Définition GED : le guide pas à pas pour tout comprendre
Vous envisagez de déployer un logiciel GED dans votre entreprise. Vous souhaitez tout savoir sur le fonctionnement de cet outil de gestion électronique des documents ? À travers ce guide, nous vous proposons de découvrir tout ce qu’il faut savoir sur la GED en commençant par sa définition.
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Qu’est-ce que la GED ? Définition
La GED est un acronyme qui désigne la Gestion Electronique des Documents. Il s’agit d’un système chargé du management des flux de documents papier et numériques en entreprise. Cet outil informatique permet de rassembler tous ces fichiers et de prendre en charge leur cycle de vie.
La GED est donc essentielle pour centraliser les documents de l’entreprise. D’une part, elle permet de numériser les documents papier. D’autre part, elle collecte les fichiers issus de différentes sources et optimise leur classement. C’est donc un logiciel idéal pour accompagner la dématérialisation des documents en entreprise.
Comment la GED se différencie-t-elle d’autres outils de gestion de documents ?
La GED diffère de la GEC (gestion électronique des courriers). Une GEC centralise toutes les correspondances entrantes et sortantes, papier et numérique. Il inclut aussi un parapheur. Son rôle est uniquement centré sur le courrier alors que la GED couvre un périmètre bien plus large. Un logiciel GED va traiter l’ensemble des documents, les indexer et les classer. Le courrier n’est qu’une des composantes de ces données.
Une application GED est également différente de la GEIDE (gestion électronique de l’information en entreprise). En fait, le terme GEIDE tend à être moins employé, car il est remplacé par le terme ECM (Entreprise Content Management). C’est un logiciel de gestion de contenu au sens large. Il permet donc la capture et la gestion de contenus divers, et pas seulement des documents. Ainsi, la GEIDE peut également intégrer des informations non structurées, des vidéos, en provenance des réseaux sociaux ou des sites web.
Pour résumer, la GED a pour objectif :
- L’acquisition des documents papier et numériques ;
- Le classement des fichiers ;
- Leur indexation et leur hébergement ;
- Leur diffusion et leur archivage.
Quels sont les différents types de systèmes de gestion électronique de documents ?
On distingue plusieurs systèmes selon leur périmètre :
- GED : pour gérer, structurer et automatiser tous les documents d’entreprise.
- GEC : centrée sur les courriers, avec circuit de validation.
- ECM : pour gérer tous types de contenus (documents, vidéos, réseaux sociaux).
- Coffre-fort numérique : dédié à la conservation légale et sécurisée des fichiers.
- DMS : solutions de gestion documentaire souvent limitées au stockage et au partage
Quels sont les différences entre GED et stockage traditionnel ?
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GED |
STOCKAGE TRADITIONNEL |
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À quoi sert une GED ?
Les fonctions essentielles d’une GED
La GED permet de prendre en charge la gestion documentaire dans son ensemble. Cela passe par différentes étapes :
- L’acquisition des documents : dans le cas de documents papier, ces derniers sont numérisés. Quant aux versions numériques internes ou externes à l’entreprise, elles sont récupérées par le logiciel. Ces documents peuvent être de sources diverses : e-mails, documents Word ou Excel ainsi que les fichiers des logiciels métiers propres à l’organisation ;
- Le classement, le référencement et l’indexation du document. Dans un premier temps, les critères propres aux documents, comme son auteur ou la date de création, par exemple, servent aux deux premières étapes. Dans un second temps, l’indexation se base sur les métadonnées, les mots-clés et le contenu en lui-même ;
- L’hébergement et le partage des documents : le logiciel permet de stocker les fichiers en ligne pour assurer un accès simple aux utilisateurs ;
- La diffusion : celle-ci intervient à partir de critères définis pour gérer les droits d’accès aux différents documents. Elle garantit ainsi le partage des données aux bons utilisateurs de manière sécurisée ;
- L’archivage des documents est fait à titre de partage entre salariés. Son rôle est de permettre le travail collaboratif. Il ne s’agit pas d’un logiciel qui répond aux normes de conservation légal numérique. Toutefois, la GED répond aux besoins d’utiliser des archives courantes (fréquemment consultées) et des archives intermédiaires (consultées ponctuellement).
