À l’ère du numérique, la gestion des factures est un enjeu clé pour toutes les entreprises, qu’il s’agisse de TPE, de PME ou de grandes structures. Plus une entreprise se développe, ce qui est une bonne nouvelle, plus son volume de factures augmente. Avec la multiplication des clients, des fournisseurs et des transactions, la gestion administrative devient plus complexe, rendant l’automatisation et l’optimisation des processus de facturation essentielles pour gagner en efficacité et en fiabilité.
C’est là que la dématérialisation de la facture entre en jeu, elle permet aux entreprises de simplifier leur gestion, de réduire les erreurs, et d’accélérer les délais de traitement. Elle utilise des technologies de sécurité avancées pour protéger les données sensibles et réduire les risques de fraude et de perte. De plus, elle rationalise les processus tels que procure-to-pay, améliorant la productivité et réduisant les coûts.
Cependant, une étape clé est le choix du logiciel de dématérialisation des factures adaptée aux besoins de votre entreprise.
Dans cet article, nous vous guiderons sur les critères de choix d’un logiciel de dématérialisation des factures, les avantages et inconvénients des meilleures solutions disponibles en 2025, ainsi que l’importance de la conformité légale et des normes. Nous vous aiderons également à choisir un logiciel adapté à vos besoins spécifiques et à prévoir le budget nécessaire.
Choix des documents à dématérialiser flux entrants et sortants
Avant de choisir un logiciel de dématérialisation des factures, il est important de définir quels documents et processus doivent être optimisés. Une entreprise traite quotidiennement un volume important de documents administratifs et financiers : factures fournisseurs et clients, bons de commande, contrats, justificatifs de paiement, relevés bancaires, etc.
En identifiant les flux documentaires les plus chronophages et stratégiques, vous pourrez prioriser leur digitalisation et maximiser l’impact de votre solution. La facturation, en raison de son importance financière et légale, est souvent le premier processus à dématérialiser. Votre logiciel doit donc être capable de gérer efficacement les flux entrants et sortants, tout en s’intégrant harmonieusement aux outils existants (ERP, comptabilité, CRM).
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Flux entrants (factures fournisseurs) : Il s’agit de la réception et du traitement des factures envoyées par les fournisseurs. L’enjeu ici est d’automatiser l’extraction des données via un OCR avancé, d’assurer le contrôle de conformité, et d’intégrer un workflow d’approbation pour valider les paiements en toute transparence.Il faut prendre en compte une intégration fluide avec votre ERP ou votre logiciel comptable afin d’éviter toute ressaisie manuelle et d’accélérer le traitement des factures.
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Flux sortants (factures clients) : Il concerne l’émission et l’envoi des factures aux clients. L’njeu ici est de permettre la création automatique des factures conformes aux normes légales, leur envoi sécurisé (via e-mail, portail client, ou PDP), ainsi que le suivi en temps réel des paiements et des relances en cas d’impayés. Grâce à l’automatisation, vous réduisez les délais de paiement et optimisez la gestion de votre trésorerie.
Critères de choix d’un logiciel de dématérialisation
Pour choisir un logiciel de dématérialisation des factures, plusieurs critères clés doivent être pris en compte pour garantir que la solution répond aux besoins de votre entreprise.
Fonctionnalités adaptées et évolutives : le logiciel doit couvrir tous vos besoins métiers, tels que le traitement des factures entrantes et sortantes, les workflows de validation, le reporting, etc. Il doit être évolutif pour accompagner la croissance de votre entreprise et s’adapter aux changements de vos processus de facturation.
Facilité d’utilisation et assistance : l’interface doit être intuitive pour faciliter l’adoption par vos collaborateurs. Un support client réactif, des formations, des guides d’utilisation et une assistance en ligne sont essentiels pour maîtriser pleinement les fonctionnalités du logiciel.
Intégration pratique : le logiciel doit s’intégrer facilement avec vos systèmes existants, comme les ERP et les logiciels comptables, afin d’assurer une fluidité des processus et minimiser les perturbations dans vos opérations courantes.
Sécurité garantie : la sécurité des données est primordiale. Le logiciel doit appliquer les plus hauts standards de sécurité, incluant des protocoles de transmission sécurisés, des sauvegardes régulières et des contrôles d’accès stricts. Des certifications telles que SecNumCloud et ISO 27001 sont des indicateurs de robustesse.
Conformité et mises à jour : le logiciel doit respecter les réglementations en vigueur et être capable de se mettre à jour pour suivre les évolutions légales, comme la réforme de la facturation électronique prévue pour 2026. Il doit également offrir une piste d’audit fiable pour répondre aux exigences..
