L’e-facture ou facturation électronique, deviendra bientôt incontournable pour les entreprises françaises. Initialement prévue pour le 1er juillet 2024, son entrée en vigueur a été reportée au 1er septembre 2026, offrant ainsi un répit stratégique pour préparer cette réforme majeure. L’objectif de cette transition est de dématérialiser les échanges de factures, entraînant des transformations importantes dans la gestion quotidienne des opérations. Cette réforme vise à renforcer la compétitivité, simplifier les déclarations de TVA, lutter efficacement contre la fraude à la TVA et fournir une vue en temps réel sur l’activité des entreprises. Elle s’inscrit dans un cadre légal rigoureux que chaque entreprise devra respecter.
Dans ce guide, vous découvrirez les clés pour adopter un système d’e-facturation conforme : réglementation, meilleures pratiques et les bénéfices pour votre activité. Préparez-vous dès maintenant à cette avancée essentielle.
Qu’est-ce qu’une e-facture ?
Selon l’article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique (ou e-facture) est une facture émise, transmise et reçue sous format dématérialisé structuré, intégrant des mentions obligatoires comme le numéro SIREN. Elle s’applique uniquement aux transactions entre professionnels (B2B) et doit obligatoirement passer par une plateforme agréée privée (PA), qui vérifie sa conformité avant envoi au client.
Il ne faut pas confondre e-facture et simple facture dématérialisée (souvent un PDF envoyé par mail). Cette dernière, non structurée et sans passage par une plateforme, ne sera plus valable à partir de 2027. D’ici là, des plateformes se chargent de leur conversion.
Certaines opérations, notamment avec des particuliers, des associations ou des clients étrangers, ne relèvent pas de la facturation électronique, mais de l’e-reporting : un envoi des données de transaction et de paiement à l’administration.
Trois formats sont reconnus pour l’e-facturation : CII, UBL et Factur-X, ce dernier étant recommandé pour les entreprises françaises, car il combine un PDF lisible et un fichier XML structuré.
Comprendre la réglementation de l’e-facture
Qu’est-ce que la conformité en matière d’e-facturation ?
La conformité en matière d’e-facturation repose sur le respect des normes légales liées à l’émission, la transmission et la réception de factures électroniques. Les entreprises doivent impérativement utiliser des Plateformes Agrées (anciennement PDP), agréées par l’administration fiscale, qui assurent une traçabilité optimale et une parfaite conformité des factures. En complément, les e-factures doivent intégrer un socle minimum de données structurées, permettant ainsi leur traitement automatique par les logiciels de gestion.
Par ailleurs, certaines informations spécifiques doivent être transmises à l’administration fiscale dans le cadre de l’e-reporting. Ce processus renforce la transparence fiscale et simplifie considérablement les obligations déclaratives. Les entreprises devront également inclure dans leurs factures des mentions supplémentaires obligatoires, comme le numéro SIREN, l’adresse de livraison des biens si celle-ci diffère de l’adresse du client ou encore des données relatives aux opérations réalisées.
Les différents cadres réglementaires selon les régions
Bien que la généralisation de l’e-facturation progresse en France, il est essentiel d’observer que les règles diffèrent selon les régions et les pays. À titre d’exemple, en Belgique, l’obligation de facturation électronique sera appliquée dès le 1er janvier 2026, et concernera les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA, tout en offrant des exceptions pour certaines catégories.
En France, les règles sont propres aux entreprises établies localement et assujetties à la TVA. Un calendrier progressif organise la mise en œuvre selon la taille des entreprises, facilitant la transition dans le respect des exigences légales.
Modifications récentes et implications pour les entreprises
Dernièrement, le calendrier d’application de la facturation électronique en France a été reprogrammé au 1er septembre 2026. Ce délai supplémentaire vise à permettre aux entreprises de mieux anticiper et de s’adapter aux nouvelles exigences. En conséquence, il est fondamental d’ajuster les systèmes d’information et de former les équipes aux changements liés à l’e-facturation.