Comment la GED soutient la transformation digitale ?
La transformation digitale est l’une de problématiques auxquelles sont confrontées les entreprises actuelles. Des quantités importantes de documents de différentes sources transitent en entreprise. Il est indispensable de gérer les différents flux de documents de manière automatisée. Or, la gestion des documents mixtes (papier et numérique) peut sembler complexe.
Un système GED, gestion électronique est la bonne option. Celle-ci permet de numériser les documents et de tous les rassembler au même endroit selon un classement optimal. Grâce à leur indexation, il est simple de les retrouver et de les consulter.
La GED au service de la dématérialisation des documents
Aujourd’hui, la dématérialisation des documents devient une nécessité. La législation va désormais dans ce sens. C’est, par exemple, le cas de la loi sur l’obligation des factures électroniques pour les entreprises à partir de 2024. Celles-ci doivent donc digitaliser le traitement de leurs factures fournisseurs.
En outre, la dématérialisation des documents a des avantages :
- Gain de place avec le stockage en ligne ;
- Réduction des coûts liés à la conservation des documents papier ;
- Augmentation de la productivité des collaborateurs avec l’archivage automatisé qui rend les informations disponibles de suite.
Ainsi, la GED est une solution qui s’adapte parfaitement aux besoins actuels de gestion documentaire des entreprises.
Pourquoi une GED est si important pour une entreprise ?
Les avantages opérationnels de la GED
L’utilisation d’une GED permet de :
- Automatiser les flux documentaires et obtenir un gain de temps ;
- Simplifier le travail des individus en supprimant les tâches répétitives ;
- Accéder immédiatement aux données avec un classement optimal ;
- Éviter la perte de documents : on estime que 7,5 % des documents en entreprise sont perdus ou mal classés ;
- Gérer différentes versions d’un document sans difficulté ;
- Gérer facilement les accès et droits aux documents ;
- Uniformiser les pratiques documentaires en entreprise ;
- Favoriser le travail collaboratif ;
- Réduire les coûts liés à la gestion des documents papiers ou à l’utilisation de plusieurs outils moins efficaces ;
- Diminuer le temps de réponse aux clients.
L’impact de la GED sur la productivité
Certaines entreprises possèdent de nombreux outils différents pour le management de leurs documents. Il en résulte souvent un effet de désordre. En effet, en multipliant les outils, on multiplie également les lieux de stockage et il est difficile de savoir où se trouvent les fichiers recherchés. Comme des données se trouvent sur ces logiciels, ceux-ci sont conservés et cela a un coût important. En termes de gain de temps et de productivité, il est beaucoup plus cohérent d’avoir l’ensemble des documents sur un seul logiciel.
Le classement des documents est souvent mal optimisé, alors éparpillé sur différents outils, il est encore plus difficile de s’y retrouver. La recherche fait perdre un temps précieux à toutes vos équipes. Ce temps serait estimé à 7,5 heures par semaine !
La GED a un impact positif sur la productivité, car :
- Tous les documents sont réunis au même endroit ;
- Ils ont été classés, puis indexés de manière intelligente ;
- Il est simple de retrouver un document en quelques clics, sans perte de temps ;
- Sans recherche infructueuse, le temps de travail est recentré sur les tâches à forte valeur ajoutée. Vos collaborateurs sont donc plus productifs.
L’impact de la GED sur la sécurité des données
Quant à la sécurisation des données, l’entreprise gagne en fiabilité en optant pour une GED :
- Elle permet de garantir l’unicité du document. Grâce au contrôle des doublons, il n’y a pas de risque de multiples versions et d’avoir entre les mains une documentation obsolète.
