La GED (Gestion Électronique des Documents), est bien plus qu’un simple coffre-fort numérique. Elle permet de structurer, sécuriser et partager facilement les documents d’une entreprise. Mais pour qu’elle soit vraiment efficace et booste la productivité, elle doit s’intégrer naturellement aux outils que vous utilisez déjà : ERP, CRM, messagerie, gestion de projet…
Lorsqu’une GED s’imbrique parfaitement dans votre environnement de travail, elle devient un véritable moteur d’efficacité. Fini les doublons, les fichiers éparpillés et les recherches interminables, les bonnes informations sont accessibles en un clic, là où vous en avez besoin
Résultat : moins d’erreurs, plus de fluidité et une collaboration optimisée.. De plus l’automatisation des processus permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de fluidifier la collaboration entre équipes. Autre atout de taille : la sécurité et la conformité des données sont renforcées, garantissant un respect optimal des réglementations comme le RGPD.
Mais concrètement, comment une GED peut-elle s’intégrer à vos outils pour transformer votre gestion documentaire ?
Comprendre les différents mécanismes GED-ERP
Choisir un logiciel de GED intégré aux systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) va s’appuie sur différents mécanismes. Ces derniers, comme la ged facilitent la création de passerelles entre les logiciels, permettant ainsi l’échange de données et la synchronisation des processus de manière efficace. Nous examinerons ici trois principaux types de mécanismes : les API, les connecteurs prédéfinis et les plates-formes d’intégration en tant que service (iPaaS).
L’utilisation des API pour une intégration transparente
Les Interfaces de Programmation d’Applications (API) permettent à différentes applications de communiquer entre elles. Elles établissent les normes pour l’échange de données et définissent les fonctionnalités accessibles. Grâce aux API, la connexion de la GED aux ERP se fait de manière transparente, assurant une compatibilité optimale sans nécessiter de modifications majeures. De plus, les API offrent la possibilité de personnaliser l’intégration selon les besoins uniques de chaque organisation. À titre d’exemple, l’API de DocuWare facilite la mise en place de la GED avec plus de 500 solutions ERP, CRM, SIRH, entre autres.
Les connecteurs prédéfinis : une solution clé en main
Les connecteurs prédéfinis sont des modules spécialement conçus pour simplifier l’intégration de la GED avec certains ERP. Développés soit par les fournisseurs de solutions soit par des partenaires, ils proposent une approche clé en main, évitant ainsi le besoin de développements sur mesure. Ces connecteurs offrent des fonctionnalités déjà configurées, telles que la synchronisation des données, la recherche documentaire ou l’automatisation des processus. Par exemple, DocuWare met à disposition des connecteurs prédéfinis pour faciliter l’intégration de la GED avec des ERP tels que Sage, SAP, Outlook, ou SharePoint.
Les plates-formes d’intégration en tant que service (iPaaS) pour une connectivité flexible
Les iPaaS sont des services cloud conçus pour relier des applications diverses, y compris la GED et les ERP. Elles offrent une connectivité adaptable aux différents formats et protocoles de données, tout en prenant en charge la gestion intégrale de l’intégration, garantissant sécurité, fiabilité et performance. Ces solutions sont évolutives, capables de gérer un large éventail d’applications et de volumes de données.
Les avantages clés de l’intégration d’une GED à votre ERP :
Intégrer une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) à votre système ERP permet de nombreux avantages pour optimiser la gestion documentaire et les processus opérationnels. Voici les principaux bénéfices de cette synergie :
1. Un accès centralisé et sécurisé aux documents
L’intégration de la GED à l’ERP permet de stocker et d’organiser tous les documents en un seul endroit, ce qui permet ainsi un accès rapide et structuré à l’information. Cette centralisation évite la dispersion des fichiers et limite les risques d’erreurs ou de pertes de données. De plus, les droits d’accès peuvent être définis selon les profils des utilisateurs, renforçant ainsi la sécurité et la conformité des documents.
2. Une automatisation des tâches administratives
Grâce à la GED, de nombreux processus documentaires peuvent être automatisés, réduisant ainsi la charge de travail liée aux tâches répétitives. Par exemple, les factures fournisseurs peuvent être capturées, indexées et directement intégrées dans l’ERP, simplifiant leur validation et leur archivage. Comparaison entre un système d’archivage électronique et une GED. Cette automatisation permet d’accélérer les workflows et de réduire les délais de traitement.
3. Une interface personnalisée pour une meilleure ergonomie
L’intégration de la GED permet aux utilisateurs d’accéder directement aux documents depuis leur interface ERP, sans avoir à naviguer entre plusieurs applications. Grâce à des tableaux de bord interactifs et personnalisables, chaque collaborateur peut retrouver rapidement les informations qui lui sont essentielles, améliorant ainsi son efficacité et son confort de travail.
4. Des fonctionnalités avancées pour optimiser la gestion documentaire
En plus du stockage et du classement des documents, la GED propose des outils avancés tels que la reconnaissance automatique des caractères (OCR), la signature électronique et la gestion des cycles de validation. Ces fonctionnalités renforcent la traçabilité des documents et garantissent leur conformité réglementaire, notamment en matière de protection des données.
