Une facture est bien plus qu’un simple papier qui se transmet. Elle est un outil principal pour les transactions financières et commerciales. Elle reflète des échanges entre entreprises, simplifie la gestion comptable, permet de suivre la TVA. C’est un atout et une protection en cas de litige.
Mais il est très facile de perdre une facture, ainsi que se passe-t-il lorsqu’une facture essentielle se perd ou subit des dommages ? Les conséquences peuvent être importantes, affectant non seulement les aspects fiscaux et comptables, mais aussi la légalité des opérations.
Face aux risques de perte ou de dommage des factures papier, cet article vous parle de l’importance de la nécessité pour les entreprises d’adopter une gestion rigoureuse et numérique de leurs factures.
Importance de la conservation des factures papier pour les entreprises
Les factures en papiers ou numériques jouent un rôle fondamental dans le fonctionnement d’une entreprise en attestant des transactions commerciales. Elles possèdent une importance capitale sur les plans juridique, fiscal et comptable, car elles permettent de :
- Expliquer les raisons de chaque mouvement financier de l’entreprise.
- Gérer les déclarations de TVA et s’occuper des réductions correspondantes.
- Défendre les droits de l’entreprise en cas de conflit avec des clients ou des fournisseurs.
- Veiller à ce que l’entreprise respecte toutes les obligations légales qui lui sont applicables.
La conservation efficace de ces documents s’avère donc essentielle. Elle permet à une entreprise de répondre aux demandes des autorités fiscales, des organismes sociaux, des partenaires financiers ou encore des tribunaux lors de vérifications ou de litiges. Les risques liés à la perte ou à l’altération d’une facture papier peuvent être significatifs, incluant des sanctions financières pour non-présentation des pièces comptables, un redressement fiscal faute de justificatifs adéquats, une incapacité à récupérer la TVA ou à appliquer certains crédits d’impôts, et des obstacles pour attester d’une créance ou d’une dette, menant potentiellement à des retards de paiement et par conséquent à des pénalités de retard ou des intérêts de retard qui peuvent s’accumuler rapidement.
- Des sanctions financières pour non-présentation des pièces comptables.
- Un redressement fiscal faute de justificatifs adéquats.
- Une incapacité à récupérer la TVA ou à appliquer certains crédits d’impôts.
- Des obstacles pour attester d’une créance ou d’une dette lors de conflits.
- Une érosion du chiffre d’affaires ou de la trésorerie.
Il est très important de veiller à la bonne conservation des factures en papier, en respectant scrupuleusement les délais et modalités légaux.
Délais et modalités de conservation des factures
La conservation des factures, qu’elles soient émises ou reçues, est sujette à des délais précis, varient selon le contexte de conservation. Il est primordial de différencier les délais de conservation à des fins commerciales de ceux à des fins fiscales.
Le délai de conservation à des fins commerciales est fixé à 10 ans, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce. Ce délai concerne les aspects de gestion interne de l’entreprise, extrinsèques aux impératifs fiscaux, comme la comptabilité, la finance, ou encore les obligations légales hors fiscalité. Ce délai prend effet à la date de clôture de l’exercice comptable.
En termes de fiscalité, il est important de conserver les factures pendant six ans, conformément au Livre des Procédures Fiscales. Cette durée permet de gérer correctement la déclaration et le paiement des taxes et impôts, et elle commence dès l’émission de la facture. Il faut bien veiller à respecter les échéances de paiement. Ne pas conserver les factures à temps peut entraîner des retards dans le recouvrement de créances et des coûts additionnels, tels que les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement.
Concernant les méthodes de conservation, les factures peuvent être conservées sous format papier ou électronique. Pour les factures papier, elles doivent être maintenues dans leur état original, soigneusement classées pour un accès facilité lors d’éventuels contrôles ou différends.
Les factures électroniques sont soumises aux mêmes exigences que le format papier, avec des mesures de sécurité supplémentaires. Elles doivent être signées électroniquement ou vérifiées via un système fiable de pistes d’audit, et conservées sur un support durable comme un disque dur, une clé USB, ou un serveur cloud.
Que faire en cas de perte de factures papier ?