Il est à noter qu’en cas de non-respect des obligations, des sanctions pourraient s’appliquer, mettant en lumière la nécessité d’une préparation proactive. Cette réforme reflète une tendance croissante à l’échelle mondiale vers la dématérialisation et la numérisation des processus, déjà mise en place avec succès dans plusieurs pays européens.
Mettre en place un système d’e-facture conforme
Choisir la bonne solution technologique
La sélection d’une solution technologique appropriée est essentielle pour une mise en place réussie de la facturation électronique. Les entreprises doivent opter pour des logiciels de facturation certifiés et conformes aux exigences légales et fiscales en vigueur. Ces logiciels doivent être capables de gérer les formats structurés tels que UBL, CII ou Factur-X, qui sont requis pour l’échange de données avec les Plateformes Agrées (PA) et l’administration fiscale.
Il est également important de considérer les fonctionnalités de gestion commerciale intégrée, comme la signature électronique authentifiée. Des solutions comme DocuWare, Basware, YOOZ, peuvent être particulièrement utiles pour les ETI, TPE et PME, en offrant une gestion complète du processus de facturation depuis la conception jusqu’à l’encaissement.
Plateformes Agrées (ex PDP) et Portail Public de Facturation PPF
Les entreprises doivent choisir une Plateforme Agrée (PA) accréditée par l’administration fiscale pour garantir la conformité et la sécurité de leurs échanges de factures électroniques. Homologuées par la DGFIP, ces plateformes sont autorisées à émettre, recevoir, contrôler et transmettre les factures dans le cadre du nouveau dispositif réglementaire.
Des prestataires comme Yooz, Basware, DocuWare ou TX2, immatriculés sous réserve, proposent les infrastructures et services nécessaires à une transition conforme. Ils gèrent les formats obligatoires (Factur-X, UBL, CII), sécurisent les données et assurent l’intégration avec les systèmes de gestion (ERP, logiciels comptables…).
Au cœur de chaque PA se trouve un portail d’échange, qui joue un rôle opérationnel essentiel dans la circulation des factures électroniques. Ce portail :
- Réceptionne les factures émises par les entreprises,
- Vérifie leur conformité selon les normes en vigueur,
- Convertit les formats si nécessaire,
- Transmet les documents au bon destinataire (autre PA),
- Retourne les statuts de traitement (reçue, acceptée, rejetée, payée) pour un suivi complet.
Ce portail est conçu pour s’intégrer aux outils métiers et aux ERP, permettant un traitement automatisé, sécurisé et traçable de bout en bout.
Les PA sont également tenues de transmettre les données fiscales au Portail Public de Facturation (PPF). Ce portail public, opéré par l’État, joue un rôle de centralisation des données. Il :
- Regroupe les informations de facturation et d’e-reporting,
- Héberge l’annuaire national des entreprises,
- Assure le lien avec l’administration fiscale,
- Et permet le suivi du cycle de vie des factures via des statuts partagés.
Intégration des systèmes existants avec l’e-facturation
L’intégration des systèmes existants de gestion avec la nouvelle solution de facturation électronique est essentielle pour une transition fluide. Cela implique de réaliser un audit du système de facturation actuel pour identifier les outils et les logiciels utilisés, ainsi que les flux financiers, le volume des factures traitées et les usages spécifiques.
Cette étape permet de vérifier la compatibilité des logiciels et des équipes avec les nouvelles exigences, et d’identifier les ajustements nécessaires. Les entreprises doivent s’assurer que leur système de facturation peut inclure les données structurées requises et traiter automatiquement les informations pour les transmettre aux PA anciennement PDP et à l’administration fiscale. L’interopérabilité avec les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) et les logiciels de comptabilité est également importante pour éviter les doublons et les erreurs de saisie.
Gestion des données et respect de la vie privée
La gestion des données dans le cadre de la facturation électronique doit être conforme aux réglementations en matière de protection des données personnelles et de vie privée. Les factures électroniques doivent être conservées de manière sécurisée pendant une durée de 10 ans, ce qui implique l’utilisation de coffres-forts électroniques pour garantir leur intégrité et leur disponibilité.
