À l’ère numérique, moderniser sa stratégie de gestion documentaire est devenu incontournable pour les entreprises. Dans cet article, on démêle le vrai du faux entre la GED et le SAE, deux solutions souvent confondues, mais aux objectifs bien distincts. Quelle est la meilleure option pour votre entreprise ? Comment les utiliser de manière complémentaire pour une gestion documentaire optimale ?
Qu’est-ce que la GED ?
Définition et rôle
La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne un logiciel dédié aux documents actifs, c’est-à-dire aux documents destinés à être modifiés et utilisés de manière collaborative au sein d’une organisation. Elle remplit plusieurs fonctions essentielles :
- Numériser les documents papier
- Centraliser tous les fichiers numériques
- Organiser méthodiquement l’information
- Permettre la modification des documents
- Partager les contenus entre collaborateurs
Avantages
Les avantages d’un logiciel GED sont multiples. Tout d’abord, il simplifie la collaboration en temps réel entre les équipes. Il permet notamment de conserver les différentes versions de chaque document, ainsi que son historique de modifications.
Grâce à l’indexation intelligente et aux métadonnées, les collaborateurs retrouvent instantanément tout document par une simple recherche textuelle, ce qui leur fait gagner un temps précieux.
La centralisation des ressources et leur partage simplifié boostent la productivité des équipes. La mise en place d’une GED transverse facilite également la circulation des informations entre services. Enfin, la dématérialisation de la gestion documentaire contribue à la réduction de l’empreinte écologique de l’entreprise en diminuant considérablement la consommation de papier.
Exemples de cas d’usages
Concrètement, la GED a révolutionné la gestion des factures entrantes en automatisant leur intégration et leur traitement. Elle simplifie par ailleurs le suivi des contrats : des alertes automatiques anticipent les dates d’échéance et l’ensemble des engagements contractuels est accessible en quelques secondes. C’est aussi un avantage dans la gestion des dossiers clients. La GED donne accès à l’historique complet des interactions, ce qui permet à n’importe quel collaborateur d’intervenir, même en l’absence du gestionnaire habituel.
Qu’est-ce que le système d’archivage électronique ?
Définition et objectifs
Le Système d’Archivage Électronique (SAE) est une solution dédiée à la conservation sécurisée et pérenne des documents numériques. Sa fonction principale est d’assurer le stockage à long terme des informations dans un format qui garantit leur intégrité. Le SAE répond par ailleurs aux obligations légales de conservation des documents imposées aux entreprises par différentes réglementations.
Avantages
Le système d’archivage électronique garantit l’intégrité des documents archivés en empêchant toute altération une fois qu’ils sont stockés. Il assure la conformité légale de l’entreprise en respectant les normes en vigueur comme l’ISO 14641-1 et les exigences du RGPD.
Grâce à l’adoption de formats de documents standardisés et à la mise en place de procédures régulières de migration, le système assure la lisibilité et l’intégrité des documents sur plusieurs décennies, en s’adaptant aux évolutions technologiques.
De plus, il renforce considérablement la sécurisation des documents sensibles grâce à des techniques de chiffrement avancées et à une gestion rigoureuse des accès. Enfin, il offre une traçabilité complète de toutes les actions effectuées sur les documents, ce qui est primordial lors d’audits ou de litiges.
Usages typiques
Concrètement, un système d’archivage électronique est utilisé pour conserver tout document à forte valeur probante : contrats, factures, dossiers RH, bulletins de paie, dossiers médicaux, etc.
C’est également un outil essentiel dans la gestion des audits : il fournit rapidement des preuves juridiques fiables et horodatées en cas de contrôle. Autrement, le SAE assure l’archivage des déclarations fiscales et des bilans financiers. Ainsi, l’authenticité des documents est garantie et les entreprises sont assurées de respecter les durées légales de conservation.
