Un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents) est un outil incontournable pour centraliser et organiser toutes les informations de l’entreprise. Grâce à cette solution, la gestion des documents numériques et papier est optimisée à chaque étape de leur cycle de vie, de la création à l’archivage. Utiliser une GED en entreprise permet non seulement d’améliorer la productivité, mais aussi de renforcer la sécurité des informations. Dans cet article, découvrez les avantages d’une GED pour votre entreprise et ce qui la distingue des autres solutions de gestion documentaire.
Les défis des outils traditionnels de gestion documentaire
Avant l’adoption d’une solution de GED, de nombreuses entreprises utilisaient des méthodes traditionnelles pour gérer leurs documents : classeurs physiques, stockage sur des serveurs internes ou même des solutions de cloud non spécialisées. Ces pratiques posent souvent des problèmes de traçabilité, de sécurité et d’accès. En savoir plus sur les différences entre un logiciel on premise et Cloud.
Une enquête récente menée auprès d’entreprises équipées d’un logiciel GED révèle que 77 % des entreprises ont adopté cette solution pour améliorer la traçabilité de leurs documents, soulignant ainsi les lacunes des outils traditionnels. Parmi ces lacunes, on retrouve les pertes de documents, le manque de visibilité sur l’information, et l’impossibilité d’accéder aux fichiers en déplacement ou en télétravail. Pour de nombreuses entreprises, ces inefficacités nuisent à la productivité et engendrent des coûts supplémentaires.
Même si 54 % des entreprises disposent d’outils de gestion de documents, 50 % des professionnels admettent avoir des difficultés à retrouver rapidement les informations nécessaires à cause de métadonnées mal configurées ou d’une organisation inefficace. Par conséquent, 84 % des entreprises envisagent de passer à une solution de GED capable de centraliser les informations et d’optimiser leur gestion documentaire.
Notre étude révèle que les principales motivations pour adopter une solution GED incluent la traçabilité (première raison), le gain de temps et la productivité (66 %), la sécurisation et le contrôle des accès aux documents (52 %), ainsi que la réduction des coûts (45 %). Ces bénéfices font de la GED un atout majeur, notamment pour les services des ressources humaines et d’autres fonctions critiques en entreprise.
Les entreprises qui n’ont pas encore mis en place de solution GED utilisent généralement plusieurs outils pour gérer leurs documents, ce qui entraîne :
- Une dispersion des informations sur différents supports, rendant leur accès plus complexe.
- Des recherches de données chronophages et inefficaces.
- Des failles de sécurité potentiellement coûteuses.
Quels sont les bénéfices à la mise en place d’une GED ?
Optimisation des flux documentaires
Les documents d’une entreprise proviennent de multiples sources : e-mails, dossiers électroniques, courriers papier, rapports internes, etc. Une solution de GED permet d’automatiser l’acquisition, le tri et le classement de ces documents, ce qui fluidifie la gestion documentaire. Les flux de travail deviennent plus harmonieux et les processus plus transparents, ce qui permet de gagner en productivité.
Selon un sondage, 63 % des entreprises utilisant une GED ont constaté une meilleure traçabilité des documents, tandis que 56 % d’entre elles ont observé une circulation plus fluide de l’information. Un exemple concret est celui de l’industrie logistique, où la gestion efficace des bons de commande, factures, et autres documents administratifs est cruciale pour maintenir les délais et garantir la satisfaction client. Une GED bien paramétrée permet d’automatiser ces processus et de suivre chaque document du début à la fin.
Gain de temps et productivité
La recherche de documents peut être une tâche chronophage si elle n’est pas automatisée. Une GED bien implémentée permet de gagner un temps précieux, réduisant le temps de recherche à quelques secondes grâce à des fonctionnalités de recherche avancée basées sur des métadonnées. 66 % des entreprises utilisant une GED ont cité l’augmentation de la productivité comme un bénéfice clé. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée au lieu de passer du temps à chercher des documents égarés ou mal classés.
Réduction des risques et contrôle des accès
La sécurité des documents est un enjeu majeur pour les entreprises, en particulier celles qui manipulent des données sensibles, comme les informations personnelles de clients ou de collaborateurs. Un logiciel GED permet de contrôler l’accès aux documents en attribuant des droits spécifiques à chaque utilisateur, garantissant ainsi que seuls les employés autorisés peuvent consulter ou modifier certains fichiers. Cela est particulièrement utile pour les secteurs sensibles tels que la finance, la santé ou encore le secteur juridique.
