles sont généralement dues à une erreur humaine. L’automatisation des processus métiers évite donc ces erreurs et le système garantit la sécurité des fichiers.
Conseils pratiques pour déployer votre GED avec succès
La réussite d’un projet GED dépend autant de la technologie choisie que de la méthode de déploiement. Voici quelques bonnes pratiques :
- Cartographier vos besoins : définir clairement les types de documents et processus à intégrer.
- Définir une gouvernance documentaire : plan de classement, règles de conservation, droits d’accès.
- Impliquer les utilisateurs : intégrer les équipes dès la phase de test pour assurer l’adoption.
- Former et accompagner : proposer des formations adaptées aux profils RH, managers et collaborateurs.
- Démarrer petit, puis élargir : commencer par un processus clé (factures, RH, contrats) avant de généraliser.
- Mesurer les résultats : suivre des indicateurs (temps de recherche, taux d’adoption, conformité) pour ajuster et valoriser le projet.
Une mise en place progressive et accompagnée garantit non seulement le succès du projet, mais aussi une adhésion durable des utilisateurs.
Résumé des avantages d’une GED
Synthétiquement, voici ce que vous devriez savoir des avantages d’une GED sous forme de tableau :
| Avantage de la GED | Description |
|---|---|
| Centralisation des documents | Permet de regrouper tous les documents en un point unique, facilitant ainsi la gestion et l’accès aux fichiers. |
| Gestion des versions | Offre la possibilité de gérer les différentes versions des documents, évitant toute perte ou confusion entre les versions. |
| Partage facilité | Favorise le partage des documents au sein des équipes et avec des tiers, réduisant les retards et les erreurs. |
| Archivage sécurisé et pérenne | Assure un archivage conforme aux contraintes légales, avec un suivi du cycle de vie des documents et une sécurisation des données. |
| Réduction des coûts | Permet de réaliser des économies sur les consommables et l’espace de stockage physique, grâce à la digitalisation des documents. |
| Amélioration de la productivité | Simplifie l’accès aux documents, augmentant l’efficacité des collaborateurs en réduisant le temps consacré à la recherche d’informations. |
| Interopérabilité | Intègre et se connecte à d’autres systèmes comme les ERP, CRM, ou solutions métiers, enrichissant les fonctionnalités globales. |
| Conformité réglementaire | Respecte les législations en matière de protection des données (RGPD) et d’émission de factures électroniques. |
- Un logiciel GED permet de centraliser tous ses documents en un point unique ;
- Un système GED permet de gérer les différentes versions d’un document sans aucune perte ;
- Un document est partagé et diffusé sans difficulté avec une GED ;
- Un logiciel GED permet de disposer d’un système archivage efficace et pérenne.