- Elle ne fonctionne pas à l’aide de répertoires partagés, mais opère une gestion des droits d’accès par typologie d’utilisateurs et par groupe.
- Elle gère les droits d’action sur les documents partagés. Il est facile de définir qui peut modifier, valider ou supprimer un document.
Le rôle de la GED dans la modernisation des processus d’affaires
La GED permet de changer l’image de l’entreprise. En passant le cap du numérique, l’entreprise apparaît comme moderne et innovante auprès des clients et des fournisseurs, partenaires ou collaborateurs. Elle a également un impact sur sa proposition de valeur. Avec le numérique, les opportunités de croissance se multiplient. L’efficacité d’une gestion électronique participe à la prise en compte rapide des besoins du client. Cette réactivité est bénéfique pour la fidélisation de la clientèle.
Comment fonctionne une GED ?
Le cycle de vie d’un document
En gestion documentaire, on parle de cycle de vie d’un document pour matérialiser les différentes étapes par lesquelles passe celui-ci. Ce cycle débute lors de la création du fichier et se termine par sa destruction ou son archivage
Dans une GED, le cycle de vie se déroule ainsi :
- L’acquisition du document : la capture des données varie en fonction du format d’entrée et de sa provenance. Les documents papier sont numérisés. Les mails, fichiers électroniques et issus de logiciels tiers sont captés automatiquement ou envoyés manuellement vers la GED. Le document est ensuite identifié soit par l’utilisateur, soit par le logiciel GED avec un système RAD (reconnaissance automatique de document). Puis, il est indexé par mot-clé ou LAD (Lecture automatique du document).
- Le traitement du document : grâce à un moteur de workflow, les différents processus d’entreprise sont automatisés. Ce sont les processus de validation (bons à payer, validations de contrat, homologations de documents avant diffusion), de distribution pour traitement (courriers entrants, gestion litiges et réclamation) et les autres processus internes (demande de congé, note de frais). Le versionning permet d’annoter les documents, mais aussi de vérifier de quelle version il s’agit.
- La diffusion du document : une GED propose des fonctionnalités de recherche simples et intuitives. Le document peut être partagé grâce à un lien. Pour les personnes externes, le partage peut être fait sur un portail documentaire. De plus, la GED s’intègre aux différents outils métiers et en mobilité sur tablette ou smartphone. Consulter ou partager un document peut être fait depuis n’importe quel outil, peu importe le lieu où vous vous trouvez.
- L’archivage du document doit répondre aux contraintes légales et opérationnelles. La GED assure la pérennité, la sécurité, et la réversibilité en cas de modification de l’activité de l’entreprise.
L’indexation et la recherche
L’indexation du document dans une GED permet de le retrouver facilement. Pour cela, le logiciel intègre le document au système selon une liste de mots-clés. Celle-ci est définie selon le type de document, le métier ou l’utilisateur. L’indexation automatique offre un gain de temps :
- Les documents venant d’applications tierces comme les factures sont exportés avec les données indispensables à leur catégorisation.
- Les documents entrants sont identifiés soit sur un moteur OCR (reconnaissance optique de caractères) ou LAD (lecture automatique).
- Les documents structurés (par exemple, un formulaire) seront modélisés au préalable.
- Pour les documents semi-structurés comme les factures fournisseurs, des règles de lecture évoluées facilitent l’indexation.
Il existe un mode d’indexation fulltext. Dans ce cas, la GED mémorise l’ensemble du contenu avec la lecture automatique (LAD). L’intérêt ici est la recherche de mots indépendamment des mots-clés sur lesquels le document a été indexé.
La numérisation et l’archivage des documents
La numérisation des documents est un enjeu important pour les entreprises qui possèdent de nombreux documents papier. Grâce à une GED, l’acquisition des documents par la numérisation permet un classement et une indexation efficaces. Les documents qui doivent être conservés sont stockés dans une perspective d’archivage au même titre que les documents numériques.
