On-Premise VS Cloud : Quelle solution choisir pour la gestion des factures fournisseurs ?

Face à l’augmentation du volume de factures à traiter et aux exigences de conformité croissantes, les entreprises n’ont d’autre choix que de se digitaliser. Deux approches dominent le marché : les solutions Cloud et On-Premise. Si le Cloud séduit par sa simplicité de déploiement et sa flexibilité, l’On-Premise permet un contrôle total des données et de la sécurité. Pour faire le bon choix, chaque entreprise doit donc évaluer ses besoins en termes de budget, de conformité et d’évolutivité. Dans cet article, nous analysons ces deux types de solutions afin de vous aider à identifier celle qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

La solution Cloud, pour une tranquillité d’esprit

Un logiciel Cloud est stocké sur un serveur externe, sous la responsabilité d’un fournisseur qui assure l’intégralité de la maintenance de l’outil. Grâce à une simple connexion Internet, les utilisateurs bénéficient d’un accès permanent à la solution et aux données hébergées. Cette approche se décline en trois modèles distincts : le Cloud public, privé et hybride, chacun répondant à des besoins spécifiques de sécurité et de performance.

Ses avantages

Accès sécurisé partout : elle assure une disponibilité constante des données via une simple connexion 4G ou Wi-Fi. De plus, les fournisseurs garantissent une protection contre les risques de pertes et d’intrusions.
Sauvegarde et récupération des données : grâce à des plans de récupération intégrés, elle protège l’ensemble de vos données en cas de sinistre, chiffrement.
Centralisation collaborative : elle simplifie la collaboration en permettant à vos équipes de partager des documents en toute sécurité, même à distance.
Accessibilité mondiale : elle vous permet de vous affranchir des contraintes géographiques. Vous pouvez ainsi déployer votre activité sur plusieurs sites (même à l’international) sans nécessiter d’infrastructure supplémentaire.
Réduction des coûts : les solutions SaaS (Software as a Service) déployées grâce au Cloud reposent sur un paiement à l’usage. Les entreprises réduisent leurs dépenses matérielles puisqu’elles n’ont pas besoin d’investir dans des équipements coûteux pour héberger leurs applications.
Intégration facile : des connecteurs API permettent de relier le logiciel Cloud aux ERP, CRM et à tout autre outil nécessaire au fonctionnement de l’entreprise.
Utilisation immédiate : les solutions Cloud proposent un paramétrage prêt à l’emploi. La maintenance est également entièrement assurée par le fournisseur. Ainsi, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier sans se soucier des aspects techniques.
Évolutivité simplifiée : Les mises à jour sont automatiques via Internet, ce qui simplifie l’évolutivité du système et garantit que les utilisateurs disposent toujours des dernières fonctionnalités.

Ses inconvénients

Dépendance à la sécurité : une solution Cloud nécessite un processus d’authentification renforcée, telle que la double authentification ou des règles d’accès strictes.
Fiabilité dépendante d’Internet : les solutions Cloud reposent entièrement sur la qualité de votre connexion Internet. Ainsi, toute interruption réseau peut entraîner une perte d’accès temporaire aux données.
Coûts cachés : le modèle SaaS peut comporter des coûts cachés. Certains sont liés au stockage, d’autres au support technique, ou encore aux différents modèles de facturation proposés (par document, par utilisateur, selon la taille,…).
Externalisation complète : l’externalisation totale de votre infrastructure vers un prestataire Cloud implique une dépendance accrue vis-à-vis de ce dernier. Tout arrêt de service ou opération de maintenance chez votre fournisseur aura des répercussions directes sur votre activité.

La solution On-Premise : maîtrisez votre infrastructure

Ses avantages

Gestion interne exigeante : une solution On-Premise requiert des compétences internes pour gérer l’infrastructure informatique, mais permet aux entreprises d’avoir un contrôle total sur leurs systèmes et processus.
Connexion indépendante : elle fonctionne en circuit fermé, ce qui est idéal pour les environnements où l’accès à internet est limité ou impossible. Cependant, elle est moins adaptée au télétravail, car elle nécessite une connexion directe aux serveurs locaux.
Automatisation des sauvegardes et stockage : les mises à jour logicielles dépendent de l’écosystème interne ainsi que des autres applications. Cette configuration permet une personnalisation des processus de sauvegarde automatique et de stockage selon les besoins spécifiques de chaque entreprise.
Indépendance vis-à-vis des fournisseurs : les entreprises ne dépendent d’aucun fournisseur pour les mises à jour ou la maintenance. Cette autonomie leur procure un contrôle absolu sur leur infrastructure et leurs données.
Sécurité physique renforcée : une solution On-Premise garantit un contrôle total sur l’accès physique aux serveurs. Elle diminue considérablement les risques d’intrusions et assure une protection optimale des données sensibles de l’entreprise.

