Les entreprises génèrent des quantités massives de documents chaque jour et leur gestion est essentielle pour maintenir une organisation fluide. Cependant, l’utilisation de plusieurs outils pour les gérer, les classer et les partager est fastidieuse.
La solution idéale pour centraliser et classer tous vos documents est la GED (Gestion électronique de documents). La plupart des autres outils sur le marché sont souvent inadaptés à une gestion documentaire efficace. Ceux-ci ont des limites. Le choix d’une GED permet de remplacer l’intégralité des outils de gestion de documents existants.
Les outils de classement des documents
Quels sont les outils de classement disponibles sur le marché ? Quels sont leurs avantages et leurs limites ? De nombreuses entreprises utilisent plusieurs outils de classement des documents. Malheureusement, la plupart du temps, ces solutions sont peu adaptées à la gestion documentaire.
Le drive, un outil de classement en ligne
Le drive est une solution utilisée par de nombreuses entreprises. Certes, Google Drive ou OneDrive sont extrêmement simples à utiliser. Toutefois, ils ne permettent pas de répondre aux défis de la gestion des documents.
Ces drives ne peuvent stocker qu’une quantité limitée de documents vite atteinte. Ils ne supportent pas les fichiers les plus volumineux. Ils n’offrent qu’un système de classement assez superficiel en dossiers, sous-dossiers et fichiers. Il n’y a pas de possibilité de recherche avancée. Une organisation qui entraîne rapidement la perte d’un fichier mal classé.
L’arborescence Windows
Le même problème se pose avec l’utilisation de l’arborescence Windows. Elle implique que l’utilisateur classe manuellement les fichiers. De plus, le disque dur limite la capacité de stockage et nécessite de mettre certains documents sur d’autres plateformes pour les partager et collaborer sur ces derniers.
Si elle peut convenir au poste de travail d’un utilisateur pour ses documents personnels, elle n’est pas adaptée à une gestion globale des données. Elle n’offre pas non plus de garanties de sécurité.
Sharepoint, une plateforme collaborative
Si Sharepoint est populaire, c’est sans doute parce que ce logiciel facilite le travail collaboratif. En effet, cette plateforme est une forme d’intranet social. Les collaborateurs y déposent des fichiers sur lesquels ils peuvent travailler ensemble ou partager des documents avec leurs collègues. Pourtant, Sharepoint n’est pas une GED.
Or, certaines entreprises l’utilisent comme telle et en perçoivent rapidement les limites :
- Des difficultés à retrouver les fichiers avec une capacité de recherche avancée peu efficace ;
- Des automatisations simplistes ;
- Une gestion de différentes versions des documents difficile ;
- Une sécurité basique qui ne convient pas aux grands groupes ou aux PME.
La GED
La GED est le seul outil qui assure une gestion documentaire centralisée. Ce logiciel permet de dématérialiser les documents papier et de les intégrer à un système de classement optimisé avec les fichiers numériques. Il intègre toutes les étapes du cycle de vie des documents en assurant leur acquisition via différentes sources : e-mails, outils métiers, etc.
Les automatisations mises en place limitent les tâches humaines redondantes et les erreurs. L’indexation est optimale pour une consultation rapide des fichiers grâce à une capacité de recherche très avancée. La GED assure la sécurité des données. La structure du classement est souple et s’adapte à votre activité.
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Pourquoi ne faut-il pas multiplier les outils de classements de documents ?
Comme nous venons de le voir, seule une GED permet une véritable gestion documentaire centralisée. De nombreuses frustrations sont liées à l’utilisation de plusieurs outils simultanément. Généralement, l’utilisation de Windows ou de Sharepoint est souvent complétée par un drive. Le classement des fichiers est rendu difficile par cet éparpillement.
En outre, pour retrouver un document, il faut savoir dans quel outil il est rangé. Ce qui n’est pas sans poser de problème. Selon une étude de 2017, les collaborateurs passeraient environ 2, 5 heures par jour à la recherche d’informations et de documents ! Cela entraîne aussi une perte de productivité. Et une perte de certains fichiers !
Il est donc essentiel d’utiliser un seul outil de classement des documents et de respecter les bonnes pratiques pour les retrouver facilement.
Les bonnes pratiques pour le nommage et le plan de classement des documents
Optimiser le classement des documents est un enjeu important pour les entreprises. Ainsi, la perte des fichiers est limitée tout comme la perte de temps et de ressources.