Ce stockage est réalisé selon la nature du document, le type de fichier et sa durée de conservation. C’est cette durée qui détermine l’archivage des documents. La GED permet un stockage et une consultation des archives dont la consultation est fréquente ou occasionnelle. Ce sont les archives courantes et intermédiaires.
Qui peut tirer profit d’une GED ?
Finance
Pour les DAF, l’utilisation d’une GED est particulièrement intéressante. Les nouvelles réglementations comme le passage à la facturation électronique à partir du 1er juillet 2024 imposent de prendre ses dispositions. Cela évitera de passer un temps précieux à numériser les factures papier avec une GED. Le travail du DAF sera moins chronophage.
Comptabilité
De même, les services comptables vont pouvoir bénéficier des avantages de la GED. La dématérialisation des documents comptables permet de mieux gérer leur conservation selon des durées normées. Faciles à retrouver, les documents sont accessibles à tout moment si besoin.
Ressources Humaines
Lorsque le RH a besoin de consulter le dossier d’un salarié, la GED lui permet de retrouver immédiatement ces informations. Une GED RH offre aussi la possibilité de regrouper les documents relatifs aux recrutements et aux départs de salariés.
En savoir plus sur : Une solution de GED RH
ADV et Commerce
Les activités ADV et commerce utilisent au quotidien un grand nombre de documents. Certains sont liés à l’avant-vente (devis, bons de commande, contrats). D’autres à la vente en elle-même (facturation, règlements).
Quels types de documents peuvent être gérés par une GED ?
Une Gestion Électronique de Documents (GED) centralise, sécurise et structure tous les fichiers essentiels à une entreprise. Voici les principaux types de documents :
- Administratifs et comptables : factures, bons de commande, bilans comptables, bulletins de paie.
- Juridique et contractuels : contrats, accords de confidentialité, conditions générales de vente, actes notariés.
- Ressources humaines : CV, contrats de travail, bulletins de salaire, évaluations.
- Techniques et industriels : plans, cahiers des charges, manuels d’utilisation, certifications.
- Commerciaux et marketing : devis, propositions commerciales, brochures, études de marché.
- Gestion de projet : plannings, comptes rendus, indicateurs de performance.
- Emails et communications internes : courriers électroniques, notes internes, procédures.
- Multimédias : images, vidéos, graphiques, fichiers interactifs.
Une solution GED optimise la gestion de l’ensemble des documents d’une entreprise, quel que soit leur format.
Quelles sont les étapes de mise en œuvre d’une GED en entreprise ?
Les phases clés pour déployer une solution GED
Tout d’abord, il est indispensable de réaliser une analyse des besoins de l’entreprise. Cette première étape détermine la volumétrie des documents, leur format et leur criticité. Elle permet de faire le point sur les processus documentaires existants ou leur inexistence. À ces différents types de documents, un processus sera attribué ou créé.
Puis, la gestion des droits d’accès, de création, de modification ou de suppression des documents doivent être définie. C’est une garantie pour sécuriser les données.
Ensuite, l’entreprise doit détailler quelles sont les fonctionnalités dont sa future GED doit être dotée. Celles-ci sont diverses : intégration au SI actuel et aux outils métiers, numérisation, OCR, workflows, etc.
Comment choisir le bon logiciel de GED ?
Le bon logiciel GED est celui qui correspondra à vos besoins, d’où l’importance de bien les définir. Il doit également correspondre à un budget prédéfini. Pour cela, comparez ce que proposent les fournisseurs. Vérifiez notamment la capacité de stockage, le nombre d’utilisateurs autorisés et les fonctionnalités proposées.
Les outils pour choisir votre logiciel GED
Il existe également différents outils pour vous aider à choisir votre logiciel GED. En voici deux que nous vous mettons à disposition :
GED vs SharePoint, DropBox, One Drive
Comparatif des fonctionnalités : GED, SharePoint, DropBox, One Drive
SharePoint, Dropbox ou One drive ne peuvent en aucun cas être utilisés comme des solutions de gestion électronique. En fait, chacun de ces logiciels a des objectifs différents.
