Modèle de cahier des charges sur la dématérialisation de vos process achats et factures

C'est un document qui formalise les besoins, les objectifs, le périmètre fonctionnel et technique, ainsi que les contraintes et les exigences du projet de dématérialisation. Il est indispensable pour :

1. Clarifier les attentes en interne.
2. Servir de base de consultation et d'évaluation des solutions logicielles et des prestataires externes.
3. Assurer la conformité réglementaire.

Le cahier des charges pour un projet P2P, dématérialisation des factures définit clairement les objectifs du projet. Il précise les exigences techniques pour l'intégration système et établit un cadre pour la communication entre les parties prenantes. Ce document aide à évaluer les offres des fournisseurs et à gérer le projet par des jalons spécifiques, assurant une exécution efficace et conforme aux normes.

Le cahier des charges pour un projet de dématérialisation P2P doit être rédigé en début de projet, idéalement avant la phase de conceptualisation pour fixer les objectifs et exigences. Il devrait être finalisé après une analyse initiale des besoins et avant de contacter des fournisseurs, pour servir de base aux appels d'offres. Sa rédaction aide également à une estimation précise des coûts durant la budgétisation. Ce document guide l'ensemble du processus de sélection, d'implémentation et d'ajustement du projet.

Pour établir un cahier des charges de dématérialisation P2P, définissez les objectifs du projet et recueillez les besoins des parties prenantes. Précisez les exigences techniques et fonctionnelles, établissez un budget et un calendrier. Assurez la conformité réglementaire et obtenez la validation des parties impliquées pour aligner le projet sur les attentes.

Pour maximiser le ROI et la conformité à la PAF, il est fortement recommandé de couvrir l'ensemble du cycle Procure-to-Pay (P2P) : de la demande d'achat à la facture et au paiement. Si cela n'est pas possible, le CDC doit détailler précisément comment la solution de facture s'articulera avec les systèmes d'achats existants.

C'est l'exigence légale centrale pour toute facture dématérialisée. Le CDC doit détailler les mécanismes (traçabilité, horodatage, sécurisation des étapes) qui garantissent cette piste d'audit, notamment le rapprochement entre la facture, le bon de commande et le bon de réception (matchage 3-way).

La solution doit soit être une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée, soit garantir une interopérabilité technique et contractuelle avec une PDP ou le Portail Public de Facturation (PPF). Elle doit gérer les formats réglementaires, notamment Factur-X (PDF A3 + données structurées).

L'archivage doit être inclus et conforme aux exigences fiscales et légales françaises (10 ans). L'AVP implique des mécanismes de sécurisation, d'horodatage et de pérennité des données pour garantir l'intégrité du document archivé.