5. Une collaboration améliorée et une productivité accrue
L’intégration d’une GED et d’un ERP favorise le partage d’informations en temps réel entre les différents services de l’entreprise. Cette connexion réduit les échanges de documents par email, limite les doublons et assure une meilleure coordination entre les équipes. En automatisant certaines tâches et en facilitant l’accès aux informations, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
4 étapes clés pour une bonne intégration
La fusion de l’ERP et la GED, soit la combinaison d’une gestion électronique documents (GED) avec un logiciel ERP, est une démarche stratégique. Vous devrez envisager une solution GED qui soit en harmonie avec le système ERP existant, les processus internes, ainsi que les besoins de la gestion des documents au sein de votre organisation.
1/ Évaluation des besoins et planification de l’intégration
Commencez par évaluer précisément vos besoins et fixer les objectifs de cette intégration. Quels types de documents souhaitez-vous administrer via la GED ? Quels processus d’affaires envisagez-vous d’optimiser grâce à l’ERP ? Quels bénéfices attendez-vous de cette intégration ? Répondre à ces questions vous aidera à délimiter le champ d’action, le budget et les indicateurs de performance à surveiller. Vous devez identifier les principaux intervenants du projet, incluant les utilisateurs finaux, les responsables de département, les fournisseurs de solutions et les consultants externes. La planification doit ensuite se concentrer sur l’établissement d’un calendrier des tâches, en tenant compte des limites techniques et organisationnelles. Pour cela vous devez réaliser votre cahier des charges.
2/ Choisir la bonne approche d’intégration
La sélection de la méthode la plus adaptée à vos exigences et ressources constitue la deuxième étape. Il existe diverses approches, telles que l’utilisation d’API, de connecteurs standards ou de plateformes d’intégration en tant que service (iPaaS). Chaque option a ses propres avantages et inconvénients en termes de coût, de complexité, de personnalisation et de maintenance. Comparez-les soigneusement et optez pour celle qui répond le mieux à vos attentes. N’hésitez pas à solliciter l’avis et le soutien des intégrateurs ou éditeurs de solutions ou de partenaires spécialisés pour faire le meilleur choix.
3/ Test et mise en œuvre de l’intégration
Cette troisième phase implique de tester et d’implémenter l’intégration. Il s’agit de s’assurer que tout fonctionne comme prévu, conformément aux spécifications techniques et fonctionnelles établies. Des tests unitaires, vérifiant la performance de chaque composant de l’intégration, tels que la synchronisation des données et l’automatisation des flux de travail, sont nécessaires. Il est également important de réaliser des tests globaux, simulant des situations d’utilisation réelles. Si les résultats des tests sont positifs, l’intégration peut être déployée en production, en suivant les meilleures pratiques de déploiement.
4/ Formation des utilisateurs et suivie post-intégration
La dernière étape consiste à former les utilisateurs et à effectuer un suivi après l’intégration. Il est essentiel de s’assurer que les utilisateurs comprennent et exploitent pleinement les nouvelles fonctionnalités introduites. Des sessions de formation adaptées à leur rôle et expertise, accompagnées de matériel pédagogique varié, sont recommandées. Un suivi post-intégration est également indispensable pour évaluer les performances, recueillir les retours des utilisateurs, identifier les améliorations possibles et corriger les anomalies. Enfin, une maintenance régulière est indispensable pour assurer la fiabilité et la durabilité.
Les défis et solutions courants dans l’intégration GED-ERP
La mise en place de la gestion électronique des documents (GED) avec les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) peut être complexe, mais surmontable en anticipant et résolvant les principaux défis. Tout d’abord, il faut gérer les résistances au changement organisationnel en impliquant les employés dès le début, en les informant sur les objectifs et avantages, en les rassurant avec des formations adaptées et en valorisant leurs efforts et réussites. Ensuite, les défis techniques comme la compatibilité, la performance et la sécurité doivent être abordés en choisissant des solutions adaptées aux besoins de l’entreprise, conformes aux normes du marché, et sécurisées par des protocoles de cryptage, des pare-feux et des antivirus. Enfin, la qualité et la cohérence des données doivent être assurées par des règles de gestion précises, des outils de vérification pour prévenir les erreurs et une traçabilité des données pour un historique précis. En suivant ces recommandations, l’intégration GED-ERP peut devenir un atout majeur pour votre entreprise.
Études de cas : intégration réussie de la GED DocuWare avec des ERP variés
Intégration de la GED et SAP
SAP, un ERP polyvalent, soutient une gamme étendue de fonctions telles que la finance, la logistique, la production et les ressources humaines. Avec SAP, gérez les informations critiques de votre entreprise. Cela génère de nombreux documents soumis à des réglementations légales. Archivés dans DocuWare, ils deviennent infalsifiables et prêts pour l’audit, tout en restant accessibles dans SAP. Un clic permet d’afficher une facture liée à un enregistrement SAP grâce à des identifiants uniques comme les codes-barres ou SAP DocID. Choisissez l’armoire DocuWare dans SAP via le répertoire de contenus. Chaque répertoire SAP est mappé à une armoire DocuWare pour une gestion organisée. Elle s’utilise dans un navigateur web sans installation nécessaire.
