La gestion électronique des documents (GED) c’est quoi ? C’est une technologie permettant de numériser, stocker, gérer et partager les documents au sein d’une organisation. Elle offre de multiples bénéfices aux entreprises, y compris une réduction significative des coûts.
Cette technologie facilite la dématérialisation, contribuant à une gestion plus écologique et économique des ressources. Elle optimise les stratégies d’achats, permet une meilleure collaboration entre les équipes et offre un accès rapide aux données, tout en améliorant la sécurité des documents et la conformité.
Ainsi, comment un logiciel de GED peut contribuer à la réduction des coûts au sein de votre entreprise et améliorer son efficacité ?
Optimisation des coûts d’impression et de stockage
La gestion électronique des documents permet avant tout de réduire les coûts d’impression et de stockage des papiers.
Diminution des besoins en papier grâce à la dématérialisation
La GED permet d’éliminer ou de réduire considérablement l’usage du papier en transformant les documents en format numérique.
En adoptant une stratégie de gestion électronique documents, les entreprises peuvent ainsi réaliser d’importantes économies.
Hub One, expert en performance opérationnelle, a réduit ses coûts et optimisé ses processus grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs. En adoptant Docuware, une solution de GED, l’entreprise a numérisé 10 000 factures annuelles, accélérant ainsi ses clôtures mensuelles et économisant l’équivalent d’un poste à plein temps. Avec une gestion plus fluide des documents et une sécurisation accrue des données, Hub One illustre comment la dématérialisation peut transformer efficacement les opérations et renforcer la compétitivité de l’entreprise.
Réduction des coûts liés à l’espace de stockage physique
Le coût de l’espace nécessaire pour le stockage physique des documents ne doit pas être négligé. Les entreprises se retrouvent souvent dans l’obligation de louer ou d’acquérir des espaces supplémentaires dédiés aux archives, engendrant des coûts considérables. Ce type de stockage soulève également des enjeux de sécurité, de confidentialité et de préservation des documents. L’utilisation de la GED pour le stockage numérique des documents sur des serveurs ou dans le cloud permet une réduction conséquente de l’espace physique nécessaire, tout en optimisant l’utilisation des locaux existants.
La Mutualité Française Comtoise a transformé ses opérations grâce à la mise en place d’une Gestion Électronique de Documents (GED), réduisant considérablement ses coûts de stockage physique. Auparavant, l’organisation reposait sur des supports papier, entraînant des inefficacités opérationnelles et des dépenses importantes en espace de stockage. En adoptant la GED, elle a considérablement réduit sa dépendance au papier, évitant ainsi des coûts supplémentaires de location ou d’acquisition d’espaces de stockage. Cette transition a libéré des locaux tout en améliorant la gestion et la préservation des documents, permettant à la Mutualité de réaliser des économies substantielles tout en renforçant son efficacité et sa conformité aux normes de sécurité.
Impact écologique favorable de la réduction de la consommation de ressources
La GED joue également un rôle essentiel dans la limitation de l’impact écologique lié à la production et à la consommation de papier, un matériau gourmand en ressources naturelles telles que l’eau et l’énergie. La fabrication d’une simple feuille de papier A4 nécessite en moyenne 5 litres d’eau, et 14 % de la récolte mondiale de bois est destinée à la production de papier. En outre, la production de papier contribue à l’émission de gaz à effet de serre et à la dispersion de substances nocives dans l’environnement. En réduisant la consommation de papier, la GED contribue à la protection de l’environnement et à la lutte contre le réchauffement climatique
Renforcement de l’efficience opérationnelle par l’automatisation
L’automatisation des tâches administratives via une solution GED permet d’optimiser la gestion électronique documents, impactant directement l’efficience opérationnelle. Cet atout est essentiel dans la gestion des documents de l’entreprise, contribuant à la réduction des coûts et à l’efficacité globale.