Support client réactif : un service client réactif et un soutien technique efficace sont indispensables pour résoudre rapidement les problèmes et garantir une utilisation continue du logiciel. Consultez les avis clients pour évaluer la qualité du support offert.
Coût proportionnel à vos moyens : considérez le coût total de possession, incluant les frais de licence, de maintenance et de formation. Comparez les différents produits pour choisir celui offrant le meilleur rapport qualité-prix selon vos ressources.
Avantages et inconvénients d’un logiciel de dématérialisation
Les avantages dématérialisation des factures :
Inconvénients en fonction des solutions
Malgré leurs nombreux avantages, certains inconvénients doivent être pris en compte :
- Coût initial et de maintenance, implémenter un logiciel de dématérialisation peut nécessiter un investissement initial important, ainsi que des coûts de maintenance et de formation réguliers.
- Niveau de complexité : certaines solutions peuvent être complexes en raison de leur large couverture fonctionnelle, nécessitant une période d’apprentissage et un support technique.
- Dépendance technologique : la dématérialisation implique une dépendance aux technologies, ce qui peut poser problème en cas de pannes. Choisissez un logiciel avec un support client réactif et des solutions de secours fiables.
- Adaptation aux spécificités métiers : certaines entreprises ont des besoins spécifiques non couverts par les solutions standard. Optez pour un logiciel personnalisable ou offrant des fonctionnalités flexibles.
Présentation des différentes fonctionnalités des logiciels
Yooz
Yooz se distingue par son intégration fluide avec les outils comptables existants et une expérience utilisateur user friendly, il permet une prise en main rapide. Il offre une automatisation complète du processus de facturation, incluant la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour la saisie automatique des données, des workflows de validation personnalisables et une piste d’audit fiable pour garantir la traçabilité des transactions. Son intégration avec divers ERP en fait une solution flexible et adaptable aux entreprises de toutes tailles.
Basware
Basware se positionne comme une solution complète de gestion des achats et de la facturation, couvrant l’ensemble du cycle Procure-to-Pay. Elle permet une automatisation poussée, une gestion optimisée des fournisseurs et une conformité aux réglementations internationales. Grâce à une visibilité en temps réel sur les flux financiers, Basware aide les entreprises à mieux piloter leurs processus et à renforcer leur contrôle sur les dépenses.
DocuWare
DocuWare est une plateforme de Gestion Électronique des Documents (GED) spécialisée dans la dématérialisation des factures, mais pas que, c’est une solution capable de traiter tous vos documents. Elle offre des fonctionnalités avancées de stockage, d’archivage et de recherche de documents, ainsi que des workflows automatisés de validation et d’approbation. DocuWare assure une haute sécurité des données avec des protocoles de transmission sécurisés et des contrôles d’accès stricts.
Idéal pour une gestion centralisée et sécurisée des documents, DocuWare s’intègre facilement avec divers systèmes existants, facilitant la transition vers la dématérialisation.
Axonaut
Un logiciel de gestion et de facturation destiné aux TPE et PME. Il intègre des fonctionnalités d’automatisation du cycle de facturation, du suivi des paiements et de la gestion des relations clients et fournisseurs. Son approche axée sur la simplifiée le rend accessible aux petites structures recherchant une solution intuitive et économique. Axonaut offre aussi des fonctionnalités de gestion des relations clients et fournisseurs, ainsi que des outils de reporting et d’analyse financière.
Pennylane
Une plateforme qui combine gestion financière et comptabilité, incluant la dématérialisation des factures. Elle facilite le suivi des flux financiers en automatisant la facturation, les paiements et le rapprochement bancaire. Son intégration avec les cabinets comptables en fait un outil privilégié pour la gestion quotidienne des entreprises.
Coûts et modes de tarification
Les coûts de dématérialisation des factures varient selon les logiciels et les fournisseurs. En général, des solutions comme Yooz, Basware et Axonaut proposent des modèles de tarification basés sur le volume de documents traités, offrant ainsi flexibilité et adaptation aux besoins spécifiques.
Le coût d’une facture dématérialisée se situe généralement entre 1 et 2 euros, contre 14 à 20 euros pour une facture papier, représentant une économie de 75% à 90%.
Importance de la conformité légale et des normes
Dans le cadre de la loi de finances 2026, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France.
Pour se conformer à cette réglementation, les entreprises devront obligatoirement passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) homologuée par l’administration fiscale. Contrairement aux dispositions initialement envisagées, le Portail Public de Facturation (PPF) ne pourra pas être utilisé pour l’émission ou la réception des factures électroniques entre entreprises. Toutes les transactions devront transiter exclusivement par des PDP privées immatriculées.
