Le télétravail a pris une place importante dans le fonctionnement et l’organisation des entreprises depuis la pandémie, obligeant ces dernières à repenser leur manière de gérer l’information et les documents à distance. La question se pose alors : comment organiser, partager et sécuriser efficacement les documents en situation de mobilité ou de télétravail ?
La gestion électronique des documents (GED), offre une solution technologique permettant de numériser les documents papier, de les organiser, de faciliter leur partage, d’en assurer la sécurité et de les archiver. Grâce à des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique des caractères (OCR), la classification intelligente, des capacités de recherche avancées et la signature numérique, un logiciel de GED améliore la manière dont les entreprises gèrent leurs flux d’informations.
Les défis rencontrés dans un contexte de travail à distance
Le télétravail pose plusieurs problèmes, surtout avec l’informatique et la gestion des documents. La sécurité des données est un gros défi, car les réseaux à la maison sont souvent moins sûrs que ceux de l’entreprise. Les problèmes techniques, comme une mauvaise connexion Internet ou un matériel qui ne fonctionne pas, peuvent réduire la productivité. La gestion des documents est compliquée, avec des risques de perte de données, de confusion entre les versions des fichiers et des difficultés à partager les documents. La coordination et la collaboration sont aussi plus difficiles sans contact direct, ce qui nécessite de bons outils pour gérer les projets et communiquer.
La solution face à ces défis de travail à distance : un logiciel de GED
Centralisation des documents, accès facilité
Avec un logiciel de GED, les documents sont numérisés, bien rangés et gardés en sécurité en ligne. Ils sont accessibles à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Cela permet aux employés de travailler à distance facilement, en accédant, consultant et modifiant leurs documents de travail sans avoir besoin de se déplacer ou d’avoir les documents physiques sous la main.
Les fonctionnalités d’une GED permettent une meilleure collaboration sur les documents :
- Partage d’informations en temps réel
- Notifications basées sur le type de document
- Workflow de validation avec annotations
- Signature électronique
- Gestion des versions et révisions
Ces plateformes permettent à chaque employé d’accéder facilement aux informations dont ils ont besoin pour leur travail, tout en assurant la sécurité des données. Elles regroupent les applications de communication utilisées dans différents départements. Grâce à cette intégration, les employés peuvent partager des documents directement depuis ces outils, simplifiant ainsi leur travail. Ce système garde une trace de toutes les interactions et communications liées aux documents, ce qui améliore la transparence et la gestion des informations dans l’entreprise.
Collaboration et partage de documents en temps réel
Les équipes distantes peuvent travailler ensemble efficacement en accédant aux mêmes fichiers et en effectuant des modifications simultanées (factures, dossiers clients, bons de commande, etc.), c’est une collaboration en temps réel. Ainsi, la GED supprime les conflits de versions et garantit que tous travaillent sur la version la plus à jour d’un document. Cela assure l’utilisation de ressources à jour, améliore la productivité et réduit les risques d’erreurs, renforçant ainsi la qualité du travail de chaque membre de l’équipe.
Un logiciel de GED intègre des outils avancés de suivi des modifications et de commentaires. Les utilisateurs peuvent visualiser l’historique des modifications, savoir qui les a effectuées et quand. Les commentaires en temps réel permettent une discussion structurée et des retours instantanés, simplifiant la communication et améliorant la compréhension, même pour les équipes dispersées. Ces outils renforcent la transparence et la traçabilité du travail collaboratif.
Pour les équipes à distance, la coordination des tâches est essentielle pour garantir l’efficacité et la productivité. La gestion des flux de travail permet d’organiser les processus, les étapes de validation, les approbations et les délais, en impliquant les membres de l’équipe de manière synchronisée et cohérente.
Sécurité et confidentialité des informations
Les solutions GED utilisent des protocoles de cybersécurité avancés comme l’authentification à deux facteurs, la surveillance des journaux d’activité et les politiques de contrôle d’accès. Ces mesures garantissent que chaque information est stockée et transmise en toute sécurité, minimisant les risques pour la confidentialité.
Elle propose le chiffrement des données pour garantir leur confidentialité. Cela rend les informations illisibles sans la clé appropriée, limitant les risques d’accès non autorisé et de vol de données, même dans un environnement de travail distant.
Avec la solution GED, seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles. Les administrateurs peuvent définir des rôles et des autorisations spécifiques pour chaque employé en fonction de ses besoins et de ses missions. Si les adresses IP des collaborateurs sont fixes, elles peuvent être déclarées sûres grâce à une restriction d’accès.
Le verrouillage des fichiers empêche le téléchargement de documents confidentiels en dehors du réseau de l’entreprise. Ces mesures protègent les documents sensibles et aident l’entreprise à respecter les normes de protection des données personnelles et confidentielles.
Diminution des coûts et optimisation des processus
La GED réduit les coûts de gestion documentaire et améliore les processus associés. Elle économise sur les frais de papier, d’impression, de stockage et de destruction des documents papier. En automatisant des processus comme la validation, la facturation et la signature électronique, elle augmente la productivité, améliore la qualité et assure une meilleure traçabilité des dossiers.