Les entreprises doivent également veiller à ce que toute modification des factures soit impossible durant leur parcours et que l’authentification de l’émetteur soit explicite. La piste d’audit fiable (PAF) est un élément clé pour justifier et retracer chaque phase du processus de facturation, depuis la commande jusqu’à la facturation. Enfin, il est important de former les équipes à l’utilisation des nouvelles solutions et de sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques en matière de gestion et de protection des données, afin de minimiser les risques de non-conformité et de sanctions.
Les best practices pour une e-facturation réussie
Formation et sensibilisation des équipes
La formation et la sensibilisation des équipes sont des étapes clés pour assurer une adoption efficace de la facturation électronique. Il est essentiel de former le personnel comptable et les équipes métier à l’utilisation des nouveaux outils de facturation dématérialisée.
Cette formation implique notamment une compréhension approfondie des formats autorisés d’e-factures (CII, UBL, Factur-X), de la gestion des flux de travail automatisés, ainsi que des protocoles pour garantir la sécurité des données. Une stratégie gagnante consiste à impliquer activement les équipes dès le début de la transition. Cela inclut une analyse des processus de facturation existants et l’identification des éléments automatisables, pour faciliter l’adoption des nouvelles pratiques.
Il est également judicieux de prévoir des sessions de formation régulières couvrant les aspects techniques et fonctionnels, accompagnées d’ateliers pratiques. Ces initiatives permettent une familiarisation progressive avec les outils dématérialisés et les workflows mis en place.
Maintenance et mise à jour du système
Assurer une maintenance régulière et une mise à jour continue du système de facturation électronique est essentiel pour rester conforme aux exigences réglementaires et garantir une efficacité opérationnelle. Les entreprises doivent s’assurer que leurs logiciels répondent aux dernières prescriptions légales et que les mises à jour sont effectuées efficacement.
Une collaboration étroite avec les prestataires de services en facturation électronique est essentielle pour accéder aux nouvelles fonctionnalités, y compris les avancées en matière de sécurité des données telles que le cryptage renforcé et la gestion des accès. Par ailleurs, il est important d’auditer régulièrement l’intégration avec les systèmes ERP et les logiciels comptables afin d’éviter toute incompatibilité ou perturbation dans les processus.
Audits réguliers et correction des non-conformités
Les audits réguliers sont indispensables pour garantir que le système de facturation électronique respecte les exigences légales ainsi que les politiques internes de l’entreprise. Ces audits doivent inclure une vérification rigoureuse de la conformité des factures, de la sécurité des données et de l’exactitude des informations traitées.
En outre, une attention particulière doit être portée à la piste d’audit fiable (PAF), qui permet une traçabilité complète des modifications et des transactions associées. En cas de non-conformité détectée, il est impératif d’agir rapidement en mettant en place des plans correctifs. Cela permet de maintenir la conformité du système et d’éviter les sanctions potentielles.
Enfin, les entreprises doivent rester informées des évolutions en matière de facturation électronique et adapter leurs pratiques pour conserver une gestion sécurisée et conforme de leurs finances.
Conclusion
La transition vers la facturation électronique en France constitue une réforme majeure, touchant toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Il est essentiel de retenir que cette obligation entrera en vigueur le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et le 1er septembre 2027 pour les TPE et PME.
Les entreprises devront se préparer à émettre et recevoir des factures électroniques exclusivement via des plateformes agréées. Ces factures devront respecter les formats structurés tels que le UBL, le CII ou encore le Factur-X.
Cette nouvelle forme de facturation simplifiera les obligations déclaratives, tout en réduisant les erreurs de saisie et en améliorant la transparence fiscale. Aussi, n’attendez pas pour adapter vos systèmes et former vos équipes : cela vous permettra de tirer parti des avantages tels que la réduction des coûts administratifs, l’accélération des délais de paiement et une meilleure gestion des flux de trésorerie.
