Dès le 1er septembre 2026, une réforme majeure obligera toutes les entreprises françaises soumises à la TVA à adopter la facture électronique olbigatoire. Cette exigence s’appliquera à partir du 1er septembre 2027. L’objectif est de renforcer la transparence, la sécurité et l’efficacité des transactions commerciales. Les factures devront être envoyées via des Plateformes Agréées (PA) approuvées, en respectant des formats précis tels que UBL, CII, ou un mixte. La réforme prévoit aussi l’e-reporting de transaction à l’administration fiscale. Nous vous proposons un guide pour préparer sereinement votre entreprise à cette transition, en abordant les étapes clés pour une adaptation réussie.
Comprendre l’enjeu de la dématérialisation des factures pour votre entreprise
Le contexte législatif et réglementaire
La réforme repose sur l’article 26 de la loi n° 2022-1157 du 16 août 2022. Elle s’applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA :
- 1er septembre 2026 : obligation pour les grandes entreprises et ETI.
- 1er septembre 2027 : extension aux PME et TPE.
Les factures électroniques devront être envoyées via une Plateforme Agréée assurant la conformité réglementaire et le transfert des données à l’administration fiscale. En cas de non-conformité, des sanctions pourront être appliquées, avec toutefois un délai de régularisation de 30 jours pour une première infraction.
Les bénéfices attendus de la dématérialisation
La dématérialisation des factures dépasse largement son cadre légal pour devenir un moteur de transformation. En remplaçant le papier par des formats électroniques sécurisés, elle renforce la transparence et la traçabilité des transactions, tout en limitant fraudes et erreurs.
Cette automatisation simplifie les processus de facturation, accélère les paiements et réduit considérablement les coûts d’impression, d’envoi et d’archivage. Elle facilite également le recoupement des données entre partenaires et administration fiscale, contribuant à une meilleure conformité et à une lutte renforcée contre la fraude.
En s’inscrivant dans une démarche écologique, la dématérialisation permet non seulement de réduire l’empreinte environnementale des entreprises, mais aussi de stimuler leur transformation numérique, les rendant plus compétitives et agiles face aux défis de demain.
Bien plus qu’une obligation, c’est une opportunité à saisir pour moderniser ses pratiques et créer de la valeur durablement.
Etape n°1 : évaluer l’état actuel du processus de facturation
Faire un inventaire de vos processus de facturation existants
Avant de passer à la dématérialisation des factures, un diagnostic précis de vos processus existants est indispensable. Analysez chaque étape du cycle de facturation, de la réception des factures jusqu’à leur paiement et archivage. Identifiez les canaux utilisés (papier, e-mail, électronique), les méthodes de saisie (manuelle ou automatisée), les processus de validation, ainsi que les outils et logiciels en place, comme les ERP. Cette démarche permet d’identifier ce qui fonctionne, ce qui doit être optimisé et ce qui doit être remplacé pour garantir une transition fluide et performante vers la facturation électronique.
Identifier les lacunes et les points d’amélioration
Une fois vos processus de facturation analysés, repérez les points faibles : lenteurs dans les validations, erreurs de saisie, problèmes de conformité ou difficultés d’archivage. Évaluez la fiabilité et la sécurité des données pour corriger les retards de paiement ou les risques fiscaux.
Intégrer des technologies comme l’OCR ou l’intelligence artificielle peut significativement améliorer la précision et l’efficacité. Impliquez vos équipes comptables et financières pour identifier leurs besoins réels et favoriser une adoption fluide des nouvelles méthodes. Une approche collaborative garantit des solutions adaptées et une transition réussie vers la dématérialisation.
Étape n°2 : planifier la transition vers la dématérialisation des factures
Définir les objectifs et le périmètre de la dématérialisation
La transition efficace vers la dématérialisation des factures nécessite une définition précise des objectifs et du périmètre du projet. Il est essentiel d’identifier les processus de facturation concernés, qu’ils concernent la facturation clients ou les factures fournisseurs.
Il est également important de déterminer les types de documents à dématérialiser (factures, avoirs, bons de commande, etc.) et les départements de l’entreprise qui seront impliqués. Les objectifs peuvent varier selon les entreprises, mais incluent généralement la réduction des délais de traitement, la diminution des coûts administratifs, l’amélioration de la sécurité et de la traçabilité des transactions, le renforcement de la collaboration avec les fournisseurs et les clients et surtout la conformité à l’approche de la loi de finance. La définition d’indicateurs de performance clés (KPI) pour suivre le succès du projet et identifier les opportunités d’amélioration continue est essentielle.