Implémentation de la GED au sein de ses équipes
Pour évaluer vos besoins et choisir une solution de logiciel de GED appropriée, commencez par analyser vos besoins en gestion documentaire. Identifiez les types de documents à traiter, tels que les factures, contrats et devis. Quantifiez le volume de documents, en considérant leur nombre, taille et fréquence d’utilisation. Définissez les processus à automatiser, comme la validation, la signature et l’archivage. Assurez-vous que la solution choisie respecte les normes de sécurité (cryptage, droits d’accès) et de conformité (réglementations). Enfin, considérez les besoins spécifiques de vos équipes en télétravail, notamment en matière de mobilité, de collaboration interne en entreprise et de cocréation.
Sur cette base, comparez les solutions GED disponibles sur le marché. Examinez leurs fonctionnalités, l’ergonomie, les coûts, le service client, etc. Utilisez les démonstrations et essais gratuits pour évaluer leur pertinence avant de faire un choix définitif.
Pour plus d’information sur les étapes de votre projet de GED :
Projet GED : Etapes, Conseils et Subtilités
Formation des employés et bonnes pratiques
La réussite de l’intégration d’un logiciel de GED repose sur la formation et l’accompagnement de vos équipes. Assurez-vous qu’ils comprennent les avantages et maîtrisent les fonctionnalités de la GED. Organisez des formations adaptées, en ligne ou en présentiel, et fournissez des ressources comme des manuels, tutoriels ou FAQ.
Communiquez clairement les bonnes pratiques :
- Numérisation systématique des documents dès leur réception ou création.
- Classement méthodique uniforme pour faciliter la recherche et l’accès.
- Utilisation des mots-clés et métadonnées pour optimiser la recherche et le partage.
- Politiques d’accès et de confidentialité pour chaque document.
- Automatisation des flux avec des workflow et signatures électroniques pour automatiser les processus documentaires.
- Archivage conforme selon les durées légales de conservation.
- Élimination des fichiers qui ne sont plus nécessaires pour éviter l’encombrement.
Monitoring et ajustement de la solution
La phase finale de l’intégration de la GED implique une évaluation régulière de son efficacité. Mesurez son impact sur la productivité et la satisfaction des collaborateurs en télétravail. Recueillez leurs impressions et suggestions via des enquêtes ou interviews.
Conclusion
La gestion électronique des documents (GED) et le télétravail ont permis de faire évoluer les méthodes de travail. Aujourd’hui, il est possible de gérer les documents efficacement, même à distance. Les avantages incluent un accès simplifié aux documents, la possibilité de collaborer et de partager instantanément, ainsi qu’une sécurité et une conformité élevées. Toutefois, pour que le télétravail soit pleinement efficace, il faut adopter une bonne stratégie de dématérialisation des informations. Il est impératif de définir vos besoins, de choisir la solution la plus adaptée, de former vos employés et d’ajuster en fonction des retours.
La GED DocuWare est une solution de GED performante et intuitive. Disponible en Cloud ou on premise elle facilite l’accès, la gestion et le partage de vos dossiers où que vous soyez et offre des fonctionnalités avancées de sécurité et de conformité, garantissant la protection de vos informations sensibles. Notamment avec sa signature électronique qui vous permet de signer vos documents en ligne de manière sécurisée et légale. Avec DocuWare, vous pouvez améliorer la collaboration entre vos équipes et optimiser vos processus de travail, même en télétravail. Pour plus d’informations sur DocuWare.
C’est à vous de mettre en place une bonne stratégie pour votre entreprise !
FAQ sur la GED
Qu’est-ce qu’un système de GED ?
Un système de Gestion Électronique de Documents est une solution informatique conçue pour faciliter la gestion des documents d’une entreprise de manière digitale. Ce système englobe la création, le stockage sécurisé, l’indexation précise, la recherche rapide, la diffusion efficace et, en fin de cycle, la destruction des documents numériques.
Quelles sont les 4 étapes de la GED ?
Elle s’articule autour de quatre étapes clés : l’acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion. Ce processus complet assure la transition fluide des documents depuis leur création jusqu’à leur partage, tout en passant par leur organisation et conservation dans un environnement numérique.
Quelles sont les limites d’une GED ?
Implémenter cette solution comporte des défis, notamment en termes d’investissement technique et financier requis. Un système efficace nécessite des outils informatiques avancés et un serveur internet sécurisé, ainsi qu’une gestion organisée des documents pour prévenir les risques liés à la sécurité des données.
Quels sont les inconvénients de la GED ?
Les inconvénients liés à l’adoption d’une GED incluent la nécessité d’investir du temps en formation pour les collaborateurs, pour une prise en main efficace du système et l’adoption des bonnes pratiques de classement. Il est également indispensable de disposer d’un équipement informatique adéquat pour la numérisation, le stockage et la protection des documents. Il faut également mettre en place des mesures de sécurité pour contrer les risques de fraude et de perte de données, assurant ainsi une protection contre les accès non autorisés, les logiciels malveillants, les pannes informatiques et les cyberattaques.