SharePoint a été conçu par Microsoft comme un outil qui favorise le travail collaboratif. À ce titre, il est connecté à Teams. Il sert également aux organisations à créer des sites d’entreprise et d’intranet. Si l’on peut héberger des documents sur SharePoint, c’est pour le mettre à disposition des équipes concernées. L’objectif est de partager des actualités ou documents informatifs. Il n’a pas vocation à être utilisé pour l’archivage. D’ailleurs, y rechercher des documents est fastidieux, car l’indexation n’y est pas optimale.
Dropbox est une solution de stockage et de partage de documents en ligne. Toutefois, ses fonctionnalités sont limitées. Il n’y a pas de système de classement dans Dropbox, sauf celui que vous créez vous-même. C’est une collection de dossiers et des fichiers sans structuration. Elle n’a donc pas les caractéristiques d’une gestion électronique des documents (ged) !
Quant à One Drive, le logiciel est dédié à un usage personnel. C’est un espace de stockage individuel. Certes, il permet le partage de documents avec d’autres utilisateurs, mais ce n’est pas une solution GED. Là encore, ce n’est pas une solution de classement et d’archivage. One Drive comme Dropbox permet de mettre des fichiers sur le cloud et de les partager.
Quels sont les avantages de la GED par rapport à ces solutions ?
La GED a de nombreux avantages par rapport à ces logiciels :
- Elle prend en charge tout le cycle de vie d’un document ;
- Elle facilite la dématérialisation des documents papier ;
- Elle automatise un certain nombre de processus pour reconnaître, classer et indexer les documents en provenance de différentes sources ;
- Grâce à une indexation efficace, l’accès au document recherché est rapide ;
- Elle prend en charge l’archivage courant et intermédiaire.
Pourquoi automatiser sa gestion documentaire électroniquement ?
La GED en statistiques
Selon une étude menée par DIMO Démat en 2021, voici les motivations principales qui incitent les entreprises à s’équiper d’une solution de gestion documentaire :
Les facteurs de réussite de leur projet GED mentionnés par les répondants sont :
Quant aux bénéfices constatés après la mise en place de la GED, les 3 plus importants sont :
3 exemples d’utilisation de la GED en entreprise
Omeris
À l’origine, la structure avait une gestion comptable décentralisée. Une facture fournisseurs était alors envoyée par courrier et déposée sur Google Drive. Le besoin de l’entreprise était de restructurer les flux d’informations et augmenter la rapidité de transmission. L’installation d’une GED s’est avérée nécessaire pour lors de la dématérialisation des factures pour centraliser et sécuriser l’ensemble.
Les bénéfices constatés par Omeris grâce à la GED :
- Temps de traitement, de transmission et de sécurisation réduit ;
- Sécurisation des processus d’achat avec la mise en place de bons de commande et de validations métiers dans le logiciel GED.
La Mutualité Française Comtoise
La gestion se faisait avant l’utilisation de la GED par des documents papier transmis par fiche navettes. Il y avait beaucoup de procédures manuscrites de validation qualité et de saisie manuelle et des pertes de documents. Ce que recherchait l’entreprise, c’est la traçabilité et l’automatisation ces processus pour gagner du temps.
Les bénéfices de la gestion électronique constatés par la Mutualité Française :
- Traçabilité des documents ;
- Process qualité diffusés plus rapidement sur la base de connaissances ;
- Gain de temps sur le traitement et validation d’une facture.
Louis Jadot
Avant la mise en place de la solution de dématérialisation, la gestion documentaire reposait sur des documents papier et des échanges manuels. Les équipes devaient imprimer, faire circuler physiquement les bons de commande et valider les factures à la main, ce qui entraînait des pertes de temps et un risque d’erreurs. La Maison Louis Jadot souhaitait fluidifier ses processus internes, améliorer la traçabilité et tendre vers une gestion sans papier.
