La transformation numérique des documents est essentielle pour les entreprises qui souhaitent améliorer leurs processus, diminuer leurs dépenses et répondre aux exigences réglementaires. Cependant, comment assurer la sécurité des données, la conservation à long terme et la validité légale des documents numériques ? La réponse réside dans la mise en place d’un coffre-fort numérique, un espace hautement sécurisé pour vos archives électroniques. Le coffre-fort électronique permet de conserver et d’archiver de manière pérenne des documents dans un lieu numérique sûr et centralisé.
Faire le choix d’un logiciel de gestion électronique de documents qui intègre un coffre-fort électronique, permet la sécurisation, le contrôle d’accès et la traçabilité des documents. Cela permet également la conformité aux normes et réglementations en vigueur, tout en facilitant la recherche et le partage sécurisé des informations au sein de l’entreprise.
Le coffre-fort électronique
Le coffre-fort électronique est un espace de stockage numérique privé et sécurisé, conçu pour archiver des documents tout en se conformant aux normes légales. Cette solution de dématérialisation permet la sécurité, la longévité et la valeur légale des documents numériques.
Comment fonctionne un coffre-fort électronique ?
Le fonctionnement du coffre-fort électronique repose sur des technologies de cryptage et de signature électronique, garantissant l’intégrité, la confidentialité et l’authenticité des documents stockés. Il est accessible soit en ligne, par le biais d’une plateforme sécurisée, soit hors ligne, sur un support physique tel qu’une clé USB ou un disque dur. Il est capable de recevoir des documents de manière automatique depuis des sources connectées (par exemple, de la part de l’employeur, des services fiscaux ou des fournisseurs) ou bien d’intégrer des documents téléversés manuellement par l’utilisateur.
Pour commencer, les documents sont déposés dans le coffre-fort numérique où ils sont convertis en un format sécurisé. Une empreinte numérique unique est ensuite générée pour chaque document afin d’en assurer l’intégrité.
À l’intérieur du coffre-fort numérique, les documents sont chiffrés. Les données sont ainsi transformées en un code lisible uniquement par un utilisateur disposant d’une clé de déchiffrement, telle qu’un mot de passe ou une clé numérique. Cela garantit que l’hébergeur n’a jamais accès au contenu du coffre-fort.
Les employés de l’entreprise peuvent accéder au coffre-fort numérique via une interface sécurisée, utilisant généralement des identifiants uniques. Les niveaux d’accès varient selon le rôle des utilisateurs dans l’entreprise. Par exemple, un responsable des ressources humaines peut accéder aux fiches de paie, tandis qu’un directeur financier a accès aux rapports financiers.
Cadre normatif du coffre-fort numérique
La mise en œuvre du coffre-fort numérique est encadrée par plusieurs réglementations et normes.
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Norme/Réglementation |
Description |
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Décret n° 2018-418 |
Précise les modalités de mise en œuvre du coffre-fort numérique. |
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NF Z42-020 |
Garantit les fonctionnalités, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques. |
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AFNOR NF 203 |
Certification assurant la conformité à la norme NF Z42-020. |
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ISO 27001 |
Atteste un système de management de la sécurité des informations fiable. Vos données seront protégées contre la perte, le vol, l’altération ou l’intrusion et, en cas d’incident, sécurisées dans le cadre d’un plan de continuité d’activité |
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NF Z42-026 |
Assure l’équivalence entre les documents papier et numériques. |
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NF Z42-025 |
Concerne le processus d’archivage des bulletins de paie. |
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eIDAS |
Norme relative à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques. |
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RGPD |
Règlement général sur la protection des données, assurant la protection des données personnelles au sein de l’Union Européenne. |
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Agrément SIAF |
Agrément pour la conservation des archives publiques. |
Quelle est l’utilité d’un coffre-fort électronique ?
Les avantages d’un coffre-fort électronique sont multiples, tant pour les entreprises que pour les particuliers, offrant la possibilité de :
- Conserver de façon sûre et durable les documents numériques, en évitant les risques de perte, de détérioration ou de vol.
- Simplifier l’accès et le partage des documents, disponibles à tout moment et depuis n’importe quel dispositif.
- Diminuer les dépenses liées au stockage physique, à l’impression et à l’envoi de documents.
- Respecter les exigences légales et réglementaires en termes de conservation des documents, de protection des données personnelles et de conformité fiscale.
- Augmenter la valeur légale des documents numériques, leur donnant une force probante comparable à celle des documents papier.
