- Mise en place d’un projet de dématérialisation qui correspond aux besoins de l’entreprise. La reprise de la comptabilité de 150 établissements basés à travers la France a nécessité d’avancer par étape sur une période de 3 ans. Le projet d’automatisation des factures vise également la centralisation des process comptables.
- Le principal enjeu : homogénéiser la comptabilité des différents établissements. Il était essentiel d’homogénéiser les pratiques comptables au sein du groupe. L’utilisation d’un nouvel outil et la mise en place de la dématérialisation impliquent de nombreux changements qu’il faut accompagner en prenant en compte la réalité du terrain et des utilisateurs.
- Un projet d’automatisation de factures finisseurs réussi. L’objectif a été atteint : la reprise de l’ensemble de la comptabilité des établissements et la dématérialisation sont une véritable réussite.
Le challenge
Automatiser et homogénéiser l’automatisation des factures de 150 établissements
Ramsay Santé est le premier groupe de santé privé en France avec :
- 36 000 collaborateurs ;
- Plus de 8 000 praticiens ;
- 500 000 factures traitées.
Mathias Gouchet, responsable du MOA finances du groupe Ramsay nous explique son projet :
On a mis en place un outil de dématérialisation qui nous a permis de centraliser notre flux comptable. On est parti d’un constat : on avait 150 établissements avec 150 comptabilités différentes. On avait quand même 66 000 comptes différents pour ces 150 établissements (…) Il fallait centraliser tout ça pour pouvoir homogénéiser toute notre comptabilité.
Le principal enjeu était l’homogénéisation de tous les process comptables, des différents outils et les plans comptables qui étaient associés à l’organisation.
Comme le constate David Dogimont, spécialiste des questions comptables chez Mazars, évoque l’intérêt des services. L’objectif principal des organisations est de « centraliser les fonctions pour s’assurer d’une certaine homogénéité (… ) », mais aussi « de traiter un certain nombre de flux, de centraliser les données pour s’assurer de la bonne réception des factures et d’avoir une visibilité de ce traitement. »
La réglementation est de plus en plus importante autour du P2P (Purchase to Pay) et le circuit de la facture nécessite cette traçabilité. Le risque réglementaire est réel. David Dogimont rappelle que de nombreuses entreprises reçoivent des sanctions de plusieurs milliers d’euros pour ne pas avoir respecté la réglementation. Selon lui, il est nécessaire d’avoir de la visibilité sur l’ensemble du cycle avant-vente, sur la réception du paiement et le traitement des factures jusqu’à leur règlement.
Une solution efficace pour automatiser et centraliser les flux
S’adapter pour gagner du temps et réduire les coûts à long terme
La mise en place d’un service partagé pour le traitement des factures nécessite un travail en deux étapes :
- Une période d’adaptation et d’homogénéisation des pratiques ;
- Une étape d’optimisation et de productivité.
En fait, pour mettre en place un service partagé, il y a d’abord le besoin de récupérer les données des différentes entités et de passer par une phase de rationalisation des process. C’est une étape à ne pas négliger et qui prend du temps selon la taille de l’entreprise. Pour Ramsay Santé, cela a représenté une charge de travail conséquente. Il a fallu reprendre par vague la comptabilité des 150 établissements sur une durée de 3 ans. Une fois, cette étape achevée, suit une période de stabilisation, d’amélioration continue et de contrôle de la qualité.
Toutefois, cette stratégie permettra une réduction des coûts, et un gain de productivité sur le moyen ou le long terme. Pour David Dogimont :
Le gain pour des milliers de factures par mois devient significatif. Cela permet de redistribuer les effectifs vers des tâches ayant plus de valeur (…) Les tâches manuelles sont divisées par deux. Grâce à l’automatisation de la facturation. Un gain de temps sur l’acquisition est fait avec les flux électroniques ainsi que sur l’archivage. Cela entraîne aussi une diminution des coûts, mais pas nécessairement la disparition des emplois. Les métiers évoluent, mais ne disparaissent pas ».
Le projet et l’impact
Un projet de dématérialisation réussi
Quels sont les points d’attention spécifiques à ce type de projet ? Pour Mathias Gouchet, il faut être attentif à « la conduite du changement ». Ramsay Santé a changé son outil comptable et instauré la dématérialisation, ce qui fait « beaucoup de changements » pour les employés. Il est indispensable « d’identifier les cases user, de faire de la formation ».
Quant aux process, pour lui, « ils doivent vivre constamment » pour s’adapter à la réalité du terrain. Le principal risque est que le process ne soit pas appliqué. Pour autant, « les gens s’adaptent » à ces changements. Certains éléments ont dû eux-mêmes évoluer pour se rapprocher de la réalité du terrain comme le corps modèle de l’outil.
L’accompagnement est un facteur important pour susciter l’adhésion. Parfois, comme l’explique David Dogimont dans un projet de service partagé « Certains collaborateurs estiment qu’ils vont y perdre ». Il faut « communiquer sur les réussites qui s’opèrent. » La fin du projet se dessine sur le long terme, il ne faut donc pas attendre pour le faire. C’est pourquoi, mener ce type de projet par étape est important pour ne pas perdre des personnes, mais au contraire qu’elles adhèrent au projet. Pour cela, « il faut que les outils soient bien une réponse à des problématiques existantes. »
Pour Mathias Gouchet, l’une des clés de la réussite pour Ramsay « a été de bénéfice de gens qui avaient déjà une expérience en établissement dès le début du projet et en connaissaient déjà les process. Ils ont facilement pris le pli du projet dès le début. »
Quels sont les résultats pour Ramsay ? Le projet a été une « véritable réussite » :
- L’objectif de reprendre la comptabilité des 150 établissements a été atteint. Ces derniers ont été centralisés sur Cergy.
- La mise en place de la dématérialisation a été réalisée en 1 an avec un taux de rapprochement automatique de 40 % dès le début.
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs est un incontournable lorsqu’on souhaite centraliser les fonctions comptables. Le but étant de gagner en productivité et en visibilité en harmonisant les process. Un tel projet prend généralement au minimum 6 mois.
David Dogimont précise :
Il faut prendre le temps d’exprimer ses besoins de manière claire, puis rédiger un cahier des charges précis » avant de se lancer.