Les bénéfices de la gestion électronique constatés par la Maison Louis Jadot :
- Centralisation et accès rapide aux documents ;
- Automatisation des bons de commande, validations et archivage ;
- Respect des exigences du secteur viticole (ex. : contrats BIVB) ;
- Réduction significative de l’usage du papier ;
- Gain de temps et fiabilité dans les traitements.
Une GED est-elle pertinente pour votre entreprise ?
La GED est-elle pertinente ou pas pour votre entreprise ? Voici 2 questions pour le savoir !
Question 1 : Est-vous concerné par les affirmations ci-dessous ?
- Oui parce que :
- Je passe trop de temps à rechercher un fichier.
- J’aimerais savoir qui à travailler sur tel document et ce qui a été modifié.
- J’ai plusieurs versions d’un document à différents endroits sur le réseau (Teams, Windows…).
- Je dois imprimer des documents afin de les valider et signer.
- Non du tout.
Si vous avez répondu « Oui »
Vous avez bien identifié des problématiques internes à votre organisation. Vous visualisez donc l’apport que peut avoir une GED d’entreprise sur la productivité des équipes et de manière spécifique par service. Passez à la deuxième question pour découvrir la suite.
Si vous avez répondu « Non »
Alors la GED ne répond probablement pas à vos besoins pour le moment. Mais avant de tirer ce constat, il est important d’être sûr de son analyse. SI vous avez mené ce travail donc tout est bon. Dans le cas contraire, vous découvrirez peut-être des trous dans la raquette.
Une GED se pense sur le long terme, mais permet de dégager un retour sur investissement très rapidement. En parallèle de l’analyse de vos flux documentaire, évaluez le ROI qu’une telle solution pourrait vous apporter.
Si finalement, vous décidez d’intégrer une GED, posez-vous la question du temps (et des ressources) que vous êtes prêt à investir.
Question 2 : Quelles sont vos ressources disponibles pour mettre en place véritable GED et sa réalisation opérationnelle ?
- J’ai du temps, mais peu de ressources.
- J’ai des ressources, mais pas de temps.
- J’ai du temps et des ressources.
- Je n’ai pas de temps ni de ressources.
Si vous avez répondu « J’ai du temps, mais peu de ressources »
Une GED peut être un outil plus que pertinent pour vous, mais vous devez voir le projet sous un autre angle. L’analyse et la définition du périmètre projet doivent être la plus précise possible. Et justement, si vous avez du temps, c’est tant mieux. En fonction de ce cadrage, vous serez à même d’évaluer les solutions par rapport à vos besoins et vos ressources.
Si vous avez répondu « J’ai des ressources mais pas de temps »
Dans ce cas, une GED pourrait parfaitement convenir à vos besoins, mais vous devrez externaliser un certain nombre de prestations additionnels, notamment pour la phase d’audit.
Si vous vous dirigez vers cette alternative, nous serions bien entendus ravis de travailler avec vous ! Discutons-en.
Si vous avez répondu « J’ai du temps et des ressources »
Sans surprise, c’est une réponse idéale. Il n’y a pas de doutes à avoir. Démarrez dès maintenant tout en suivant de manière rigoureuse les étapes. Cartographiez tous vos processus, faites un état des lieux de la gestion des flux et des ressources actuelles en place. Estimez le ROI idoine. Faites-vous accompagnez si besoin par des experts métiers et techniques.
Si vous avez répondu « J’ai n’ai pas de temps ni de ressources »
Malheureusement, le projet GED devra être décalé ou vous opterez pour une solution alternative (logiciel gratuit, SharePoint…) qui répondront à des besoins simples sur du court terme.
Dans un second temps, lorsque vous aurez plus de temps et de ressources, vous pourrez passer à un niveau supérieur avec de vrais logiciels GED dédiés et un ROI bien plus fort.
Anticiper les défis lors de l’intégration
Accompagnement
Se faire accompagner dans la mise en place de la GED. Ainsi, vous définissez clairement vos besoins. Un temps d’analyse est recommandé : il inclut vos objectifs principaux, la volumétrie et la nature de la documentation à traiter et vos besoins techniques. Grâce à l’aide d’un professionnel, l’implémentation peut être faite de manière fluide et rapide.
