Facture fournisseur : décryptage des enjeux pour les entreprises

La facture fournisseur est un document essentiel à la gestion financière des entreprises, émis par un fournisseur, qui détaille les biens et les services vendus, leur quantité, ainsi que les conditions de paiement. C’est un des documents les plus importants du cycle comptable, puisque c’est aussi une pièce justificative qui permet à une entreprise de comptabiliser l’ensemble de ses achats et de ses dettes envers les fournisseurs. Celui-ci influence directement la gestion de la trésorerie et les prévisions budgétaires. Il est indispensable pour justifier du respect des obligations fiscales et notamment du paiement de la TVA.

Aujourd’hui, la digitalisation et la dématérialisation des factures ont grandement simplifié la gestion des factures fournisseurs. Le stockage au format numérique prend beaucoup moins de place qu’au format papier, il est ainsi possible de retrouver rapidement une facture en un temps record. C’est tout l’enjeu de cet article : analyser les axes d’optimisation de la gestion des factures fournisseurs et discuter de leurs avantages pour les entreprises.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

La facture fournisseur est le document officiel détaillant les biens et services vendus à une entreprise cliente. Elle est essentielle à la comptabilité des achats et des dettes. Ce qui la différencie d’une facture client, c’est simplement l’angle sous lequel on se place. Lorsque l’on est le récepteur d’une facture, c’est une facture fournisseur, lorsqu’on en est l’émetteur, c’est une facture client.   

La gestion de ces deux types de factures n’est pas identique. Pour une facture fournisseur, plusieurs étapes doivent être suivies :

• Une comparaison systématique avec les bons de commande (si les achats ont suivi un cycle d’engagement),
• La validation par les différents services concernés pour approbation du bon à payer,
• Son intégration dans la comptabilité fournisseurs.

Les factures doivent comporter certaines informations obligatoires telles que le numéro unique, la date d’émission, les coordonnées du fournisseur et de l’acheteur, la dénomination des biens/services et le délai de paiement.

Pourquoi la gestion des factures fournisseurs est essentielle pour une entreprise ?

Une gestion des factures fournisseurs efficace est primordiale pour toute entreprise souhaitant assurer sa stabilité financière, son efficacité opérationnelle, la sécurisation de sa chaîne d’approvisionnement, sa conformité et sa sécurité, ainsi que sa prise de décision éclairée.

Elle contribue à la stabilité financière de l’entreprise. En effet, elle permet d’optimiser la trésorerie, d’éviter les pénalités liées aux retards de paiement, de renforcer les relations avec les fournisseurs et de réduire les coûts. De plus, l’automatisation et la centralisation des processus de gestion des factures fournisseurs améliorent l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. En réduisant les erreurs, en libérant des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et en facilitant les audits, ces processus contribuent à une meilleure traçabilité et à une plus grande fluidité des opérations.

D’un point de vue stratégique, elle garantit la continuité de l’approvisionnement et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs en respect des délais de paiement. Au niveau du respect des obligations fiscales et règlementaire, une gestion efficace des factures fournisseurs permet de réduire les risques de fraude et protège les données sensibles. L’automatisation permet de vérifier que les factures respectent les mentions obligatoires et évite les pénalités lors de contrôles fiscaux. Enfin, la centralisation des données offre une visibilité précieuse sur les dépenses et les processus d’achat, permettant une meilleure négociation des conditions contractuelles et une optimisation des coûts. Cette aide à la prise de décision éclairée est essentielle pour assurer la pérennité, la compétitivité et la croissance de l’entreprise.

Ainsi, une gestion rigoureuse des factures fournisseurs est un facteur clé de succès pour toute entreprise souhaitant garantir sa stabilité financière, son efficacité opérationnelle, la sécurisation de sa chaîne d’approvisionnement, sa conformité et sa sécurité, ainsi que sa prise de décision éclairée.

Les erreurs à éviter dans la gestion des factures fournisseurs

La dématérialisation vous permet aussi d’éviter certaines erreurs récurrentes dans la gestion de vos factures fournisseurs.

