Quand une entreprise décide de mettre en place une solution de Gestion Électronique des Documents (GED), une question essentielle se pose rapidement : quels documents faut-il intégrer pour optimiser l’organisation et la dématérialisation ? Peut-on tout numériser ou faut-il faire des choix pour une gestion efficace des données et des informations ?
En réalité, presque tous les types de documents peuvent être gérés dans un logiciel GED : des factures aux contrats, des dossiers RH aux échanges commerciaux. L’essentiel est de structurer cette gestion documentaire afin que l’information soit facilement accessible, sécurisée et exploitable sur le long terme grâce à des outils de classement, d’indexation et de recherche performants.
Utiliser un logiciel de GED adapté, comme DocuWare, permet de centraliser l’ensemble des contenus numériques au sein d’une organisation, tout en optimisant la sécurité et en réduisant les coûts liés au stockage physique des documents papier. Cette mise en place d’une solution documentaire constitue un levier pour améliorer les processus, simplifier la diffusion d’informations et soutenir le travail collaboratif entre les utilisateurs de différents métiers (RH, finance, commercial…).
Quels documents intégrer en priorité dans une GED et comment organiser leur traitement pour profiter pleinement des avantages de la gestion électronique des documents ? Voici les éléments essentiels.
Quels documents mettre dans une GED ?
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Types de documents |
Description et rôle |
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Documents administratifs |
Courriers, notes internes, procès-verbaux de réunions, documents de communication interne. Ils renforcent la coordination entre collaborateurs et facilitent l’organisation ainsi que la recherche d’informations stratégiques. |
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Documents financiers et comptables |
Factures, bons de commande, bulletins de paie, relevés bancaires, notes de crédit. Ils assurent la traçabilité, optimisent la gestion comptable et simplifient les audits réglementaires. |
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Contrats de travail, dossiers salariés, documents de formation, registres du personnel. Leur dématérialisation garantit une meilleure gestion des données sensibles tout en respectant le RGPD. |
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Documents juridiques |
Contrats commerciaux, baux, conventions, documents de conformité. Ils garantissent l’intégrité juridique des documents électroniques et leur disponibilité immédiate en cas de besoin. |
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Documents commerciaux et marketing |
Offres commerciales, devis, brochures, présentations, visuels marketing. Une GED centralise ces contenus, améliore la gestion documentaire et facilite la diffusion interne. |
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Documents liés aux projets |
Cahiers des charges, plans techniques, rapports d’avancement. Une meilleure gestion de ces documents améliore la collaboration entre équipes et la maîtrise des processus. |
Pourquoi organiser ses documents dans une GED ?
Organiser ses documents dans une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) ne consiste pas simplement à stocker des fichiers numériques, c’est une démarche stratégique qui optimise l’ensemble de la gestion de l’information au sein de l’entreprise. Une GED permet de structurer les documents selon des critères métier précis (type, projet, client, service), facilitant ainsi leur classement, leur indexation et leur diffusion grâce à des outils puissants. Ainsi, les collaborateurs accèdent rapidement aux informations essentielles, réduisant ainsi les délais de traitement, améliorant la réactivité commerciale et fluidifiant les processus internes.
En centralisant tous les contenus comme les factures, les contrats, dossiers RH, documents administratifs ou marketing dans un logiciel de ged les entreprises assurent la traçabilité, la sécurité et la conformité réglementaire de leurs données. Grâce aux outils de numérisation OCR, d’indexation avancée et de recherche intelligente, la gestion documentaire devient proactive. Les risques de perte d’information sont limités, la maîtrise documentaire est renforcée et les coûts liés à l’archivage papier sont considérablement réduits.
Au-delà de la simple dématérialisation, organiser ses documents dans une solution GED contribue à construire un véritable management de l’information. Cela renforce la collaboration entre métiers, soutient la transformation numérique, améliore la continuité d’activité en cas d’imprévu et permet à l’entreprise un gain de productivité mesurable. En combinant des outils performants et un logiciel adapté, la GED devient un levier essentiel pour sécuriser les informations, optimiser les ressources, réduire les risques et accompagner durablement la croissance de l’organisation.
Les critères pour sélectionner les documents à intégrer
Lors de la sélection des documents à intégrer dans une gestion électronique des documents (GED), plusieurs critères doivent être soigneusement pris en compte pour garantir une organisation efficace et conforme. Il est essentiel de privilégier les documents ayant une valeur légale ou réglementaire, afin d’assurer leur traçabilité et leur disponibilité en cas de besoin. Les documents utilisés fréquemment doivent également être intégrés pour faciliter un accès rapide et améliorer la productivité des équipes. La confidentialité et la sensibilité des informations constituent un autre critère important : les documents contenant des données critiques doivent bénéficier de niveaux d’accès sécurisés pour protéger leur contenu.
Il convient aussi de respecter les durées de conservation obligatoires, en mettant en place des règles de gestion permettant de conserver les documents aussi longtemps que nécessaire, puis de les supprimer de manière conforme. Enfin, la sélection doit être orientée par l’utilité des documents pour les différents métiers de l’entreprise, tels que les ressources humaines, la finance ou le commerce, afin que chaque service dispose des informations nécessaires à son bon fonctionnement. En suivant ces principes, il est possible de constituer une base documentaire pertinente, sécurisée et adaptée aux besoins opérationnels et réglementaires.
Quels formats de documents peut-on intégrer dans une GED ?
Une solution de GED permet la prise en charge de nombreux formats de fichiers pour couvrir tous les besoins de gestion documentaire dans les entreprises.
- Formats bureautiques classiques : PDF, Word (DOC, DOCX), Excel (XLS, XLSX) et PowerPoint (PPT) sont indispensables pour la dématérialisation et l’archivage numérique des documents de travail.
- Formats d’images : JPEG, PNG, TIFF, avec une préférence pour TIFF et JPEG2000 pour la qualité et la sécurité des fichiers.
- Documents issus de la numérisation papier : l’usage de l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) transforme les documents papier en contenus numériques exploitables, facilitant leur indexation et leur gestion.
- E-mails et pièces jointes : la dématérialisation des communications électroniques permet une centralisation efficace au sein du système GED.
- Fichiers vidéo et audio : utiles pour conserver des enregistrements de réunions, des formations ou des contenus marketing, ces formats renforcent la richesse documentaire des outils de GED modernes.
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, une solution GED comme DocuWare optimise la gestion des documents électroniques et facilite le travail collaboratif des utilisateurs. Ainsi, elle permet aux entreprises de maîtriser pleinement leurs données en toute sécurité, quel que soit leur secteur d’activité.
Conclusion
Intégrer les bons documents dans une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) permet de simplifier l’organisation, de sécuriser les données et de fluidifier les processus au sein de l’entreprise. Factures, contrats, dossiers RH, contenu marketing ou projets : une gestion structurée et adaptée assure un accès rapide aux informations essentielles tout en réduisant les coûts liés au stockage papier. Grâce à des outils comme DocuWare, les entreprises disposent d’une solution fiable pour centraliser leurs documents, améliorer la collaboration entre les métiers et accompagner leur transition numérique en toute sécurité.