Parfois, malgré toutes les précautions, une facture papier peut se perdre ou ne jamais arriver, engendrant des retards nocifs pour la santé financière de l’entreprise. Il existe plusieurs méthodes pour corriger cette situation et rester en règle du point de vue comptable et fiscal.
En cas de perte de factures papier, voici les démarches à suivre :
- Demander un duplicata au fournisseur : La démarche la plus directe et efficace. Contactez votre fournisseur par téléphone, email ou courrier postal et demandez-lui de vous fournir un duplicata de la facture perdue ou non reçue. Assurez-vous que ce duplicata contienne toutes les informations présentes sur l’original et qu’il soit clairement marqué « duplicata ».
- Utiliser un relevé bancaire : En l’absence de duplicata, une copie de votre relevé bancaire témoignant du paiement peut servir d’alternative. Le relevé doit être clair, montrant le montant payé, la date de la transaction, son intitulé, ainsi que le destinataire du paiement. Notez toutefois que cette méthode peut ne pas être acceptée par les services fiscaux, qui peuvent exiger l’original de la facture.
- Rédiger une déclaration sur l’honneur : Si vous n’avez ni duplicata, ni relevé bancaire, une dernière option consiste à rédiger une déclaration sur l’honneur. Dans celle-ci, indiquez que la facture a été perdue ou que vous ne l’avez jamais reçue. Ajoutez-y les informations essentielles de la facture (montant, date, nature de l’achat, fournisseur, etc.) et accompagniez-la d’une copie du contrat ou du bon de commande justifiant vos relations commerciales avec le fournisseur. Cette solution, se basant uniquement sur la confiance, est la moins fiable et peut être remise en question par l’administration fiscale.
Conseils pour prévenir la perte de factures papier
Égarer des factures papier peut engendrer de sérieux problèmes pour une entreprise, affectant ses aspects fiscaux, comptables, et même juridiques. Afin de minimiser ce risque, il est important d’adopter des mesures préventives.
Découvrez des stratégies efficaces pour éviter la perte de factures papier :
- Optez pour la facture électronique, bientôt obligatoire : La mutation vers la facturation électronique s’imposera prochainement comme une norme. Cette pratique présente plusieurs avantages, notamment en termes d’économies, de facilité de gestion et de stockage, de sécurisation des données, et de rapidité de transmission.
- Organisez et protégez les factures papier : Pour les factures papier nécessitant une conservation, il est vital de les organiser et stocker avec soin, en les classant, par exemple, par date, client ou fournisseur. Il faut les sécuriser contre la perte, le vol, ou la détérioration en les rangeant dans un endroit sécurisé, fermé à clé et protégé contre l’humidité, le feu et les nuisibles.
- Effectuez des sauvegardes des factures papier : Il est conseillé de numériser ou de copier vos factures papier, puis de les conserver sur un support numérique tel qu’un disque dur, une clé USB ou un serveur en ligne. Ainsi, vous aurez toujours accès à des copies en cas de perte ou de destruction des originaux. Attention toutefois à respecter les exigences légales de conservation des factures électroniques, incluant la signature électronique et le maintien d’une piste d’audit fiable.
La solution, une gestion dématérialisée des factures
La transition vers une gestion dématérialisée des factures implique l’adoption de logiciels et de plateformes en ligne pour l’ensemble du processus de facturation : de la création à l’archivage, en passant par l’envoi, la réception, le traitement et la consultation de factures électroniques. Ce changement vise à simplifier et à améliorer la gestion de la facturation en réduisant les coûts, les délais de traitement, les erreurs et les risques associés aux factures papier. En outre, cela aide les entreprises à répondre aux exigences légales croissantes en matière de dématérialisation fiscale.
Opter pour la dématérialisation des factures permet de nombreux avantages aux entreprises, notamment :
- Une amélioration de la traçabilité et de la sécurité grâce à des fonctionnalités comme la https://www.dimo-dematerialisation.comsignature électronique, le cryptage des données et une piste d’audit fiable.
- Un gain de productivité et de collaboration avec l’automatisation des processus, la synchronisation des données et l’intégration à des logiciels de comptabilité.