• La gestion des doublons : sans processus automatisé, on passe facilement à côté d’une facture éditée en double. À terme, vous pourriez même vous retrouver à payer deux fois sans vous en rendre compte.
• Absence de suivi et de relance : vous devez mettre en place un processus de suivi de vos factures. Pour qu’une communication en interne soit fluide, chaque service concerné doit être informé des factures en attente de traitement, et des relances systématiques doivent être mises en place pour éviter tout retard.
• Manque de contrôle sur les délais de paiement : sans suivi de l’ensemble de vos échéances, vous êtes quasiment sûr d’être en retard sur le paiement des factures de vos fournisseurs. Et, qui dit retard, dit pénalités.

Optimiser le traitement des factures fournisseurs

Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

Optimiser le traitement des factures permet aux entreprises de gagner en productivité en automatisant le processus, libérant ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela réduit les erreurs dues aux saisies manuelles ou à la perte de documents, tout en améliorant la fiabilité et la rapidité du traitement. De plus, l’utilisation de workflows de validation diminue les risques de fraude et sécurise les transactions. L’optimisation est donc un levier stratégique pour améliorer les performances et sécuriser les processus.

Comment améliorer la relation avec vos fournisseurs grâce à une meilleure gestion des factures ?

Une gestion optimisée des factures améliore la relation avec les fournisseurs grâce à des outils permettant une communication transparente et un accès en temps réel à l’état d’avancement des paiements, évitant les relances inutiles. Gérer efficacement les écarts entre factures, bons de commande et de livraison aide à résoudre les incohérences, réduisant ainsi le temps de traitement et renforçant la confiance mutuelle.

Comment optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

La digitalisation offre de nombreux outils pour automatiser la gestion des factures, tels que la LAD (Lecture automatique de documents) et l’OCR qui extraient directement le contenu des documents, réduisant les erreurs et le temps de saisie. Ces solutions permettent aussi de décentraliser la validation des factures grâce à des workflows automatisés, facilitant un traitement fluide et cohérent. Enfin, les fonctions de rapprochement automatique comparent chaque facture aux bons de commande et de réception, évitant les erreurs et détectant les factures frauduleuses. Ces fonctionnalités sont souvent intégrées dans des logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs.

Les étapes du traitement d’une facture fournisseur format papier VS électronique

Le processus de validation d’une facture fournisseur comporte plusieurs étapes.

Étape	Format papier	Format électronique
Réception	Réception par courrier postal	Réception instantanée par email ou plateforme
Saisie	Saisie manuelle des données	Capture automatique des données (OCR)
Circulation	Transmission physique entre services	Circulation électronique avec workflow
Validation	Signature manuscrite	Validation électronique
Archivage	Stockage physique (classeurs)	Archivage numérique sécurisé
Recherche	Recherche manuelle chronophage	Recherche rapide par mots-clés
Délai de traitement	1 à 3 semaines en moyenne	1 à 3 jours en moyenne
Risque d’erreur	Élevé (erreurs de saisie)	Faible (contrôles automatisés)
Coût de traitement	14 à 20 € par facture	1 à 2 € par facture
Impact environnemental	Consommation de papier importante	Réduction significative du papier
Conformité fiscale	Risque de perte de documents	Garantie d’intégrité et d’authenticité
Intégration comptable	Saisie manuelle dans le logiciel	Intégration automatique

La dématérialisation des factures fournisseurs : quels avantages ?

La dématérialisation apporte de nombreux avantages dans le traitement des factures fournisseurs.