Quelles sont les différences clés entre GED et archivage électronique
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Caractéristique |
GED |
SAE |
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Objectif |
Gestion active des documents : modification, partage, collaboration. Exemple : Gestion des factures ou des contrats en cours. |
Stockage en réponse aux besoins légaux, réglementaires ou historiques. Exemple : Obligation légale d’archivage des factures pour 10 ans. |
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Cycle de vie des documents |
Documents quotidiens, modifiables, partagés dans un flux d’informations continu. |
Documents finalisés, non modifiables, préservés pour garantir leur intégrité. |
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Durée de conservation |
Flexible et adaptée aux besoins opérationnels. Possibilité d’archivage ou de suppression selon les règles définies. |
Définie par les obligations légales et réglementaires Exemple : 10 ans pour les factures. |
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Sécurité et conformité |
Gestion granulaire des permissions d’accès. |
Infrastructure respectant des normes strictes (ISO 14641, RGPD) avec garantie d’intégrité et de non-modification des documents. |
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Coûts associés |
Dépendent du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités déployées et des types de licences proposés. |
Varient selon le volume de stockage et les garanties de conformité associées. |
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Usage |
Quotidien, collaboration active sur les documents courants. |
Stockage à long terme et préservation des documents à valeur légale ou historique. |
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Collaboration |
Conçu pour les documents « vivants » nécessitant modifications, annotations et travail collaboratif en temps réel. |
Conservation de documents « figés », inaltérables, qui serviront lors d’audits ou comme preuves légales. |
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Flexibilité |
Flexibilité et personnalisation adaptées aux processus métiers spécifiques de l’entreprise. |
Conformité légale et réglementaire à long terme garantie par des processus rigides. |
Pourquoi GED et SAE sont-ils complémentaires ?
Optimisation complète de la gestion documentaire
La gestion électronique des documents vise la phase active. Elle facilite les processus de création, de modification et de partage. Grâce à elle, les utilisateurs peuvent collaborer efficacement sur les documents au quotidien.
Le Système d’Archivage Électronique (SAE) intervient quant à lui dans la phase de conservation. Il assure le stockage sécurisé à long terme des documents ayant accompli leur cycle de vie actif, et garantit leur valeur probante, leur intégrité et leur accessibilité.
Prenons un exemple concret : une facture client. Votre logiciel GED intervient d’abord pour gérer sa création, sa validation et son envoi. Le document peut être modifié, annoté et partagé entre différents services (comptabilité, service client…). Une fois le traitement opérationnel terminé et le paiement effectué, le SAE prend le relais pour l’archiver selon les exigences légales de conservation des documents comptables (10 ans en l’espèce, selon l’article L123-22 du Code de commerce).
Cette complémentarité entre les deux systèmes assure donc une continuité dans la gestion documentaire des entreprises.
Amélioration de la productivité et réduction des coûts
La GED automatise les flux documentaires, réduisant considérablement les manipulations manuelles chronophages. Plus largement, on considère qu’un logiciel de GED permet de diminuer de 30% les coûts associés à la gestion des documents.
Le SAE contribue de son côté à un allègement des coûts liés au stockage du papier. En remplaçant les archives physiques par un système numérique, il réduit les besoins en espace, en matériel et en personnel. De même, la consultation d’un document archivé, qui pouvait prendre des heures, voire des jours avec un système papier, s’effectue en quelques secondes.
Ainsi, ces deux systèmes apportent des bénéfices économiques et de productivité dans leur domaine respectifs.
Sécurité et conformité réglementaire
La GED répond aussi à des enjeux de sécurité, elle se concentre sur la protection des documents sensibles pendant leur utilisation courante. Elle implémente un système de contrôle d’accès granulaire et une journalisation détaillée des actions, renforçant ainsi la sécurité et la traçabilité des documents. Ces mesures visent à éviter toute altération ou suppression accidentelle. Ces fonctionnalités garantissent l’intégrité des documents lors de leur utilisation quotidienne et assurent la traçabilité des modifications.
Le SAE est spécifiquement conçu pour respecter les normes et réglementations strictes en matière d’archivage électronique, telles que la norme ISO 14641, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ou encore la législation fiscale. Il met en œuvre des procédés d’archivage à valeur probante comme l’horodatage pour dater précisément chaque action, ou encore les empreintes numériques. De cette manière, un SAE garantit l’authenticité des documents sur le long terme ainsi que leur recevabilité juridique.