Automatisation des tâches administratives manuelles
La GED élimine les tâches manuelles répétitives et chronophages comme la saisie de données, le classement, le tri, la copie et l’envoi de documents. Grâce à la numérisation et l’indexation, elle permet une gestion automatisée et intelligente des documents, utilisant des outils comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou l’intelligence artificielle (IA).
Ce gain d’efficacité non seulement libère du temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée, mais permet aussi des économies substantielles.
Accélération et sécurisation des processus de validation
Grâce à la GED, les processus de validation de documents tels que contrats, factures, devis, ou demandes d’autorisation sont à la fois accélérés et sécurisés. En créant des workflows de validation qui détaillent les étapes, délais et responsabilités, la GED réduit le risque de perte, de retard et de non-conformité, assurant ainsi la traçabilité et l’intégrité des documents.
Amélioration de la gestion du cycle de vie des documents
L’amélioration de la gestion du cycle de vie des documents est également possible grâce à la GED, depuis leur création jusqu’à leur archivage ou destruction finale. Elle permet de définir des critères de gestion adaptés à la nature, la valeur, la durée de conservation ou la destination des documents. Cela aide les entreprises à se conformer aux obligations légales et fiscales et ainsi de protéger les données sensibles et préserver leur patrimoine documentaire.
Amélioration de la collaboration interne et accès facilité à l’information
La gestion électronique des documents (GED) va bien au-delà de la simple réduction des coûts et de l’automatisation de la comptabilité. Elle est essentielle pour améliorer la collaboration au sein de l’entreprise et faciliter l’accès aux informations. Avec la GED, les documents sont centralisés, ce qui soutient le travail hybride et le télétravail, tout en améliorant la communication entre les différents départements.
Centralisation des documents facilitant l’accès et la recherche
La GED centralise les documents dans une base de données unique et sécurisée, qui est accessible de n’importe où via Internet. Ce système permet aux employés de trouver rapidement les documents nécessaires sans perdre de temps à fouiller dans divers emplacements ou à interroger leurs collègues. De plus, la recherche de documents est simplifiée grâce à des options d’indexation et de classement personnalisables selon le nom, le type, la date, l’auteur, le contenu, etc., ce qui élimine la perte et la duplication des documents.
Soutien au travail hybride et au télétravail
La gestion électronique des documents (GED) est essentielle pour soutenir le télétravail et le travail hybride, des modalités de plus en plus valorisées dans le monde professionnel. Elle offre un accès sécurisé et flexible aux ressources de l’entreprise, permettant aux employés de travailler efficacement depuis chez eux ou tout autre lieu, tout en restant en parfaite synchronie avec leurs équipes. Grâce à ses fonctionnalités de partage, de versioning et de modification collaborative des documents, la GED facilite la collaboration en temps réel, la validation et le suivi des projets. En réduisant la dépendance au papier, elle simplifie également la logistique du travail à domicile, contribue à la continuité des activités en cas de perturbations externes, et réduit les coûts associés aux déplacements et à l’espace de bureau, améliorant ainsi la flexibilité, la productivité et le bien-être des employés.
Optimisation de la communication interdépartementale
Enfin, la GED optimise la communication entre les différents services de l’entreprise. Elle permet la création d’espaces de travail communs pour le partage de documents, d’avis, de retours et d’idées. La GED facilite également la mise en place de workflows ou circuits de validation, définissant clairement les rôles et responsabilités dans les processus. Elle améliore donc la coordination, la cohésion et l’interopérabilité des équipes, tout en minimisant les malentendus, conflits ou retards. Par exemple, selon une étude de Status.net, 86 % des employés et dirigeants considèrent que les échecs professionnels sont principalement dus à un manque de communication.
DocuWare, la solution de gestion électronique de document
La gestion électronique des documents (GED) réduit les coûts et augmente l’efficacité des entreprises en numérisant la gestion des documents. La solution DocuWare, spécifiquement, automatise les tâches administratives répétitives, diminue la dépendance au papier et facilite le travail à distance en centralisant les documents dans une base sécurisée accessible de partout. Cela permet une collaboration plus fluide et améliore la communication interdépartementale.