• L’automatisation du processus de traitement : vous réduisez le temps global de gestion de vos factures et diminuez les risques d’erreurs humaines.
• Réduction des délais de validation : la mise en place de workflows automatisés simplifie grandement le processus chronophage d’approbation des factures.
• Meilleure traçabilité : Vous pouvez suivre en temps réel le statut de vos factures, de leur réception à leur paiement.
• Accès rapide et sécurisé aux documents archivées : en quelques clics, vous accédez à n’importe quelle facture que vous aurez classée.
• Intégration avec les ERP et systèmes comptables: la plupart des logiciels de GED sont aujourd’hui facilement intégrables avec les ERP.
• Conformité légale: même dématérialisées, les factures peuvent répondre à l’exigence française et européenne de mise en place d’une piste d’audit fiable. Il s’agit du processus documenté qui permet de faire le lien entre une facture et la livraison de biens ou services correspondants. Elle assure la traçabilité et l’intégrité des données de la facture.
• Flexibilité des formats: vos factures peuvent être éditées pour être téléchargées sur Chorus Pro afin de faciliter la transmission de vos documents aux institutions publiques.
• Contrôle fiscal simplifié : en cas de contrôle fiscal, vous avez accès à l’entièreté de vos factures fournisseurs. Vous pouvez ainsi répondre à vos obligations rapidement et sans stress.
• Obligation légale à venir : en adoptant un logiciel de dématérialisation des factures PDP dès aujourd’hui, vous anticipez l’obligation légale de facturation électronique prévue pour 2026.

Comment dématérialiser ses factures fournisseurs ?

De nombreux types d’outils et de solutions ont vu le jour sur le marché pour accompagner la dématérialisation des factures.

Les logiciels spécialisés dans le traitement des factures fournisseurs, tels que Yooz et Basware, offrent des solutions complètes pour automatiser et optimiser chaque étape du processus. Ces outils intègrent des fonctionnalités avancées, telles que la capture automatique des données, des workflows de validation et une intégration transparente avec les systèmes comptables. Ils garantissent un gain de temps significatif, réduisent les erreurs et renforcent la conformité.

Un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED), comme DocuWare, centralisent, classent et archivent efficacement divers documents, y compris les factures. Ils constituent un atout pour les entreprises cherchant à améliorer leur gestion documentaire globale tout en respectant les exigences de conformité. Ces systèmes assurent également l’intégrité et la traçabilité des documents grâce à des fonctionnalités de workflow et de stockage sécurisé.

Bien que certains modules intégrés aux ERP permettent de traiter les factures directement dans le système de gestion global, ils peuvent présenter des défis en termes de complexité et de maintenance.

Pour assurer la conformité aux obligations de facturation électronique, il est indispensable d’utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Ces plateformes certifiées facilitent la transmission et la réception des factures conformément aux exigences réglementaires, garantissant ainsi une transition fluide vers la facturation électronique obligatoire.

Lors du choix parmi ces outils, il est essentiel de considérer leur intégration avec les systèmes existants et de se concentrer sur deux grandes options :

1. Les solutions SaaS (Software as a Service) : hébergées dans le cloud, elles sont simples à déployer, proposent des mises à jour automatiques et une utilisation flexible à distance, tout en garantissant un bon niveau de sécurité des données.
2. Les solutions On-Premise : installées sur les serveurs internes de l’entreprise, elles offrent un contrôle total des données, mais nécessitent une gestion et une maintenance supplémentaires.

Comment choisir un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Choisir la solution de dématérialisation la plus adaptée peut sembler complexe en raison des nombreux critères à prendre en compte. Dans ce contexte, l’accompagnement par un intégrateur expérimenté peut s’avérer précieux. Ce dernier pourra évaluer vos besoins spécifiques, comparer les solutions disponibles sur le marché et vous guider vers le choix le plus approprié pour votre entreprise.

Voici quelques axes essentiels pour orienter votre réflexion :

• La taille de votre entreprise : Bien que ce ne soit pas le seul facteur décisif, la taille de votre entreprise peut influencer le choix de la solution. Les PME, par exemple, tirent souvent profit des solutions SaaS grâce à leur rapidité de déploiement et à leurs coûts initiaux réduits.
• Le volume de factures : La solution choisie doit être capable de gérer efficacement le flux de factures que votre entreprise reçoit. Un volume élevé nécessite une capacité accrue de traitement et des fonctionnalités adaptées.
• L’intégration avec les systèmes existants : Assurez-vous que la solution envisagée soit compatible avec vos infrastructures actuelles, pour une transition fluide et sans perturbation.
• Sécurité et conformité : Optez pour un logiciel qui respecte les normes en vigueur et répond aux exigences de votre entreprise en matière de protection des données et de conformité légale.
• Coût total : Prenez en compte non seulement le coût de la licence, mais aussi les frais éventuels de mise en place et de maintenance. Un calcul précis des coûts globaux est essentiel pour éviter les surprises.
• Support client : La qualité du service client est important. Certains éditeurs offrent des tutoriels vidéo et des ressources d’assistance pour faciliter la prise en main et résoudre les questions fréquentes.
• Facilité d’utilisation : Un outil difficile à utiliser perd de son intérêt. Comme il sera utilisé quotidiennement, il doit être intuitif et ergonomique. Prenez le temps de tester l’interface pour vous assurer qu’elle correspond aux besoins de vos équipes.