DocuWare s’intègre parfaitement aux environnements PGI existants. Cette intégration concerne les documents entrants et sortants de SAP, supportant diverses stratégies de classement comme le préarchivage et postarchivage. Par exemple, en préarchivage, une facture est d’abord archivée dans DocuWare puis enregistrée dans SAP, et inversement en post-archivage.
L’adoption de la GED avec SAP, illustrée par l’exemple de Hilpertshauser AG, fournisseur pour l’industrie du bois, a intégré la solution DocuWare Cloud avec SAP Business One en 2017. Cela a permis d’optimiser la gestion documentaire en numérisant les commandes, bons de livraison et factures. Les documents sont scannés, indexés et archivés centralement, facilitant l’accès et le traitement des informations. Cette intégration a amélioré l’efficacité administrative, la traçabilité des commandes et réduit les tâches chronophages liées à la gestion papier, tout en garantissant une interface fluide avec SAP.
La synergie entre la GED et Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics, connu pour ses modules de gestion financière, commerciale, de relation client et de gestion de projet, s’intègre parfaitement avec la GED. Bouygues Construction, un leader du BTP, en est un parfait exemple avec l’intégration de DocuWare à son ERP Microsoft Dynamics, améliorant ainsi la gestion de projet par une meilleure accessibilité, partage et validation des documents.
De plus, cette intégration renforce la sécurité et l’archivage des documents juridiques chez Bouygues Construction.
Exemples d’intégrations réussies dans divers secteurs d’activité
L’intégration de la GED aux ERP s’adapte à divers secteurs, répondant spécifiquement aux besoins de chaque entreprise. Voici des exemples marquants :
- Industrie : Saarstahl Ascoval a décidé de dématérialiser ses 8000 factures entrantes avec DocuWare et de les intégrer dans SAP pour améliorer la productivité et soutenir le développement durable.
- Commerce : Agrar-Markt Deppe a adopté DocuWare, un système de gestion documentaire cloud, pour améliorer la rapidité, la transparence et la sécurité de ses processus. Intégré à l’ERP AMS Arista, il permet l’archivage sécurisé des factures sortantes en un clic.
- Batiment : GFT Façades SA intègre la solution DocuWare dans l’ERP MyFactory pour améliorer le contrôle des factures.
Étude de cas chez Air France
France Air, une entité fondatrice du groupe Airvance, a entrepris la dématérialisation de ses flux entrants, incluant factures et bons de commande, dans le cadre d’un projet de digitalisation mené par Bertrand Brat, responsable des projets applicatifs du Groupe Airvance. Le groupe Airvance, né début 2020 de la fusion de France Air avec la branche traitement d’air du groupe anglais SIG, regroupe aujourd’hui 20 sociétés présentes dans 13 pays, comptant 1 800 collaborateurs et générant environ 500 millions d’euros de chiffre d’affaires.
Pour répondre aux défis de digitalisation, France Air a intégré DocuWare pour la gestion électronique des documents (GED). Bertrand Brat souligne que cette initiative a permis une meilleure traçabilité, une efficacité accrue, des gains de temps significatifs et la réduction de l’utilisation de papier.
Les équipes ont rapidement adopté ces outils web, permettant une communication fluide entre les messageries, les plug-ins d’intégration et l’ERP. Les opérateurs peuvent ainsi facilement naviguer entre la messagerie, DocuWare et l’ERP. France Air traite désormais entre 600 et 700 bons de commande par jour.
Depuis 2005, France Air utilisait une solution de GED externe pour stocker les éditions de factures et bons de livraison, fonctionnant sur des systèmes AS400 maintenus au fil des migrations d’ERP. Le projet de dématérialisation, lancé en septembre 2018, s’est déroulé sur trois mois, incluant installation, paramétrages, tests et formations. Les interfaces entre DocuWare et l’ERP sont fluides, avec quelques ajustements de workflows pour améliorer la validation et la traçabilité, qui étaient moins pointues avec les échanges par mail.
En conclusion, la dématérialisation des processus chez France Air grâce à l’intégration de DocuWare avec l’ERP a conduit à des améliorations notables en termes de traçabilité, efficacité, et réduction de l’utilisation de paper.
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Envie de voir DocuWare en action visionnez notre démo flash ci-dessous. Notez bien que la solution de GED DocuWare est disponible en Cloud et on premise.
Conclusion
La GED intégrée aux systèmes ERP représente une stratégie clé pour optimiser la gestion documentaire et les processus opérationnels des entreprises. Cette centralisation des données améliore la collaboration, l’efficacité et la sécurité, tout en réduisant les erreurs et les coûts. Grâce à des mécanismes comme les API, les connecteurs prédéfinis et les iPaaS, l’intégration se fait de manière fluide. Les exemples de diverses entreprises montrent que cette union renforce la productivité et la conformité. Envisagez d’adopter ces technologies pour transformer vos processus métier et rester compétitif dans l’ère numérique.