Grâce à ce niveau de sécurité, 52 % des entreprises ont souligné une réduction notable des risques liés aux fuites de données. En cas d’audit ou de contrôle, la possibilité de retracer qui a accédé à quel document à quel moment est un avantage crucial pour prouver la conformité réglementaire et éviter de lourdes sanctions.
Amélioration des conditions de travail
Les employés qui utilisent une solution GED bénéficient de meilleures conditions de travail. Ils passent moins de temps à rechercher des informations et plus de temps à effectuer des tâches stratégiques. Cette amélioration se traduit également par une réduction des délais de traitement des opérations quotidiennes, un atout précieux pour la compétitivité de l’entreprise. Les équipes peuvent collaborer plus facilement, échanger des documents en toute sécurité, et suivre l’avancement des projets sans frictions.
Engagement vers le développement durable
À l’heure où la transition digitale et les préoccupations environnementales occupent une place centrale, adopter une GED s’inscrit dans une démarche de développement durable. En dématérialisant les documents et en réduisant la consommation de papier, les entreprises minimisent leur empreinte écologique. Cela permet de réduire le volume de déchets et de participer activement à la préservation des ressources naturelles.
En 2023, une étude a montré que les entreprises utilisant des solutions de GED ont réduit leur consommation de papier de 40 % en moyenne, ce qui représente un gain économique direct et un impact environnemental positif.
Comparaison : GED vs autres outils de gestion documentaire
Il existe plusieurs solutions alternatives à la GED, comme SharePoint, les systèmes de fichiers Windows ou les plateformes de stockage cloud (OneDrive, Google Drive, Dropbox). Cependant, ces outils ne sont pas spécifiquement conçus pour la gestion documentaire d’entreprise :
- SharePoint est avant tout un outil collaboratif et intranet. Bien qu’il puisse stocker des documents, il n’offre pas la même fluidité ni les fonctionnalités avancées de gestion documentaire d’une GED.
- Les systèmes de fichiers Windows sont limités en matière de sécurité et de structure. Le manque d’automatisation et la difficulté à retrouver des informations rendent leur utilisation peu pratique.
- Les plateformes de stockage cloud offrent un stockage facile, mais elles manquent de fonctionnalités de classement automatisé et de sécurité avancée. La gestion documentaire peut s’avérer fastidieuse et peu fiable pour des entreprises nécessitant un contrôle strict des documents.
Enfin, les plateformes collaboratives comme Asana, Workplace ou eXo Plateforme visent principalement à connecter les équipes et faciliter les échanges, mais elles ne sont pas adaptées pour une gestion documentaire complète et sécurisée. Seul un logiciel GED d’entreprise offre la possibilité de construire une véritable démarche documentaire qui va de l’acquisition électronique des fichiers à leur archivage.
Pour vous aider dans le choix de votre solution et mettre en évidences les différences entre solutions, nous vous proposons un modèle de tableau comparatif pour vous aider.
Pourquoi choisir une GED en entreprise ?
Pour choisir le bon logiciel de GED, il est essentiel de comparer les fonctionnalités proposées par chaque solution. Une GED bien intégrée permet de :
- Assurer une gestion sécurisée et centralisée des documents.
- Automatiser les processus de classement et d’archivage.
- Améliorer la productivité des équipes grâce à un accès simplifié aux informations.
- Faciliter la conformité avec les régulations en matière de protection des données (comme le RGPD en Europe).
Conclusion
À l’ère du tout numérique, les entreprises doivent offrir à leurs collaborateurs des solutions de gestion documentaire rapides et efficaces. Un logiciel GED d’entreprise répond à ce besoin en permettant un accès simplifié aux documents, une meilleure traçabilité et une meilleure circulation de l’information. En plus de ces avantages, il réduit les coûts liés à la gestion physique des documents et assure une sécurité renforcée des données.
Voici les trois principaux bénéfices cités d’un logiciel pour la gestion électronique des documents :
- Accès simplifié et plus rapide aux documents (71 %).
- Meilleure traçabilité des documents (63 %).
- Meilleure circulation de l’information (56%).
Grâce à une gestion documentaire automatisée et centralisée, les entreprises gagnent en efficacité, en sécurité et en sérénité. Pour en savoir plus, consultez notre guide comparatif des meilleures solutions GED d’entreprise et faites le choix qui convient à vos besoins.
