La facture électronique, également appelée e-invoicing, révolutionne le processus traditionnel de facturation en le rendant entièrement numérique. À partir du 1 er septembre toutes les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures dématérialisées, l’obligation de réception est pour toutes les entreprises est dès septembre 2026 un changement initialement prévu pour juillet 2024. Puis progressivement des le 1 er septembre 2027, ce sera au tour des micros, petites et moyennes entreprises (PME). Cette réforme a pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA et d’améliorer l’efficacité opérationnelle des entreprises en simplifiant les processus.
La facture électronique obligatoire rend l’obligation d’émission, de transmission et de réception des factures électroniquement. Cela permet des avantages tels que la réduction des coûts, la simplification administrative, une meilleure sécurité des données, l’amélioration des relations clients fournisseurs et le respect des exigences fiscales.
Pour en savoir plus, visionnez notre webinar sur la loi de finance applicable dès 2026 – un tournant majeur pour vos processus de facturation.
Les différents formats de facture actuellement
Aujourd’hui, si la production d’une facture est obligatoire entre professionnels, sa forme et son mode de transmission sont pour l’instant libres et sans obligation :
- Le format peut être papier (qu’il soit manuscrit ou imprimé) ou numérique (Word, Excel, PDF, JPEG…)
- Le mode de transmission est également libre : manuel, courrier, mail, fax, schéma EDI…
- La réglementation impose certaines mentions obligatoires sur les factures, mais pas de forme à respecter impérativement.
Les différents formats de facture électronique actuellement
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Format |
Avantages |
Limites |
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Simplicité et lisibilité |
Interopérabilité et automatisation limitées, décryptage, extraction et classification automatique difficiles |
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XML |
Comptabilité avec le système d’information |
Peu compréhensible pour l’œil humain |
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EDI |
Efficacité des échanges commerciaux |
Nécessite des plateformes et réseaux spécifiques |
Les futurs formats obligatoires pour la facturation électronique
Seulement 3 formats seront acceptés par l’administration :
- Factur-X (format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF),
- Universal Business Language (UBL),
- Cross Industry Invoice (CII)
Seuls ces 3 formats sont conformes à la norme européenne EN1693, car ils permettent d’encoder les données de la facture avec une représentation structurée, normée et hiérarchisée aux yeux de l’administration.
Le format Cross industry invoice (CCI) :
Le CII est un standard technique ouvert basé sur XML, développé par l’Union européenne pour l’échange d’informations structurées entre les entreprises et les organisations gouvernementales. Ce format de facture électronique est utilisé par de nombreuses organisations pour standardiser les échanges d’informations commerciales.
Il est particulièrement prisé dans le secteur public pour plusieurs raisons :
- Homologué par l’administration fiscale
- Compatible avec la plateforme Chorus Pro
- Conforme aux exigences de sécurité gouvernementales et aux normes internationales (comme ISO 20022)
Universal business language (UBL) :
Également basé sur le format XML, l’UBL est destiné à la transmission de données de factures électroniques entre les organisations et leurs partenaires commerciaux. En France, ce format est déjà utilisé par les entreprises du secteur public pour l’émission et la réception de factures via la plateforme Chorus Pro.
Factur-x, ou le format hybride
Factur-X combine PDF/A-3 (pour le visuel) et XML (pour les données structurées), permettant ainsi aux factures d’être lues et traitées par l’humain et par un logiciel. Il est particulièrement adapté pour la facturation électronique, car il peut inclure des pièces jointes et des flux EDI de gestion (EDIFACT, Galia, Odette, etc.).
Développé par la France et l’Allemagne en 2014, Factur-X est devenu la norme européenne EN1693 pour les factures électroniques. Ce format garantit l’authenticité et l’intégrité des factures tout en étant moins cher que l’Échange de Données Informatisé (EDI). Il est principalement utilisé en France pour les échanges entre les entreprises et l’administration publique.
Ce format il a l’avantage d’associer un document PDF (lisible par les hommes) à un document XML (lisible par les machines). C’est pourquoi ce format est privilégié par les éditeurs de logiciels de facturation.
- Le PDF : c’est une représentation de la facture originale offrant une lisibilité des informations similaires à celle d’une facture au format papier.
- Le fichier XML : il regroupe les données structurées pour automatiser l’analyse, le traitement et l’intégration comptable de la facture émise dans le logiciel de facturation sans intervention humaine.
Les formats UBL et CII sont structurés et conçus pour être lus par des systèmes informatiques. Lors du choix de votre solution de facturation, sélectionnez soigneusement l’un de ces trois formats pour assurer une compatibilité optimale.
Quel est l’intérêt d’utiliser un format non obligatoire ?
Ces formats sont compatibles avec le Portail Public de Facturation (PPF), qui centralise les échanges de factures et de données avec l’administration fiscale. Il est essentiel de choisir un format de facture électronique compatible avec le PPF et conforme aux préférences de vos clients et fournisseurs.