Établir un cahier des charges précis
Avant de sélectionner vos outils et partenaires, définissez un cahier des charges clair. Ce document doit inclure les objectifs du projet, les besoins techniques (compatibilité avec vos systèmes existants, formats de facture requis), les contraintes réglementaires, et les indicateurs de performance clés (KPIs). Il servira de guide pour garantir une mise en œuvre structurée et conforme.
Établir un calendrier de mise en œuvre
Un calendrier de mise en œuvre détaillé est essentiel pour assurer une transition sans accroc et coordonnée.
Ce calendrier doit inclure les différentes étapes du projet, telles que le diagnostic des processus actuels, la sélection des outils et partenaires, la formation des équipes, les tests et la mise en production de la solution choisie. Il est vital de planifier ces étapes en tenant compte des délais réglementaires.
Par exemple, pour les grandes entreprises et les ETI, la mise en œuvre doit être réalisée avant le 1er septembre 2026, tandis que pour les PME et les micro-entreprises, la date limite est le 1er septembre 2027. Un plan d’accompagnement, comprenant la formation des utilisateurs et l’ajustement de l’organisation, doit être élaboré.
Il est conseillé de prévoir des jalons et des points de contrôle réguliers pour s’assurer de l’avancement du projet conformément au plan et permettre des ajustements si nécessaire. Cela comprend des réunions de suivi avec les équipes et partenaires externes, ainsi que des tests pilotes pour valider la solution avant son déploiement à grande échelle.
Choisir les bons outils et partenaires
Sélectionner la solution qui répond à vos besoins
- Conformité réglementaire : Assurez-vous que la solution respecte les formats obligatoires (UBL, CII, Factur-X), gère l’e-reporting et répond aux exigences des PA et du PPF.
- Intégration aux systèmes existants : Priorisez une compatibilité avec vos ERP, logiciels comptables ou GED via API ou connecteurs pour éviter des adaptations complexes.
- Flexibilité multiformat et multicanal : La solution doit traiter divers formats (XML, PDF, EDI) et canaux (e-mail, réseaux électroniques).
- Automatisation avancée : OCR, workflows intelligents et transmission automatique doivent être inclus pour réduire les erreurs et accélérer le traitement.
- Gestion des anomalies : La capacité à détecter et gérer les erreurs (doublons, formats invalides) est essentielle pour assurer la conformité.
- Sécurité et traçabilité : Le chiffrement, la gestion des accès, la conformité RGPD et une traçabilité complète des factures garantissent la fiabilité et la sécurité.
- Archivage conforme : Optez pour un système d’archivage certifié (NF Z42-013, eIDAS) pour assurer l’intégrité et la conservation légale des documents.
- Adaptabilité sectorielle : Vérifiez que la solution peut répondre aux exigences spécifiques de votre secteur (normes ou formats particuliers).
- Outils de pilotage : Des tableaux de bord clairs et des KPIs permettent de suivre le volume, les délais de traitement et la conformité des factures.
- Scalabilité et pérennité : La solution doit s’adapter à votre croissance et aux évolutions réglementaires, soutenue par un fournisseur fiable.
- Ergonomie et accompagnement : L’interface doit être intuitive pour vos équipes, avec un support technique et une documentation de qualité.
- Coût global : Analysez le TCO (installation, maintenance, mises à jour) en lien avec les gains de productivité et de conformité attendus.
En prenant en compte ces critères, vous pourrez sélectionner une solution qui s’aligne parfaitement avec vos objectifs stratégiques et opérationnels tout en garantissant une transition fluide vers la dématérialisation.
Rechercher des partenaires technologiques et des prestataires
Le choix d’un partenaire technologique compétent est une étape clé dans la réussite de la dématérialisation des factures. Il est essentiel de collaborer avec un partenaire spécialisé qui possède l’expertise nécessaire pour vous guider dans cette transition complexe. Ce partenaire devra comprendre les enjeux spécifiques de votre entreprise et être capable de vous fournir une solution parfaitement adaptée à vos besoins tout en garantissant la conformité avec les exigences légales. Pour en savoir plus, découvrez pourquoi faire appel à un intégrateur GED peut être un atout majeur.
Avec la loi de finance qui approche, une Plateforme Agrée (PA) est la solution le plus adéquate pour être conforme. Elles sont un élément central de la réforme de la facture électronique, car elles sont les seules accréditées pour assurer la transmission des factures électroniques de manière conforme. La plateforme garantit la conformité avec les exigences réglementaires en vigueur, notamment en matière de formats et de transmission des données à l’administration fiscale. Ainsi, il est indispensable de prendre en compte que votre partenaire possède une solution conforme à réforme de la loi de finance.