Ses inconvénients

Temps et ressources nécessaires : la gestion d’une infrastructure On-Premise est exigeante, car elle nécessite une installation minutieuse, des mises à jour régulières et une maintenance constante pour assurer le bon fonctionnement des systèmes.
Coûts matériels élevés : les entreprises doivent réaliser des investissements importants (serveurs, équipements de stockage, réseaux…), ce qui représente un coût initial significatif.
Paramétrage et support coûteux : en plus des coûts initiaux, il peut y avoir des frais supplémentaires pour le support technique et les mises à jour. De plus, des formations sont nécessaires pour que les collaborateurs soient compétents pour gérer l’infrastructure.
Anticipation nécessaire : ce type de solution exige une évaluation précise des besoins, puisque l’infrastructure doit répondre aux besoins actuels et futurs de l’entreprise.
Complexité de gestion : elle demande une certaine charge opérationnelle. Ce sont des équipes internes qui sont responsables des incidents et des mises à jour techniques.

Tableau comparatif synthétique

Critère	Cloud	On-Premise
Coût	Abonnement et paiement à l’usage, coûts initiaux réduits, flexibilité budgétaire. (OPEX)	Investissement initial élevé, coûts de maintenance et mises à jour à la charge de l’entreprise. (CAPEX)
Sécurité	Sécurité assurée par le fournisseur (chiffrement, double authentification, sauvegardes).	Contrôle total de la sécurité (serveurs, protocoles d’accès, chiffrement), adapté aux secteurs
Scalabilité	Flexibilité : ressources ajustables selon les besoins, sans investissement matériel.	Scalabilité rigide nécessitant achat et installation de matériel supplémentaire.
Accessibilité	Mobilité totale : accès aux données et applications via internet, idéal pour le télétravail.	Accès limité aux locaux, VPN ou accès distant requis, solutions coûteuses et contraignantes.
Maintenance	Maintenance externalisée, mises à jour et réparations automatiques.	Maintenance interne nécessitant une équipe dédiée et des compétences techniques.

Les solutions Cloud, en pleine expansion, remplacent progressivement les infrastructures On-Premise pour la gestion des tâches quotidiennes. Ce changement est particulièrement visible dans la dématérialisation des factures fournisseurs, où le Cloud s’impose grâce à ses nombreux avantages.

Les avantages du Cloud pour la gestion des factures fournisseurs

Gérez sereinement vos factures : les solutions Cloud offrent des garanties en termes de sauvegarde et de sécurité des données, grâce à des mesures telles que le chiffrement ou les contrôles d’accès stricts. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur leurs missions en sachant que leurs données sont protégées.
Gagnez du temps et de l’efficacité : ces solutions permettent d’automatiser les tâches répétitives liées à la gestion des factures. Vous réduisez donc les risques d’erreurs et améliorez l’efficacité globale du processus.
Réduisez vos coûts : les entreprises diminuent leurs coûts en éliminant les investissements dans les équipements matériels et la maintenance technique.
Libérez-vous des contraintes techniques : Tout est géré par le fournisseur. Cela permet aux entreprises de se focaliser sur leur activité.

Traitement des factures fournisseurs : l’automatisation passe par une plateforme

L’automatisation du traitement des factures fournisseurs est devenue un levier essentiel pour améliorer l’efficacité comptable et financière des entreprises. En supprimant les tâches manuelles, en réduisant les délais et en garantissant la conformité réglementaire, elle apporte des gains de productivité et de sécurité considérables.

Basware : une solution complète pour automatiser le cycle Procure-to-Pay

Basware est une solution Cloud idéale pour les entreprises recherchant une automatisation avancée du traitement des factures fournisseurs, intégrée à une gestion complète des achats. Grâce à son approche Procure-to-Pay (P2P), cette solution couvre tout le cycle d’achat, de la commande à la facturation et au paiement. Sa technologie basée sur l’IA et le machine learning permet un rapprochement 100 % automatisé des factures avec les bons de commande, ce qui réduit considérablement les erreurs et accélère les délais de validation. Sa certification PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) garantit de profiter des avantages de la dématérialisation des factures et d’assurer une transition fluide vers la facturation électronique obligatoire en 2026.

Yooz : une solution intuitive pour une automatisation rapide et efficace

Yooz est une solution cloud se distingue par la simplicité de sa mise en œuvre et son interface intuitive. Elle convient particulièrement aux entreprises souhaitant automatiser rapidement la comptabilité et le traitement de leurs factures fournisseurs. Son intelligence artificielle intégrée permet de capturer automatiquement les factures reçues via plusieurs canaux (email, mobile, Factur-X…), puis de les rapprocher des commandes et de les soumettre à un circuit de validation optimisé. Homologuée PDP, elle assure également une conformité aux obligations de facturation électronique à venir. Son interopérabilité avec tous les ERP en fait une solution souple et adaptable à toutes les tailles d’entreprises.

DocuWare : une gestion documentaire structurée pour optimiser le traitement des factures

DocuWare est avant tout une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) qui permet aux entreprises de structurer et de sécuriser leurs flux documentaires, et notamment leurs factures fournisseurs. Elle est disonible en mode Saas (Cloud) ou On premise et permet decollecter et centraliser automatiquement tout type de documents. Elle permet ainsi une gestion optimisée des factures, en facilitant leur recherche, leur classement et leur archivage.