Un cas client qui peut témoigner de l’efficacité de DocuWare est le réseau OMERIS, une PME lyonnaise gérant une série d’EHPAD. Historiquement, chaque établissement avait son propre comptable et les factures fournisseurs étaient transmises par voie postale ou déposées sur Google Drive, ce qui ralentissait les processus. Avec l’intégration de DocuWare, OMERIS a recentralisé et sécurisé le traitement de ces factures et les documents associés, accélérant la transmission et augmentant la rapidité des clôtures mensuelles. La solution a été déployée sur 16 sites d’EHPAD, trois agences de maintien à domicile, et un centre de formation, et est aujourd’hui utilisée par plus de 90 personnes pour traiter environ 1 500 factures mensuelles.
La transition a impliqué des formations à distance pour familiariser les équipes avec le nouvel outil, ce qui a permis de conserver une visibilité complète sur les factures et de simplifier leur gestion. Le résultat a été un gain de temps significatif dans le traitement et la transmission des factures, et une meilleure sécurisation des processus d’achat à travers l’intégration de bons de commande et de validations métiers dans DocuWare.
DocuWare va au-delà d’un simple outil d’archivage, permettant de modéliser et dématérialiser tous les processus internes pour une efficacité accrue.
Conclusion
La gestion électronique des documents (GED) offre une méthode efficace pour réduire les coûts et augmenter la productivité au sein des entreprises. En adoptant la GED, vous pouvez diminuer significativement les dépenses liées à l’impression et au stockage en réduisant l’utilisation du papier et en favorisant les formats numériques. Cette technologie simplifie également les opérations en automatisant les tâches administratives, en rationalisant les processus de validation et en optimisant la gestion du cycle de vie des documents.
De plus, la GED améliore la collaboration et la communication interdépartementale grâce à un espace centralisé où tous les documents sont facilement accessibles. Cela est particulièrement bénéfique pour le travail à distance, permettant aux employés de rester connectés et efficaces, peu importe leur localisation.
La GED est un outil puissant pour moderniser les processus d’affaires, améliorer l’efficience et soutenir la croissance de votre entreprise.
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FAQ sur la réduction des coûts avec la GED
Qu’est-ce que la GED et comment fonctionne-t-elle ?
La GED, acronyme de gestion électronique des documents, désigne un système informatique conçu pour faciliter la gestion des documents numériques dans une entreprise. Ce processus se déroule en quatre grandes étapes clés : l’acquisition, le classement, le stockage, et enfin la diffusion des documents.
Quels sont les avantages de la GED pour votre entreprise ?
Pourquoi mettre en place un logiciel de GED dans votre entreprise ? La GED offre une multitude d’avantages pour optimiser la gestion documentaire d’une entreprise. Parmi ces bénéfices, on retrouve une organisation documentaire améliorée, une augmentation notable de la sécurité, un gain de temps significatif, une productivité renforcée, la réduction des coûts opérationnels et une collaboration facilitée entre les équipes.
Comment choisir la solution de GED adaptée à vos besoins ?
Le choix d’une solution de GED pertinente nécessite l’évaluation de plusieurs critères essentiels. Il est crucial de veiller à ce que les fonctionnalités offertes par la solution correspondent à vos attentes en matière de numérisation, stockage, indexation, recherche et gestion de sécurité de vos documents. De plus, la solution doit assurer un haut niveau de sécurité pour la protection, la confidentialité et la traçabilité des documents, tout en respectant les normes légales et réglementaires en vigueur.
Quels sont les coûts liés à la mise en place et à l’utilisation de la GED ?
Les coûts liés à la mise en place de la GED incluent non seulement les frais d’acquisition du logiciel GED et du matériel, mais également les coûts de formation et de maintenance. Une mise en place réussie de systèmes tels que la gestion électronique documents GED peut entraîner une réduction des coûts à long terme pour les achats entreprise, ce qui est confirmé par des avis d’expert dans l’écosystème GED.