Quels sont ses avantages ?
Sécurité des données de l’entreprise
Le coffre-fort numérique protège les données de l’entreprise grâce à plusieurs mécanismes avancés :
- Journal d’intégrité et chaînage : Ces outils enregistrent toutes les modifications et assurent une connexion sécurisée entre les enregistrements, empêchant toute altération non autorisée des données.
- Empreinte numérique : Chaque document reçoit une empreinte numérique unique garantissant son authenticité et son intégrité.
- Chiffrement avancé : Les données sensibles sont protégées par des algorithmes de chiffrement sophistiqués, accessibles uniquement aux collaborateurs autorisés.
Ces mesures assurent un accès sécurisé aux documents pour les employés et les clients, facilitant la collaboration.
Conformité juridique
Le coffre-fort numérique respecte les exigences légales d’archivage, garantissant ainsi la conservation sécurisée et la valeur probatoire des documents.
- Intégrité des documents : Les documents non altérés peuvent être utilisés comme preuve devant un juge ou une administration.
- Métadonnées : Elles fournissent des informations contextuelles telles que la date de création, l’identité du créateur et les accès effectués, renforçant ainsi la valeur probatoire.
- Chiffrement et contrôle d’accès : Ces mesures protègent les documents contre les accès non autorisés et les fuites d’informations, assurant le respect du RGPD.
Accessibilité des documents
Le coffre-fort numérique facilite l’accès et la gestion des documents grâce à une interface intuitive. Il peut également s’intégrer aux systèmes ERP et GED existants, permettant un versement automatique des documents et un accès transparent pour les utilisateurs.
- Interface utilisateur : Simplifie l’accès et la gestion des documents.
- Intégration aux systèmes existants : Assure un accès sans interruption aux documents sensibles.
- Accessibilité en ligne : En quelques clics, les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations nécessaires pour diverses opérations comme le contrôle fiscal, les appels d’offres, les démarches administratives ou les opérations comptables
Le coffre-fort numérique peut aussi prévoir des espaces personnels dédiés pour les actionnaires, les administrateurs, les salariés, les clients et les fournisseurs.
Traçabilité des accès
Le système de journalisation détaillé du coffre-fort numérique permet de tracer qui a accédé à quel document et quand, facilitant ainsi les audits. Le suivi des activités liées aux données sensibles contribue à renforcer la sécurité globale de l’entreprise.
Les avantages de l’archivage numérique DocuWare pour sécuriser les données
DocuWare est une solution de GED sécurisée qui possède une fonctionnalité d’archivage électronique. Cette fonctionnalité permet d’être conforme sur plusieurs sujets réglementaires.
DocuWare est une solution de GED sécurisée intégrant une fonctionnalité d’archivage électronique. Cette fonctionnalité assure la conformité avec diverses exigences réglementaires. Faire son choix entre un systeme d’archivage électronique et une ged.
Simplifiez la préparation des audits
DocuWare est un logicel de gestion électronique de document qui facilite la préparation des audits, qu’ils soient internes ou externes. Un archivage sécurisé permet que chaque action d’enregistrement, de modification et d’annotation d’un document est consignée de manière similaire aux étapes de votre flux de travail, assurant une traçabilité et une transparence complètes. Ainsi, les audits deviennent plus rapides et plus complets que jamais.
Respectez les normes de mise en conformité
DocuWare vous aide à respecter les normes de conformité de plus en plus strictes et diversifiées. Que ce soit pour le RGPD, les contrôles fiscaux, la conservation des documents, ou d’autres obligations légales.
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Norme |
Description |
DocuWare |
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NF552 |
Protection des données personnelles |
Certifié |
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NF203 |
Coffre-fort électronique |
Certifié |
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RGPD |
Règlement général sur la protection des données |
Conforme |
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NFZ42020 |
Archivage électronique |
Conforme |
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ISO/CEI 25051 |
Qualité des logiciels |
Conforme |
Être prêt en cas de sinistre
Vos documents sont sauvegardés dans des centres de données Microsoft Azure dans l’Union européenne, offrant une triple réplication et une sauvegarde hors site. Cette infrastructure vous permet de récupérer vos documents en cas de perte, de détérioration ou de vol, assurant ainsi la continuité de vos activités.
