Est-il pertinent de choisir un logiciel GED gratuit ? Un logiciel GED est l’outil idéal pour toute entreprise qui souhaite effectuer une gestion documentaire performante. Comme pour de nombreux outils numériques, vous trouverez des logiciels payants ou gratuits. Les solutions gratuites ne sont pas adaptées à tous les utilisateurs. Elles ont, en effet, certaines limites qui ne correspondent pas aux besoins de toutes les entreprises. Dans cet article, nous vous aidons à choisir entre une solution de gestion électronique des documents gratuite ou payante.
Téléchargez la plaquette ged docuware
Un logiciel GED gratuit pour qui ?
La première question à vous poser pour choisir votre logiciel GED est celle des besoins de votre entreprise. En fonction de votre secteur d’activité et de la taille de votre société, ces derniers varient. La GED doit vous permettre de gérer l’ensemble de vos données de manière efficace et pérenne. Pour cela, le logiciel répond à 4 problématiques :
- Acquisition des documents papier et numérique ;
- Classement documentaire ;
- Diffusion des informations ;
- Archivage des données.
Or, selon le volume de documents à gérer et le degré de confidentialité des données, les fonctionnalités dont vous avez besoin diffèrent. En tant que freelance ou TPE, le volume de fichiers est moindre et un logiciel GED gratuit suffit. Toutefois, les PME et les grands groupes ne peuvent se satisfaire d’une formule gratuite, qui nous le verrons, possède des limites.
Visionnez une démo en ligne de 3 minutes de DocuWare, une GED transverse optimisant la gestion, le stockage et l’accès à vos documents.
Les logiciels GED gratuits du marché
Nous vous proposons un état des lieux de différents logiciels GED gratuits pour faire le bon choix. Cette liste est non exhaustive, mais présente les solutions gratuites les plus connus du marché. Au-delà de ces 4 noms, nous pensons aussi à Knowledge Tree, Feng Office, FlexiGED ou encore Dokmee.
Les informations fournies concernant les logiciels ci-dessous émanent des sites internet de chaque éditeur ou des sites Celge et Appvizer, références dans le domaine informatique. Elles reflètent le contenu publié et peuvent omettre des détails ou contenir quelques erreurs si celles-ci n’ont pas été mises à jour récemment.
Open Doc Man
Accessible depuis votre navigateur, cette GED gratuite est simple à prendre en main. Ses fonctionnalités sont limitées, car ce logiciel possède également une version payante. Si cet outil de gestion open source bénéficie de mises à jour régulières, les utilisateurs rapportent des bugs récurrents. À noter que la solution Open Doc Man propose aussi une version payante.
Logical Doc
La version gratuite du logiciel comporte un nombre de fonctionnalités très limitées. Si elle est reconnue par ses utilisateurs comme étant performante, elle est peu intuitive. Ainsi, l’interface est assez complexe et l’expérience utilisateur n’est pas son point fort. Elle peut être intégrée à certains systèmes comme WordPress, Joomla et connectée à Dropbox.
Alfresco
Alfresco se définit comme un logiciel ECM. Ce logiciel est assez complet et remplit bien sa fonction de gestion documentaire. Les différentes fonctionnalités en font un outil complexe à utiliser. Certains paramètres nécessitent un statut d’administrateur pour être modifiés. Selon les utilisateurs du système, il existe des problèmes dans l’utilisation des API proposées.
Nuxeo
Ce logiciel GED gratuit permet une capture simplifiée des documents en provenance des e-mails ou par numérisation. La gestion du cycle de vie des documents y est bien pensée avec des audits détaillés. Toutefois, la prise en main de l’outil peut s’avérer complexe pour des débutants. La personnalisation de l’interface est notamment difficile.
Mayan EDMS
Cet outil GED s’avère très efficace. Ce logiciel open source propose des fonctionnalités indispensables comme la création de workflow, le versionning et le classement des documents. Il comporte une API REST. De plus, il s’avère assez facile à utiliser. Cette GED a quelques limites comme l’impossibilité de l’exploiter depuis le cloud.
Les avantages d’un outil GED gratuit
Première avantage et non des moindres, les solutions citées ci-dessous seront nécessairement plus économique car dites gratuites que les logiciels GED payants des éditeurs tels que DocuWare, OpenBee ou Zeendoc. Si l’on est une TPE ou une entreprise de moins de 50 collaborateurs, ce critère de prix fait forcément mouche.
Second avantage, le code de ces logiciels se veut ouvert. C’est-à-dire qu’il est modifiable pour adapter la solution à ses besoins. Cela demande tout de même un certain niveau de compétences techniques.
Dernier avantage à prendre en compte, les logiciels GED gratuits sont également évolutifs. Ils le sont par le biais d’une communauté active et de ses avis. Il n’en tiendra plus qu’au travail de l’éditeur pour les analyser et optimiser sa version gratuite.
Les limites d’un logiciel GED gratuit
Un logiciel GED gratuit est un système limité, c’est pourquoi il ne convient pas à tous les types d’entreprise. Dans tous les cas, que l’on soit une petite ou une grande entreprise, il convient de mesurer le risque de perte de ses données en fonction de la solution et du support choisi.
Une formule gratuite et également une distribution payante
Les logiciels GED gratuits sont nécessairement limités. D’une part, il s’agit souvent de versions simplifiées de logiciels GED payants. Leur objectif est de renvoyer l’utilisateur à une option payante pour pouvoir accéder à l’ensemble des fonctionnalités de gestion documentaire. D’autre part, certains de ces produits gratuits sont seulement des versions d’essai. Dans ce cas, leur utilisation est limitée dans le temps et il faut acheter une licence pour continuer à se servir du logiciel.