Les règles de base pour nommer les documents
- Le nom du fichier doit être court et explicite ;
- Les accents, les espaces et les caractères spéciaux sont à éviter ;
- Les articles ou mots de liaison sont à exclure ;
- La date doit correspondre à ce format : AAAAMMJJ ;
- En cas de versions différentes d’un même fichier, le numéro de la version doit être indiqué dans le titre de chaque version du fichier.
La structure arborescente idéale pour organiser les documents
Créer une arborescence, c’est imaginer un ensemble de dossiers et de sous-dossiers cohérent. Il s’agit alors d’une structure qui comporte une hiérarchisation en cascade. Ce plan de classement permet d’uniformiser les pratiques en entreprise et de retrouver plus facilement les fichiers.
Ce guide permet d’identifier les différentes typologies de documents et de faire émerger des grandes catégories. Celles-ci constituent les dossiers principaux. Puis, le classement des sous-dossiers dans ces catégories peut être assuré de diverses manières : chronologique, alphabétique, sectoriel, thématique, etc.
Le grand avantage de la GED, c’est qu’elle offre la possibilité d’un classement des documents par métadonnées. Le problème posé par une arborescence classique en cascade est que l’imbrication multiple des dossiers peut ne pas faciliter la consultation des fichiers. L’utilisation des métadonnées simplifie la recherche.
Comment assurer la continuité du plan de classement ?
Le plan de classement peut être mis à mal par des manquements des collaborateurs. Cela peut être des fichiers oubliés ou mal classés. Grâce à la mise en place de workflows, l’intégration des documents ne pose plus de problème. Des alertes peuvent être intégrées pour indiquer quelles actions manuelles sont à réaliser. Les automatisations collent parfaitement aux process de l’entreprise et aident à pérenniser le classement des documents.
Exemple d’utilisation de la GED pour le classement des documents
Voici un exemple d’utilisation de la GED avec la solution DocuWare mise en place par Dimo Démat.
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La Mutualité Française Comtoise
La Mutualité Comtoise compte 900 salariés. Elle gère des magasins mutualistes, des centres d’audition, de santé dentaire ainsi que des EHPAD et un HAD.
L’entreprise faisait face à une perte de documents due à une organisation basée sur de nombreux documents papier. L’utilisation de fiches navettes n’apportait aucune fluidité pour suivre les processus de validation. L’entreprise souhaitait aussi tendre vers le zéro papier.
Après la mise en place de la GED, la Mutualité Française Comtoise constate de nombreux bénéfices :
- La fluidité et la traçabilité des documents et des process ;
- Un gain de temps sur le traitement de la facturation ;
- Une réduction drastique de l’usage du papier ;
- Une grande facilité à retrouver les documents indexés dans le logiciel GED.
Conclusion
La GED est la solution à tous les problèmes de gestion de documents. Elle offre des fonctionnalités avancées pour gérer efficacement les fichiers d’entreprise. Il s’agit de la meilleure alternative aux divers outils de classement de documents sur le marché.
Grâce à ce logiciel, les entreprises n’ont plus à jongler avec plusieurs outils de gestion simultanément. Le respect des bonnes pratiques de nommage et de classement des documents est important pour maximiser les avantages de la GED.
Le cas client DocuWare présenté illustre les avantages concrets de la GED.
Quel logiciel pour classer ses documents ?
Si une entreprise peut recourir à Google Drive, OneDrive, Sharepoint ou Windows, ces outils sont limités pour la gestion documentaire. De plus, ils sont souvent utilisés conjointement, ce qui ne permet pas une gestion centralisée. La solution idéale est un logiciel GED qui permet de classer tous les documents sur un seul outil.
Comment faire un classement des documents efficaces ?
Il faut réaliser un plan de classement. Le nommage des documents et le choix de la structure arborescente sont déterminants pour assurer un classement efficace et retrouver les fichiers facilement.
Qu’est-ce qu’un outil de classement ?
Aujourd’hui, avec la nécessité de la dématérialisation, les principaux outils de classement sont numériques. Ces derniers permettent de numériser, stocker, classer et archiver des fichiers. Ces outils peuvent être des dossiers sur le cloud, des arborescences sur ordinateur ou des logiciels comme la GED.