Exigences légales en matière de facturation dématérialisée
La conformité légale est essentielle pour toutes les entreprises, en particulier pour assurer le suivi des réformes comme celle de la facturation électronique. Les logiciels doivent respecter les exigences légales françaises telles que la sécurisation des transactions électroniques et la protection des données, en s’appuyant sur des pistes d’audit fiables et des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
Mentions obligatoires sur les factures
Les factures électroniques doivent comporter diverses mentions obligatoires, telles que les informations d’identification des entreprises, les détails des biens ou services vendus, les conditions de vente, et les numéros d’immatriculation au commerce et aux impôts.
Formats de facturation électronique
Les factures doivent être émises dans des formats structurés et lisibles par machine, tels que EDI, EDIFACT, ou Factur-X, garantissant leur validité et leur conformité aux normes en vigueur.
Obligation de réception et d’émission
Afin de garantir le passage à la facturation électronique des entreprises dans les meilleures conditions possibles, la loi de finances pour 2024 a été reportée et a fixé un nouveau calendrier d’application.
L’obligation d’émettre des factures électroniques se fera :
Quelle que soit leur taille, seront tenues de recevoir et d’émettre des factures électroniques pour se conformer à la réforme de la facturation électronique prévue pour 2026 et 2027.
Pourquoi la mise en place de la facture électronique par l’État ?
Lutte contre la fraude à la TVA : la facture électronique permet une meilleure traçabilité des transactions, facilitant ainsi la détection des fraudes à la TVA. Cette mesure vise à réduire les écarts de TVA et à renforcer les contrôles fiscaux.
Modernisation et simplification des processus administratifs : la dématérialisation des factures vise à fluidifier les relations clients/fournisseurs et à réduire les tâches administratives répétitives. Cela permet aux entreprises de consacrer plus de temps à des missions à forte valeur ajoutée.
Conformité aux exigences légales : depuis 2020, toutes les entreprises doivent émettre des factures électroniques pour les contrats conclus avec l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics. La généralisation de la facture électronique s’inscrit dans cette continuité pour les transactions entre entreprises assujetties à la TVA.
Harmonisation avec les normes européennes : la mise en place de la facture électronique est également une réponse aux directives européennes, notamment la directive ViDA (VAT in the Digital Age), qui vise à généraliser l’usage de la facture électronique dans les transactions entre pays de l’Union Européenne.
Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)
Les PDP soit Plateforme de dématérialisation partenaire sont des plateformes homologuées par l’État. Elles sont au cœur de la réforme de la facturation électronique obligatoire dès le 1er septembre 2026. Elles agissent comme intermédiaires entre les entreprises et l’administration fiscale, garantissant la transmission conforme et sécurisée des données de facturation et d’e-reporting. Leur rôle inclut la vérification et la transmission des factures électroniques, le traitement des flux, le suivi des statuts des factures et l’archivage sécurisé. Grâce à leur interopérabilité, les PDP facilitent l’adoption de la dématérialisation et assurent un cadre fiable et assure conformité aux exigences fiscales.
Sanctions en cas de non-respect
Le non-respect des obligations de dématérialisation peut entraîner des sanctions sévères, telles que des amendes allant jusqu’à 750 000 euros par an civile et des restrictions commerciales importantes.
Conformité et e-Reporting
Les entreprises doivent gérer la facturation électronique de manière conforme en utilisant le e-reporting, en transmettant les données aux autorités fiscales et en maintenant une piste d’audit fiable pour chaque transaction. Cette piste audit fiable est essentielle pour répondre aux exigences de la dématérialisation partenaire et pour assurer l’intégrité et la traçabilité des factures électroniques.
Comment choisir un logiciel adapté à ses besoins ?
1. Comprendre vos besoins et définir le périmètre du projet
Pour choisir le logiciel de dématérialisation des factures le plus adapté, il est essentiel de bien cerner vos besoins et de définir précisément le périmètre de votre projet. La dématérialisation ne se limite pas aux factures, elle concerne l’ensemble des documents et flux documentaires entrants et sortants : factures fournisseurs et clients, contrats, bons de commande, justificatifs de paiement, fiches de paie, courriers administratifs, etc.
La première étape consiste à analyser en détail vos processus actuels de gestion documentaire en identifiant :
- Les étapes clés du traitement des documents : réception, validation, archivage, transmission aux services concernés.
- Les intervenants impliqués dans le circuit des documents : comptabilité, finance, administration, RH, commercial.
- Les outils utilisés : ERP, CRM, logiciels comptables, gestion documentaire.
- Les points de blocage et inefficacités : délais de traitement trop longs, erreurs de saisie, doublons, conformité réglementaire difficile à garantir, difficultés d’accès aux documents.