Conduite au changement
La GED s’intègre facilement à votre système d’informations. Toutefois, les changements de processus qu’elle implique changent les habitudes des collaborateurs. Si, par la suite, ils auront un impact positif sur leur travail, il ne faut pas hésiter à proposer des actions de formation.
Sponsorship de la direction
Il est important que le projet soit soutenu par une personne ayant un pouvoir décisionnel. Cela permet de traiter les points bloquants. Un planning doit être réalisé pour rendre disponibles tous les acteurs du projet de GED lors des étapes importantes.
Quels critères retenir pour votre GED ?
Les fonctionnalités clés à rechercher dans une solution de GED
Selon vos besoins, les fonctionnalités de votre GED peuvent varier. Voici les points à retenir :
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Collecte et organisations des informations |
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Traitement des documents électroniques et gestion des workflows :
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Affichage du contenu aidant à la décision : |
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Critères de choix relatifs à la sécurité et à la conformité des données
- Localisation des serveurs ;
- Localisation des équipes ;
- Certification RGPD ;
- Data Doc ;
- ISO 9001;
- ISO 27001 ;
- Certification NF203 Coffre-fort numérique ;
- Conformité loi de Finance 2024.
Critères de choix relatifs à l’accessibilité
- Accès mobile ;
- Connexion multi-sites.
Critères de choix relatifs à l’interopérabilité avec le reste du SI
- Intégration ERP/système comptable ;
- Connecteur Outlook/Exchange ;
- Connecteur Teams ;
- Complémentarité SIRH ;
- Gestion multi-référentiels Société (fournisseurs, clients, filiales, salariés).
Quelles sont les meilleures pratiques pour l’utilisation d’une GED ?
Pour tirer le meilleur parti d’une GED, quelques bonnes pratiques s’imposent :
- Former les utilisateurs aux fonctions clés (recherche, validation, archivage) ;
- Définir des droits d’accès adaptés aux rôles de chacun ;
- Adopter une nomenclature claire et cohérente pour les documents ;
- Automatiser les workflows pour gagner en efficacité ;
- Mettre à jour régulièrement les index et métadonnées ;
- Suivre des indicateurs clés pour évaluer l’usage (temps gagné, taux d’adoption…).
Une GED bien utilisée devient un vrai levier de performance et de fluidité documentaire.
Quel est la meilleure solution de GED sur le marché ?
Il n’existe pas une unique “meilleure” solution GED, mais plusieurs logiciels reconnus selon les besoins, la taille de l’entreprise, et les enjeux métiers. En 2025, certaines solutions se distinguent nettement par leur fiabilité, leur ergonomie et leur capacité à répondre aux exigences réglementaires.
DocuWare figure parmi les plus recommandés grâce à sa richesse fonctionnelle, sa conformité RGPD et son architecture cloud. Il permet d’automatiser les flux documentaires, d’indexer facilement les fichiers et de les intégrer aux outils métiers comme les ERP ou les CRM.
D’autres solutions sont également très appréciées selon les besoins : Zeendoc, pour sa simplicité et sa rapidité de mise en œuvre dans les TPE/PME ; Open Bee, orientée collaboration et fluidité des processus ect…
Le meilleur choix dépendra donc de vos usages, du volume de documents à traiter, du niveau d’automatisation souhaité, et de vos contraintes budgétaires.
Vers qui se tourner pour sa GED ?
Aujourd’hui, il existe de multiples acteurs susceptibles de vous aider pour votre projet de GED. Il s’agit de cabinets de conseil, d’éditeurs ou d’intégrateurs. Cependant, DIMO Démat peut vous accompagner durant toutes les étapes de la mise en place de votre gestion électronique documentaire depuis la phase d’analyse jusqu’à la mise en production de l’outil.
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