Cloud ou On-premise : lequel choisir ?

Le choix entre les solutions Cloud et On-Premise dépend des besoins spécifiques de chaque organisation. Le Cloud est idéal pour les entreprises qui valorisent la rapidité d’installation, la flexibilité et l’accessibilité. À l’inverse, si les solutions On-Premise procurent un contrôle total sur les données, cela se traduit par des coûts élevés et une gestion exigeante.

Quel choix selon votre entreprise ?

Pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), une solution Cloud est souvent plus adaptée. Elle permet de réduire les coûts, d’éviter toute gestion technique et de se concentrer sur le cœur de métier. Une approche hybride, qui combine Cloud et On-Premise peut également être une alternative intéressante pour bénéficier des avantages de chaque modèle.

En revanche, pour les grandes entreprises et les secteurs sensibles (finance, santé…), une solution On-Premise peut être préférable. Elle garantit un contrôle absolu sur les données et permet ainsi de respecter des exigences strictes en matière de conformité et de cybersécurité.

Facteurs clés à analyser

Taille de l’entreprise : par souci d’évolutivité, les PME se tournent majoritairement vers le Cloud. Les grandes entreprises, qui disposent de ressources IT internes et de besoins spécifiques en matière de sécurité et de conformité, peuvent préférer une solution On-Premise.

Budget : le choix entre Cloud et On-Premise repose également sur une question budgétaire. Le Cloud fonctionne sur un modèle d’abonnement, avec un paiement à l’usage qui permet une meilleure maîtrise des coûts. L’On-Premise, quant à lui, nécessite un investissement initial important pour l’achat de matériel et de logiciels, ainsi qu’un budget de maintenance régulier.
Sécurité et conformité : le Cloud repose sur des fournisseurs qui assurent la protection et la conformité des données selon les réglementations en vigueur (RGPD, ISO 27001, etc.). L’On-Premise, en revanche, permet un stockage local et un contrôle total sur les mesures de sécurité, ce qui peut être essentiel pour les entreprises soumises à des exigences strictes.
Accessibilité et mobilité : les entreprises ayant des équipes dispersées ou des besoins en télétravail privilégient souvent le Cloud, qui offre un accès à distance sécurisé et multisites. À l’inverse, les solutions On-Premise nécessitent des configurations spécifiques (VPN, serveurs distants) pour permettre un accès extérieur, ce qui peut limiter la mobilité des collaborateurs.
Maintenance et évolutivité : avec le Cloud, la maintenance et les mises à jour sont entièrement prises en charge par le fournisseur, ce qui allège la charge de travail des équipes IT internes. Une solution On-Premise implique une gestion interne des mises à jour et des évolutions, et nécessite donc des compétences techniques et un budget dédié à la maintenance et à l’évolutivité de l’infrastructure.

Conclusion

Le choix entre Cloud et On-Premise dépend avant tout des besoins spécifiques de votre entreprise en matière de budget, sécurité, flexibilité et accessibilité.

Le Cloud est une solution idéale pour les entreprises recherchant simplicité, évolutivité et accessibilité, tout en bénéficiant d’une maintenance externalisée et d’une réduction des coûts matériels. L’On-Premise reste pertinent pour les organisations nécessitant un contrôle total des données, une sécurité renforcée et une autonomie sur leur infrastructure, bien qu’il implique des coûts plus élevés et une gestion technique plus exigeante.

Les approches hybrides (Cloud / On-Premise) peuvent offrir un compromis intéressant, en combinant les avantages des deux modèles selon les besoins spécifiques de l’entreprise.

FAQ : Cloud vs On-Premise

Quel est le coût total de possession (TCO) de chaque solution ?

Cloud : fonctionne sur un modèle d’abonnement mensuel (OPEX). Le coût est flexible, mais récurrent.
On-Premise : nécessite un investissement initial élevé (CAPEX). Ce type de solution peut être plus économique sur le long terme.

Quelles sont les exigences de conformité pour chaque option ?

Cloud : la conformité est assurée par le fournisseur (RGPD, ISO 27001, SOC 2…).
On-Premise : l’entreprise gère elle-même la conformité et la sécurité des données.

Comment la sécurité est-elle gérée dans le Cloud vs On-Premise ?

Cloud : la sécurité est externalisée avec des mesures avancées (chiffrement, sauvegardes automatiques, surveillance 24/7).
On-Premise : la sécurité reste sous contrôle interne, elle nécessite donc une gestion proactive (mises à jour, firewall, surveillance).

Quels niveaux de scalabilité et de flexibilité offrent chacune des solutions ?

Cloud : une scalabilité immédiate, avec une adaptation en temps réel aux besoins de l’entreprise.
On-Premise : l’évolutivité est plus limitée et nécessite des investissements supplémentaires.