Au quotidien, votre entreprise traite des documents, partage des informations, échange des contrats, gère des factures… et perd un temps précieux à chercher un fichier noyé dans une arborescence saturée. Et si ces petits dysfonctionnements réguliers étaient les signes d’un système documentaire en sous-optimisation ?
La gestion de l’information est enjeu stratégique et d’une importance clé, les entreprises doivent repenser leur manière de gérer les flux documentaires. Trop de papier, trop de versions, trop d’erreurs : c’est peut-être le bon moment pour adopter une solution numérique pensée pour structurer, sécuriser et accélérer vos processus métier. C’est là qu’intervient la GED (Gestion Électronique des Documents), un logiciel puissant et flexible, conçu pour transformer une gestion chronophage en un levier de performance.
Mais à quel moment devez-vous envisager une telle solution ? Quelles fonctionnalités devez-vous exiger ? Quels besoins concrets la GED peut-elle couvrir dans votre entreprise ? Quels métiers ou collaborateurs en tirent un réel bénéfice au quotidien ?
Dans cet article, découvrez les signes révélateurs, les secteurs et fonctions les plus concernés, les coûts évitables, les outils disponibles et les nombreux avantages d’un logiciel GED comme DocuWare. Cet outil est capable de répondre aux enjeux de dématérialisation, de sécurité, de classement et de stockage électronique de vos documents professionnels.
Comment savoir si votre entreprise a besoin d’une solution GED ?
Le besoin d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) devient évident lorsqu’une entreprise doit gérer une volumétrie croissante de documents papier et numériques. Quand le volume de données physiques ne cesse d’augmenter, contrats, factures, courriers, rapports, cela traduit souvent une sous-optimisation ou même une sur optimisation artisanale des processus. Cette complexité ralentit l’accès à l’information, augmente les erreurs et multiplie les coûts cachés.
Une GED est une solution logicielle qui permet de structurer, trier, classer et retrouver les documents via des fonctionnalités d’indexation, de recherche, de classement, tout en favorisant une optimisation normale ou une optimisation forte des échanges. C’est un véritable outil numérique de pilotage documentaire.
Deuxième indicateur : les difficultés de collaboration entre utilisateurs. Lorsque les collaborateurs peinent à partager, valider ou retrouver un document à jour, la mise en place d’un logiciel GED s’avère stratégique. Il devient alors un outil collaboratif, centralisant les fichiers, les versions, signatures électroniques, permettant ainsi une meilleure sécurité des informations échangées.
Troisième signe : un besoin de sécurité, de conformité et de traçabilité. Pour toute entreprise traitant des informations sensibles, RH, contrats, données clients, documents réglementaires, l’absence de contrôle documentaire accroît les risques juridiques. Une solution GED avec SAE (système d’archivage électronique) garantit l’authentification, le stockage sécurisé, le chiffrement et les droits d’accès aux documents électroniques.
Enfin, la logique budgétaire : la dématérialisation permet de réduire les coûts d’impression, d’archivage, de classement papier et d’envois postaux. En supprimant le papier, vous gagnez de l’espace, du temps et de l’agilité dans le traitement de vos informations métiers.
Selon IDC, un collaborateur passe en moyenne 30 % de son temps à chercher un document mal classé ou mal indexé dans son système.
Quels secteurs bénéficient le plus de la GED ?
Un logiciel GED s’adapte à tous les métiers nécessitant une gestion documentaire dense, normée ou stratégique. La solution GED devient un outil clé dans la numérisation des documents d’entreprise, leur mise en place, leur stockage et leur archivage électronique sécurisé.
Dans les collectivités et mairies, elle permet la dématérialisation des courriers, des actes administratifs et des factures via des processus normalisés (ex. PES V2), avec une traçabilité documentaire totale.
Dans le secteur médical, la GED assure un classement sécurisé, conforme à l’hébergement de données de santé (HADS). Chaque document patient est traçable, conforme et accessible uniquement par les utilisateurs habilités.
Dans les banques et assurances, la GED centralise les documents contractuels, garantit leur mise en conformité et leur archivage électronique, tout en réduisant les coûts de traitement administratif.
Dans l’automobile et les transports, la GED gère les documents véhicules, certificats, contrats, bons de livraison, dossiers clients… optimisant les processus documentaires entre services.
Dans l’immobilier, elle gère les mandats, contrats de location, diagnostics, tout en permettant la signature électronique, le suivi des échéances et l’archivage des pièces juridiques de manière numérique, rapide et sécurisée. Découvrir les avantages d’une GED dans le secteur de l’immobilier.
Quelles fonctions utilisent la GED au quotidien ?
La solution GED devient le socle de la gestion documentaire dans chaque métier. Elle permet à tous les utilisateurs de gagner en efficacité, en conformité, en sécurité et en agilité.
Les fonctions financières utilisent le logiciel GED pour automatiser la capture, le tri, le traitement et l’approbation des factures fournisseurs, avec archivage à valeur probante, indicateurs de performance et circuits de validation.
Les ressources humaines centralisent les contrats de travail, paies, entretiens, dossiers agents, tout en respectant le RGPD. La solution documentaire assure une sécurité maximale des informations RH sensibles. Découvrir comment s’applique la GED en immobilier.
Les services juridiques, administratifs ou qualité, structurent leurs documents grâce à des versions contrôlées, à la traçabilité, à la signature électronique, à la gestion des accès et au classement documentaire automatique.
Les équipes opérationnelles ou commerciales bénéficient d’une meilleure réactivité : accès immédiat aux documents clients, aux contrats ou devis, intégration à un système d’information global et accélération des cycles de travail.
Tableau récapitulatif
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Fonction |
Bénéfices clés de la GED |
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Finance |
Traitement automatisé, archivage électronique, réduction du coût de traitement |
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RH |
Accès sécurisé, gestion numérique des contrats et des bulletins |
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Juridique |
Traçabilité, signature électronique, sécurité des informations |
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Opérations |
Réduction des délais, centralisation des documents |
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Administratif |
Diminution du papier, classement automatique, fluidité |
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Service client |
Réactivité, accès aux fichiers à jour, intégration métier |
Votre entreprise rencontre-t-elle certains de ces signes ? Avez-vous identifié une sous-optimisation ou une suroptimisation de vos documents d’entreprise ?
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