Si vous n’utilisez pas une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), vous devez opter pour l’un des formats du socle commun (UBL, CII, Factur-X) pour éviter le rejet de votre facture par le PPF. En revanche, en utilisant une PDP, vous pouvez échanger vos factures dans un format structuré, en dehors du socle commun, avec d’autres PDP, ce qui permet de maintenir vos flux EDI existants (comme EDIFACT, très utilisé dans certaines industries pour transmettre plus d’informations que d’autres formats structurés). La PDP choisie se chargera d’envoyer les informations nécessaires au PPF dans l’un des formats du socle commun.
Comment choisir le bon format de facture électronique ?
Évaluer les besoins et choisir le bon format
Les TPE et PME fournissant des services publics doivent utiliser la facturation électronique depuis le 1er janvier 2020. Bientôt, cela s’étendra aux services privés. En attendant, votre plateforme homologuée par la Direction Générale des Finances Publiques peut gérer vos factures aux formats UBL, CII, et Factur-X.
Avant de choisir votre solution de facturation électronique, évaluez vos besoins et processus actuels : volume de factures, identification des clients et fournisseurs, et systèmes d’information. Déterminez vos objectifs et contraintes spécifiques.
Pour sélectionner la meilleure solution, vérifiez :
- Si la solution est une plateforme de dématérialisation homologuée et enregistrée auprès de l’administration fiscale.
- Quels formats sont pris en charge par le logiciel de facturation.
- Si l’outil respecte les réglementations en vigueur et inclut des mises à jour automatiques.
- La sécurité et la confidentialité des échanges.
- La fiabilité de l’identification des partenaires commerciaux.
- La compatibilité avec le portail public de facturation et les formats utilisés par vos partenaires commerciaux.
- La facilité d’intégration avec vos systèmes de gestion, comptabilité et paiement.
- Le coût et la complexité de mise en place.
Intégration à votre système de facturation
La seconde étape consiste à intégrer un système de facturation électronique vous permettant d’émettre et recevoir des factures électroniques, et de gérer leur transmission des données de manière automatisée.
- Opter pour le portail public de facturation mis à disposition par l’État ;
- Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire homologuée par l’État ;
- Développer votre propre solution, en veillant à sa conformité avec les normes et règles de sécurité.
Les obligations en matière de facture électronique
Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir des factures électroniques pour leurs transactions interentreprises. Cela inclut toutes les opérations de demande d’achat (P2P) et de vente de biens et services entre entreprises établies en France.
Les factures structurées, conçues pour faciliter l’échange de données, devront inclure des informations obligatoires. Ces mentions doivent être lisibles, même pour les formats hybrides. Un dispositif de stockage sécurisé est nécessaire pour un archivage obligatoire de 10 ans minimum.
La loi de finances impose à terme l’inclusion des informations suivantes sur les factures :
- Minoration de prix
- Dénomination précise du bien ou service
- Quantité de chaque ligne (biens livrés ou services rendus)
- Prix HT de chaque ligne (bien livré ou service rendu)
- Date d’émission de la facture rectifiée (le cas échéant)
- Mention d’escompte
- Éco-participation
- Adresse de livraison ou de réalisation, si différente de celle du client
Bien qu’aucune date précise n’ait encore été fixée pour rendre ces informations obligatoires, les entreprises peuvent dès maintenant les intégrer dans le format sémantique de leurs factures afin de se préparer aux futures obligations.
La facturation électronique avec DIMO Dématérialisation
Dimo Démat a choisi d’intégrer les solutions de dématérialisation les plus performantes pour répondre aux enjeux et besoins des services financiers. YOOZ et Basware se sont révélées être des choix idéaux.
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Critères |
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Fonctionnalités |
– Automatisation des processus – Gestion simplifiée des achats indirects – Visibilité en temps réel – Réduction des coûts |
– Gestion des achats avec des fonctionnalités avancées – Intégration facile – Analyses avancées – Support et formation complets |
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Loi de finance 2026 |
– Conformité avec les nouvelles normes, – Portail de facturation électronique (YOOZ), – Immatriculée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) |
– Conformité avec les nouvelles normes – Immatriculée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) |
En intégrant ces deux solutions, Dimo Démat renforce sa capacité à offrir à ses clients des services financiers de pointe, adaptés aux exigences modernes de rapidité, de précision et de sécurité. Cette démarche s’inscrit dans une volonté de fournir des outils innovants et performants pour accompagner les entreprises dans leur transition vers une gestion financière totalement dématérialisée.
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Conclusion
L’adoption de la facture électronique représente une transformation majeure pour les entreprises, devenant obligatoire dès 2026. Cette transition numérique permet de réduire les coûts, de gagner du temps, de sécuriser les informations, de respecter les lois fiscales et d’améliorer les relations avec les clients et les fournisseurs.
Pour réussir cette évolution, il est essentiel de choisir un format de facture électronique approprié, de mettre en place une solution de facturation électronique efficace et de former les équipes aux nouvelles pratiques.
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