La complémentarité de ces deux outils assure une couverture complète des exigences de sécurité et de conformité, de la création du document jusqu’à la fin de sa durée légale de conservation.
Deux solutions indissociables
Finalement, c’est l’association de la GED et du SAE qui permet de couvrir efficacement toutes les étapes du cycle de vie des documents.
La GED assure une gestion dynamique et flexible des documents pendant leur cycle de vie actif. Le SAE prend ensuite le relais pour stocker, préserver et garantir l’intégrité des documents.
Envisager ces deux systèmes séparément reviendrait à créer une rupture dans la chaîne documentaire. Un document mal archivé pourrait perdre sa valeur probante et devenir inutilisable juridiquement. À l’inverse, une mauvaise gestion documentaire durant la phase de vie active aboutirait à des documents incomplets, mal répertoriés ou transmis hors délais.
Ainsi, les entreprises doivent aujourd’hui associer GED et SAE pour s’assurer une continuité parfaite entre la phase opérationnelle des documents et leur conservation à long terme. De cette façon, elles obtiennent une gestion documentaire efficiente, sécurisée et en conformité avec les exigences légales.
Bonnes pratiques pour une gestion documentaire efficace
Analyser les besoins de l’entreprise
Tout d’abord, vous devez identifier vos besoins documentaires. Les documents collaboratifs nécessitant des modifications régulières relèvent de la GED, et ceux dont l’intégrité doit être préservée d’un SAE. Pour aller plus loin dans l’analyse, il est conseillé de :
- Déterminer les durées de conservation légales de chaque type de document,
- Évaluer les volumes concernés et les fréquences de consultation,
- Identifier les circuits de validation dans le cycle de vie de vos documents.
Ce diagnostic vous garantira un déploiement des ces solutions parfaitement calibrées pour répondre à vos enjeux spécifiques.
Choisir des outils adaptés
L’interopérabilité entre le système de GED et de SAE conditionne directement l’efficacité globale de votre dispositif de gestion documentaire. Ainsi, les entreprises doivent :
- Sélectionner des solutions compatibles, idéalement du même éditeur,
- Vérifier la capacité des outils à gérer l’intégralité du cycle de vie documentaire,
- S’assurer que les solutions retenues sont conformes aux normes en vigueur (ISO 14641, NF Z42-013),
- Privilégier les solutions avec une expérience utilisateur fluide lors du transfert des documents de la GED vers le SAE.
Téléchargez la plaquette de GED Docuware
Former les équipes
L’appropriation des outils par vos équipes conditionne directement le retour sur investissement des solutions mises en place. Ainsi, il est recommandé de mettre en place une stratégie de formation comprenant :
- Des sessions de sensibilisation aux enjeux de gestion documentaire et d’archivage électronique,
- Des formations adaptées aux différents profils d’utilisateurs (administrateurs, contributeurs, consultants,…),
- Un accompagnement soutenu lors de la phase de déploiement.
Mettre en place des processus clairs
Vous devez également standardiser les circuits de validation et d’archivage pour optimiser le fonctionnement du dispositif. Il est conseillé d’établir un ensemble de règles pour :
- Formaliser des procédures précises pour chaque type de document,
- Définir clairement les critères de transfert d’un document de la GED vers le SAE,
- Établir une indexation cohérente entre les deux systèmes,
- Distinguer les documents à conserver de ceux pouvant être détruits,
- Mettre en place des mécanismes de contrôle réguliers pour vérifier le bon fonctionnement des processus.
Conclusion
Après avoir vu la définition d’une GED et d’un SAE, il est clair que ces deux logiciels forment l’ossature de toute gestion documentaire moderne.
D’un côté, la GED fluidifie les processus quotidiens en facilitant la création, la modification et le partage des documents. De l’autre, le SAE sécurise le patrimoine informationnel de l’entreprise en garantissant l’intégrité et la pérennité des documents archivés.
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