Les utilisateurs d’une version gratuite ne sont pas prioritaires en cas de problème. Aussi, des bugs constatés, ne sont-ils pas toujours résolus rapidement. De même, joindre un interlocuteur pour assistance est difficile quand on n’est pas véritablement un client.
Moins de sécurité et de performances
La gestion et sécurité des données est extrêmement importante en entreprise. Il faut être vigilant afin d’éviter les pertes de documents et de limiter la possibilité d’y accéder. Certains domaines d’activité sont plus sensibles que d’autres. Quant aux RGPD, elles concernent toutes les entreprises. Or, certains logiciels GED gratuits ne sont pas parfaitement sécurisés. Il faut être très attentif au choix de son prestataire de services et à ses limites.
Quant aux performances de ces produits, elles sont variables selon la solution choisie. Un outil gratuit comporte moins de fonctionnalités, ce qui joue sur ses performances.
Une prise en main compliquée et ses conséquences
Comme nous l’avons vu précédemment, de nombreux programmes gratuits sont très difficiles à utiliser. Cela se traduit par un système peu agile où l’expérience utilisateur n’est pas une priorité. Alors, pour les personnes qui ne sont pas initiées à l’utilisation de ce type d’outil de gestion, cela peut s’avérer complexe. Pour la plupart des collaborateurs, cela se traduit par un besoin de formation. C’est donc un investissement conséquent pour l’entreprise alors même que le logiciel est gratuit !
En outre, certains logiciels GED gratuites doivent disposer d’un ou plusieurs administrateurs pour gérer les droits d’accès et une partie des fonctionnalités. Il est donc indispensable d’avoir des personnes initiées au fonctionnement de ce types d’outils pour pouvoir endosser ce rôle.
Le paramétrage du système, notamment pour mettre en place les premières données, est parfois très complexe. D’autant plus que la plupart des solutions gratuites ne sont pas disponibles en français. Cela ne facilite pas la compréhension des instructions et l’apprentissage pour vos collaborateurs.
Téléchargez la plaquette de GED Docuware
Sur quels critères choisir une solution gratuite plutôt qu’un logiciel payant ?
Pour faire le choix entre un logiciel GED gratuit plutôt qu’un logiciel payant, basez-vous sur des critères précis.
La sécurité des données
Il est absolument indispensable que l’accès aux dossiers et aux documents soit restreint. Des autorisations d’accès doivent pouvoir être délivrées selon chaque utilisateur. Vous devez penser à une véritable politique de gestion des droits. Autres questions : comment la sécurité est-elle assurée par le prestataire de services ? Y a-t-il un système de cryptage ? Comment le partage des données en interne ou en externe est-il réalisé ?
La structure des fichiers
L’architecture du classement des contenus doit être simple. Ainsi, la structure doit proposer une arborescence où le classement des documents est cohérent. C’est indispensable pour que les utilisateurs retrouvent les fichiers et sachent comment les ranger. Cela évite aussi que des documents soient perdus.
Les fonctionnalités de recherche
La perte de fichiers est un gros problème en entreprise. Parfois, ils ne sont pas réellement perdus, mais difficiles, voire impossibles à localiser. Cette difficulté vient surtout d’un moteur de recherche interne peu efficace ou d’un nommage mal choisi. Les recherches infructueuses de fichiers entraînent une perte de temps conséquente et un manque de productivité des collaborateurs.
Certaines fonctionnalités avancées sont des ressources utiles pour trouver rapidement les documents. Effectuer une recherche doit pouvoir être fait :
- Par nom de dossier ;
- Par type de document/fichier ;
- Par date de création ;
- Par son contenu.
Certaines GED sont équipées de technologie OCR. Il s’agit d’une reconnaissance optique de caractères qui reconnaît un texte lisible à travers son image, par exemple, un PDF. Elle s’avère notamment intéressante pour les documents papier numérisés. Généralement, les outils GED gratuits ne disposent pas de fonctionnalités très avancées.
Facilité d’utilisation
La prise en main d’un logiciel GED gratuit doit être aisée. Plus l’interface est intuitive, plus vous obtiendrez l’adhésion des utilisateurs. Les solutions gratuites ne sont pas toujours le plus ergonomiques ; l’UX n’est pas forcément la priorité des éditeurs.
Compatibilité avec les autres outils d’entreprise et intégration
Utiliser une GED ne doit pas impliquer un changement total d’organisation. Vos outils habituels doivent être compatibles avec votre logiciel GED. L’objectif est de pouvoir importer certains documents depuis ces derniers. La possibilité d’intégrer ces outils et la facilité d’intégration sont donc des critères de choix.
Le prix
Un logiciel GED gratuit, parfois juste à télécharger, ne demande aucun investissement financier. Cependant, si le logiciel est dur à prendre en main, se former peut devenir indispensable et demande un budget adéquat. Faites attention aux formules d’essai qui ne sont disponibles gratuitement que pour une durée limitée.
Visionnez un aperçu de la solution de GED DocuWare, une solution transverse pour améliorer la gestion de vos documents.
Conclusion
Choisir un logiciel GED gratuit est une option à regarder si l’on est une TPE ou un freelance. Le volume peu important de fichiers à gérer et un budget limité le justifient. Néanmoins, les GED gratuites ont des limites et ne correspondent pas aux besoins de gestion documentaire d’une PME ou d’un grand groupe. Pour répondre aux nécessités de la gestion documentaire de ces structures, il faut vous tourner vers une GED performante et donc payante. Passez du temps à l’analyse. Pour aller encore plus loin, pensez aussi à évaluer un ROI qu’un tel logiciel de GED payant pourrait vous apporter.
Complétez votre lecture sur le logiciel GED