En tant qu’intégrateur spécialisé, DIMO Dématérialisation offre un accompagnement sur-mesure pour garantir une transition fluide vers la dématérialisation des factures. En plus de vous fournir des solutions certifiées et conformes à la réforme, nos équipes s’assurent que l’intégration de la solution dans votre système existant soit optimale. On vous accompagne tout au long du processus, de l’analyse des besoins à la formation de vos équipes, en passant par l’intégration technique. Grâce à des équipes compétentes et à l’écoute, DIMO Dématérialisation garantit que votre transition vers la facturation électronique respecte toutes les exigences réglementaires et optimise vos processus de gestion des factures.
Communiquer et former pour une transition réussie
La réussite de la dématérialisation des factures dépend en partie de la communication claire et de la formation des équipes. Informez-les des changements, des avantages et des étapes clés du projet. Organisez des sessions d’information et créez des supports pratiques pour faciliter l’adaptation.
Proposez des formations adaptées à chaque profil d’utilisateur. Les équipes comptables et financières doivent se former sur l’utilisation des plateformes et les obligations légales, tandis que les équipes commerciales doivent apprendre à gérer les factures clients. Les responsables de la trésorerie et des achats doivent être formés à l’intégration des factures fournisseurs. Combinez des formations en ligne, des sessions pratiques et des ressources continues pour garantir une adoption réussie et durable des nouveaux outils.
Tester et mettre en œuvre la solution choisie
Planifier et exécuter une phase de pilotage
Avant le déploiement complet de la solution de dématérialisation, planifiez une phase de pilotage pour tester la solution dans un environnement contrôlé. Cela permet d’identifier et de corriger d’éventuelles anomalies sans perturber les opérations.
Sélectionnez un groupe d’utilisateurs représentatifs des départements clés (comptabilité, achats, ventes) pour recueillir des retours et valider la solution. La phase de pilotage doit couvrir toutes les étapes, de la génération à la transmission des factures, en vérifiant la compatibilité avec vos systèmes existants (ERP, logiciels comptables) et la synchronisation des données.
Déployer progressivement
Une fois la phase de pilotage validée, procédez à un déploiement progressif pour minimiser les perturbations. Commencez avec un département avant d’étendre la solution. Assurez une communication continue avec les équipes et organisez des formations. Utilisez les retours du pilotage pour ajuster la solution, mettre à jour les procédures et garantir la conformité et la sécurité des données.
Informer, accompagner et adapter vos relations contractuelles
La transition vers la facturation électronique nécessite une communication claire avec vos clients et fournisseurs. Informez-les des changements à venir et des avantages de la dématérialisation, comme la réduction des délais de paiement et l’amélioration de la sécurité. Organisez des sessions d’information ou des webinaires et fournissez des guides pratiques ainsi qu’un service d’assistance pour faciliter la préparation.
Cette transition peut aussi entraîner des ajustements contractuels. Révisez les contrats existants pour y inclure des clauses sur les formats de factures électroniques, les modalités de transmission et de paiement, et définissez clairement les responsabilités de chaque partie. Profitez-en pour renégocier certaines clauses afin d’aligner vos accords sur les nouvelles exigences réglementaires et garantir la sécurité des données.
Établir des KPIs et ajuster en fonction des retours utilisateurs
Pour optimiser la dématérialisation des factures, il indispensable définir des indicateurs clés de performance (KPIs). Des mesures telles que le délai de traitement des factures, le coût moyen par facture, le taux de factures payées à temps et le pourcentage de factures électroniques vous permettront d’évaluer l’efficacité du processus, de calculer les économies générées et de vérifier la conformité aux réglementations. Ces KPIs sont essentiels pour identifier les points forts et les domaines à améliorer.
Il est également important de recueillir les retours des utilisateurs pour ajuster le système. Organisez des sessions régulières avec les équipes de facturation pour identifier les problèmes et améliorer la solution. Utilisez ces retours et les données des KPIs pour peaufiner les processus, simplifier les validations et renforcer la formation afin de maximiser l’adoption des factures électroniques.
Conclusion
Avec les échéances réglementaires de septembre 2026 à 2027, les entreprises doivent préparer activement leur transition vers la dématérialisation des factures. Cette réforme permet de réduire les coûts, gagner du temps, améliorer la sécurité des transactions et assurer une meilleure traçabilité.
Il est crucial d’évaluer vos processus actuels, de planifier soigneusement la transition, de choisir les bons outils et partenaires, et de former vos équipes. Le suivi des KPIs et la gestion de la transition avec vos partenaires commerciaux sont également essentiels.
Ne perdez pas de temps : la dématérialisation est une opportunité de moderniser vos processus et d’améliorer votre compétitivité pour un avenir plus efficace et durable.
Pour en savoir plus, visionnez notre webinar sur la loi de finance applicable dès 2026 – un tournant majeur pour vos processus de facturation.
En savoir plus :