De nombreux logiciels intègrent désormais des fonctionnalités avancées basées sur l’IA, améliorant la précision de la reconnaissance des caractères et automatisant le traitement des factures, même pour des formats complexes. Grâce à l’apprentissage automatique, ces solutions s’adaptent et s’améliorent avec les corrections manuelles, rendant le processus plus performant. Elles permettent aussi de détecter automatiquement les écarts entre factures et bons de commande, renforçant la fiabilité et la cohérence de la gestion.

Finalement, l’essentiel est de choisir une solution alignée sur vos processus métier. Pour vous aider dans votre choix, n’hésitez pas à consulter notre modèle de cahier des charges. Il vous guidera dans l’élaboration de vos critères afin de vous aider à sélectionner la solution de dématérialisation la plus adaptée à vos besoins.

Les KPI à suivre pour mesurer la performance du traitement des factures fournisseurs

Enfin, mettez en place quelques KPI essentiels pour contrôler l’efficacité de votre processus de traitement des factures. Parmi eux :

Délai moyen de traitement des factures

 Il faut mesurer le temps qui s’écoule entre la réception initiale d’une facture et son paiement. Il est essentiel d’analyser ce délai en le comparant au délai de paiement que l’on souhaite respecter pour éviter tout retard. En visant un délai moyen de traitement de 10 jours ouvrés, l’entreprise peut mieux aligner ses processus internes sur ses engagements de paiement, garantissant ainsi le respect des délais convenus avec les fournisseurs et évitant les pénalités. Une gestion optimisée du délai de traitement contribue à améliorer la trésorerie et à maintenir des relations de confiance avec les partenaires commerciaux.

Nombre de factures traitées par jour

Le nombre de factures fournisseurs traitées par jour : il donne une bonne indication de votre productivité. Il ne serait pas pertinent de vous indiquer un nombre à atteindre, puisque tout dépend de la taille de votre entreprise, de la complexité des factures fournisseurs que vous traitez, et des processus de validation internes que vous devez respecter, par collaborateur et/ou par étape de validation.

Le taux d’erreurs détectées

Il s’agit ici de dresser un pourcentage des factures qui comportent une erreur et ralentissent le traitement global. En général, on considère qu’un processus bien maîtrisé comporte moins de 2 % d’erreur.

Taux de rapprochement automatique 

Évalue la proportion de factures rapprochées automatiquement avec leurs bons de commande et de livraison. Un taux élevé indique un processus efficace, réduit les vérifications manuelles et minimise le risque d’erreurs. Améliorer ce KPI renforce la sécurité des transactions, prévient la fraude et garantit la cohérence des documents comptables.

Le montant des pénalités pour retard de paiement :

Calcule la somme des pénalités dues aux retards de paiement. L’objectif est simple : atteindre 0, pour minimiser les pertes financières et préserver la relation avec les fournisseurs.

Conclusion 

La dématérialisation des factures fournisseurs est devenue une étape quasiment obligatoire pour rivaliser en productivité avec vos concurrents et surtout au vu de la réforme de l’obligation de facture électronique applicable dès 2026 !  Aujourd’hui il est presque nécessaire de mettre en place un système de gestion des factures fournisseurs performant. L’automatisation via la dématérialisation aide grandement à accélérer leur traitement, et à réduire le nombre d’erreurs humaines. Il est également conseillé de mettre en place quelques KPI pour mesurer vos performances et améliorer vos processus en continu.

Prenez rendez-vous avec nous pour en savoir plus sur nos solutions, et sur la manière dont nous pourrions vous aider à simplifier le traitement de vos factures fournisseurs.

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