Déterminez ensuite les objectifs que vous souhaitez atteindre avec la dématérialisation. Cela peut inclure la réduction des délais de traitement, l’amélioration de la précision des données, la réduction des coûts opérationnels ou l’amélioration de la traçabilité des factures. En ayant une vision claire de vos objectifs, vous pourrez mieux évaluer les solutions disponibles et choisir celle qui répond le mieux à vos exigences métier.
2. Évaluer la taille et la complexité de l’entreprise, ainsi que l’intégration avec les systèmes existants
La taille et la complexité de votre entreprise vont vous permettre de vous orienter votre choix du logiciel de dématérialisation.
- Les petites entreprises : peuvent s’orienter vers des solutions offrant des fonctionnalités essentielles, comme la création, l’envoi et le suivi des factures. Ces outils, souvent plus accessibles, conviennent à un volume modéré de transactions et ne nécessitent pas une gestion complexe des processus.
- Les grandes entreprises : qui traitent un volume élevé de factures, doivent privilégier des solutions robustes. Celles-ci doivent permettre l’automatisation du traitement, l’intégration de workflows avancés et la gestion de processus de validation plus complexes. Elles doivent aussi proposer des options de personnalisation pour s’adapter aux besoins internes et garantir la conformité réglementaire.
Il faut également prendre en compte l’interopérabilité du logiciel avec l’environnement informatique de l’entreprise est un critère essentiel. Il doit pouvoir s’intégrer efficacement avec les outils de gestion déjà en place :
- Logiciels de comptabilité pour automatiser l’enregistrement des factures et limiter la ressaisie manuelle.
- ERP (Enterprise Resource Planning) pour synchroniser les processus financiers avec l’ensemble des services de l’entreprise.
- CRM (Customer Relationship Management) pour assurer une cohérence entre la facturation et la gestion des clients.
Une intégration réussie garantit une circulation fluide des données, limite les doublons et réduit les erreurs. Il est important de vérifier que le logiciel propose des API ouvertes ou des connecteurs natifs compatibles avec les systèmes en place.
Pour une meilleure adaptation, optez pour un logiciel doté d’une interface intuitive, permettant aux utilisateurs de prendre rapidement en main les nouvelles fonctionnalités. Assurez-vous également que votre partenaire propose un support client réactif, des formations personnalisées et des guides d’utilisation complets pour garantir une intégration réussie au sein de votre organisation.
3. Sécurité, conformité, coût et évaluation
La sécurité des données est un enjeu clé. Votre logiciel doit garantir la protection des informations sensibles et respecter les normes de facturation électronique, comme le format Factur-X. Vérifiez qu’il soit conforme aux exigences légales actuelles et futures, notamment en matière de conservation des documents et de traçabilité des transactions.
Évaluez aussi le coût total de possession (TCO), en prenant en compte les frais de licence, de maintenance et de formation. Comparez les offres des éditeurs pour trouver le meilleur équilibre entre qualité, prix et adaptation à vos besoins.
Avant de faire votre choix, testez le logiciel dans un environnement restreint pour vérifier son intégration avec vos systèmes, sa facilité d’utilisation et ses performances. Consultez les avis d’autres utilisateurs pour évaluer la fiabilité du logiciel et la qualité du support client. Ces retours vous donneront une vision concrète des points forts et des limites de chaque solution.
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Conclusion
La dématérialisation des factures offre de nombreux avantages :
- Réduction des coûts en limitant les impressions, les envois postaux et le stockage physique.
- Gain de productivité grâce à l’automatisation des processus et à une gestion plus fluide des documents.
- Optimisation de la trésorerie avec un suivi plus précis des paiements et des délais de règlement.
- Conformité réglementaire assurée par le respect des normes en vigueur et la traçabilité des transactions.
Avec la nouvelle loi de finance qui impose la transmission des factures au format électronique, c’est l’opportunité idéale pour repenser et optimiser vos processus documentaires. Plutôt que de choisir un logiciel uniquement pour vous conformer à la réglementation, privilégiez une solution qui améliore l’efficacité de vos opérations tout en étant homologuée PDP.
Des outils comme Yooz, Basware ou DocuWare automatisent la facturation, réduisent les erreurs et renforcent la sécurité des transactions. La facturation électronique permet ainsi de diminuer les coûts administratifs, d’assurer la conformité et de fluidifier la gestion financière.
Anticipez dès maintenant cette transition et simplifiez votre gestion en choisissant un outil qui répond réellement à vos besoins.
Nous sommes à votre écoute pour comprendre vos attentes, vous conseiller et vous proposer la solution la plus adaptée à votre entreprise. Contactez-nous pour échanger et trouver ensemble la meilleure approche pour optimiser vos processus.
