Mettre en place une GED, c’est centraliser le stockage, le classement et l’archivage des documents au sein d’un seul et même outil. Un tel projet facilite la recherche d’informations, optimise la gestion et le suivi des documents tout au long de leur cycle de vie, et contribue directement à améliorer l’efficacité et la productivité des équipes au quotidien.
Quels sont les raisons de mettre en place une GED
Adopter une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) répond à des besoins concrets et à des enjeux stratégiques pour toute organisation, qu’elle soit privée ou publique. L’un des premiers leviers de décision est souvent la volonté de réduire les coûts liés à la gestion papier : impression, stockage physique, manipulation… autant de postes qui, cumulés, pèsent lourd dans le fonctionnement quotidien. Pour d’autres, l’objectif est clairement d’automatiser certaines tâches récurrentes, comme le classement des documents ou leur transmission au bon service, afin de fluidifier les processus internes.
Un logiciel GED répond également à un besoin croissant de collaboration. Dans de nombreuses structures, le manque de communication entre les services freine la productivité. En centralisant l’information et en la rendant accessible en temps réel, y compris à distance, la GED transverse améliore les échanges et favorise un travail plus coordonné. C’est aussi une réponse aux exigences de sécurité et de conformité : elle permet de mieux protéger les données sensibles tout en assurant un archivage conforme aux durées légales de conservation.
Les avantages d’une GED pour les entreprises.
Lorsqu’une entreprise décide d’adopter une solution de GED, elle cherche avant tout à simplifier et à optimiser sa gestion documentaire. Les bénéfices sont nombreux et concrets. Parmi eux :
- Accès rapide et centralisé aux documents ;
- Optimisation des processus internes et réduction des délais de traitement ;
- Diminution des coûts liés à l’impression, au stockage et à la logistique papier ;
- Sécurisation des informations avec un contrôle strict des accès et des droits ;
- Traçabilité renforcée sur l’ensemble du cycle de vie des documents ;
- Facilitation du travail collaboratif, avec accès simultané aux documents par plusieurs services ;
- Amélioration de la communication interne et de la fluidité des échanges ;
- Contribution à une démarche écoresponsable avec la réduction de l’usage du papier ;
- Conformité réglementaire assurée grâce à l’archivage numérique sécurisé.
Mettre en place une GED permet ainsi de moderniser la gestion de l’information tout en apportant des gains d’efficacité, de sécurité et de rentabilité visibles à court terme.
En savoir plus sur les avantages d’une GED.
Les étapes pour mettre en place une GED
La première étape d’une mise en œuvre de GED commence par l’analyse des besoins documentaires et la définition des objectifs. Il est essentiel d’auditer les flux de documents existants, de choisir une solution adaptée (cloud, on-premise ou hybride) et de concevoir une arborescence claire avec des droits d’accès bien définis.
La deuxième étape consiste à configurer les workflows d’automatisation, migrer les documents existants dans la nouvelle solution et garantir l’uniformité des formats et des métadonnées. C’est une étape essentielle pour structurer efficacement la gestion des données et éviter toute perte d’information.
Enfin, la réussite du projet passe par la formation des utilisateurs, un accompagnement au changement personnalisé, puis un déploiement progressif. Un suivi continu permettra d’optimiser la solution, d’assurer sa maintenance et de soutenir l’amélioration continue des processus.
Les risques liés à l’absence de GED.
Sans l’utilisation d’une GED, la gestion des documents devient vite chronophage. Par exemple, rechercher un contrat papier mal classé peut prendre plusieurs heures, pouvant ralentir la signature d’un accord important. L’absence de centralisation complique également le suivi des versions, par exemple une équipe pourrait se retrouver à travailler sur un fichier obsolète, générant des erreurs ou des doublons dans les projets. Ainsi, la GED permet d’organiser, classer et retrouver efficacement vos documents.
La sécurité des documents est plus difficile à garantir sans solution dédiée. Un document confidentiel oublié sur un bureau ou mal protégé sur un serveur partagé peut être consulté par des personnes non autorisées. En cas de contrôle administratif ou de litige, l’entreprise pourrait peiner à prouver l’authenticité ou l’intégrité d’un document essentiel, faute d’historique fiable. La ged permet de sécuriser les documents.
L’absence de sauvegarde organisée expose à des pertes de données critiques. Par exemple, une panne informatique ou un dégât des eaux pourrait détruire des dossiers papier sans possibilité de récupération. Cela entraîne non seulement des retards, mais peut aussi compromettre des obligations légales comme la conservation de factures pour un contrôle fiscal.
Mettre en place une GED permet de centraliser, sécuriser et simplifier la gestion des documents tout en améliorant la productivité et la collaboration. C’est une réponse concrète aux besoins d’efficacité, de réduction des coûts et de conformité dans un environnement de plus en plus numérique.