- Une relation client et fournisseur renforcée, caractérisée par une transmission rapide des factures, une diminution des conflits et une simplification des paiements.
- Une empreinte environnementale réduite par la baisse de la consommation de papier, d’encre, d’énergie et des besoins en transport.
Pour adopter une gestion sans papier des factures, le marché propose diverses solutions comme des logiciels de facturation, de signature électronique, de gestion documentaire ou encore des plateformes d’échange de factures. Le choix de la solution adéquate doit se faire en fonction de critères tels que la taille de l’entreprise, le volume de factures généré, le secteur d’activité et le budget.
Parmi les solutions notables, YOOZ, Basware et Tungsten Automation se distinguent par leur efficacité et leur adaptabilité à divers contextes d’entreprise. Ces solutions, que nous proposons, offrent des fonctionnalités avancées pour une transition fluide vers la facturation électronique :
- YOOZ propose une automatisation intelligente du processus de facturation, permettant un traitement rapide et sécurisé des factures, avec des fonctionnalités de reconnaissance et de capture de données avancées.
- Basware offre une plateforme complète pour la gestion des processus d’achat et de facturation, facilitant l’automatisation des workflows d’approbation et l’intégration avec divers systèmes de gestion.
- Tungsten Automation se concentre sur l’automatisation des processus de facturation avec une approche globale, permettant une intégration transparente avec les systèmes existants et assurant une conformité réglementaire à l’échelle internationale.
En tant qu’intégrateur, nous accompagnons les entreprises dans le choix et la mise en œuvre de ces solutions, assurant une transition efficace et conforme aux nouvelles exigences légales. Opter pour l’une de ces solutions, c’est s’assurer une gestion des factures à la fois plus efficace, sécurisée et conforme aux standards actuels et futurs.
La facture électronique résoudra le débat de demain
Dès septembre 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les grandes entreprises françaises et les ETI. Elles devront convertir leurs factures en format numérique et les gérer via des plateformes de dématérialisation. Cette mesure affectera les transactions BtoB, ainsi que les opérations BtoC ou internationales nécessitant de l’e-reporting, pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
La mise en œuvre de cette réforme, initialement programmée pour 2024, a été repoussée pour permettre aux entreprises de mieux se préparer. Selon la loi de finances de 2024, l’adoption de cette mesure sera progressive : les micro-entreprises, TPE et PME commenceront par recevoir les factures électroniquement en 2026, et émettront leurs propres factures électroniques à partir de 2027. Les ETI et les grandes entreprises, en revanche, devront s’y conformer dès septembre 2026, en émettant et recevant des factures électroniques, avec des obligations supplémentaires d’e-reporting. Cette transition vers le numérique est conçue pour renforcer l’efficacité, la transparence et la conformité des pratiques commerciales.
Conclusion
La conservation des factures en format papier est non seulement une exigence légale mais aussi essentielle pour la tenue des comptes en entreprise. Ignorer cette obligation peut mener à des situations problématiques telles que les amendes, les ajustements fiscaux, les conflits juridiques, ou encore des pertes financières significatives.
Il faut minimiser ces risques en adoptant des mesures préventives efficaces. Parmi elles, l’utilisation de la facturation électronique, l’organisation méthodique des factures papier et leur sauvegarde numérique se distinguent comme pratiques exemplaires. En cas de perte de factures, il existe toujours des recours : obtenir un duplicata, présenter un extrait de compte bancaire, ou produire une attestation sur l’honneur, afin de prévenir des conséquences telles que les pénalités pour retard ou les intérêts de retard conformément au taux d’intérêt légal.
Cependant, il faut noter que ces alternatives peuvent ne pas être toujours reconnues par l’administration fiscale. La solution la plus sûre et avantageuse est la dématérialisation des factures. Cette méthode apporte de multiples bénéfices tels que la diminution des dépenses, l’amélioration de la sécurité des données, une rapidité accrue dans l’échange d’informations, et un impact environnemental réduit.
Des applications et des plateformes en ligne existent pour faciliter la création, l’envoi, la réception, le traitement, l’archivage et la consultation des factures électroniques.
N’hésitez pas, faites le choix de la facturation électronique dès aujourd’hui !