Prévention des pertes de données et des violations de sécurité
DocuWare vous protège contre les pertes de données et les violations de sécurité grâce à un système de chiffrement et de protection avancé, garantissant l’intégrité, la confidentialité et l’authenticité de vos documents. Les transferts de données se font via HTTPS et le chiffrement des documents est assuré en AES (Advanced Encryption Standard (AES) est un algorithme de chiffrement par blocs symétrique choisi par le gouvernement américain pour protéger les informations classifiées). Un système de gestion des droits d’accès empêche toute consultation non autorisée.
Protocoles de sécurité et conformité règlementaire
DocuWare est votre partenaire idéal pour instaurer des protocoles de sécurité et de conformité réglementaire essentiels à la protection des données et au respect des normes légales. Vous avez la possibilité de personnaliser des politiques de gestion documentaire telles que la conservation, l’élimination, le verrouillage et le suivi des documents, adaptées à leur type, leur source et leur finalité.
Ainsi, DocuWare facilite la gestion des consentements, l’attribution des droits d’accès, l’envoi de notifications et le traitement des requêtes liées aux données personnelles des individus concernés.
La fonctionnalité du coffre-fort de DocuWare
Accès facilité et gestion optimisée des documents
Avec le coffre-fort DocuWare, l’accès et la gestion de vos documents deviennent plus simples grâce à une solution de stockage centralisée et sécurisée. Vous avez la possibilité de consulter, de modifier, de partager ou d’archiver vos documents en toute facilité, à tout moment et depuis n’importe quel dispositif.
Des outils d’indexation et de recherche avancés vous permettent de retrouver rapidement les documents nécessaires, en utilisant des mots-clés, des filtres ou des expressions booléennes. Cela améliore l’organisation, la collaboration et la communication au sein de votre entreprise.
Impact de l’accessibilité améliorée sur les opérations quotidiennes
Le coffre-fort DocuWare améliore l’impact de l’accessibilité des documents sur le quotidien de votre entreprise, en accroissant la réactivité, la satisfaction et la fidélisation de vos clients, fournisseurs et partenaires. Vous êtes en mesure de répondre plus rapidement aux demandes, devis, factures, contrats, etc. De plus, vous assurez la sécurité, la conformité et la valeur probante de vos documents, respectant ainsi les normes et obligations légales.
Ce faisant, vous renforcez votre image de marque, votre compétitivité et votre performance globale.
Conclusion
Le coffre-fort électronique est essentiel pour sécuriser vos archives numériques, protégeant et optimisant vos documents tout en assurant leur conformité légale. Il simplifie la gestion, l’accès et le partage des documents, améliorant ainsi la productivité de votre entreprise.
DocuWare, leader en gestion de documents et en automatisation des processus, propose une solution sécurisée et efficace, adaptée à vos besoins et à votre budget.
Pour découvrir les avantages de DocuWare, demandez votre démonstration personnalisée et gratuite.
FAQ sur le coffre-fort électronique
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique et à quoi sert-il ?
Un coffre-fort électronique est un lieu de stockage numérique hautement sécurisé, destiné à la conservation des documents importants, qu’ils soient de nature personnelle ou professionnelle. Il assure l’intégrité et la confidentialité des informations et aide à respecter les obligations légales de conservation des documents. Son utilisation permet de se prémunir contre la perte, le vol ou la destruction des documents, tout en simplifiant leur accès et leur partage.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents numériques ?
Opter pour la dématérialisation des documents numériques offre de nombreux avantages, notamment pour les entreprises. Ces avantages incluent la réduction des coûts d’impression, d’archivage physique et d’expédition, une amélioration de la productivité et de la réactivité grâce à un accès et partage facilités, une meilleure conformité aux lois et normes de sécurité, ainsi qu’une diminution de l’empreinte environnementale en réduisant la consommation de papier et d’énergie.
Comment Docuware garantit la sécurité, la confidentialité et la pérennité de vos documents numériques ?
Docuware assure la sécurité, la confidentialité et la pérennité de vos documents numériques grâce à l’emploi de normes de cryptage avancées, la mise en place de droits d’accès spécifiques, la réalisation de sauvegardes régulières et de systèmes de redondance, le respect scrupuleux des législations et des normes de conformité, et enfin, par le biais d’une infrastructure numérique robuste et modulable.
Comment accéder à vos documents numériques stockés dans le coffre-fort électronique de Docuware ?
Pour accéder à vos documents numériques dans le coffre-fort électronique de Docuware, suivez ces étapes : connectez-vous à votre compte Docuware via un ordinateur, une tablette ou un smartphone, entrez vos identifiants personnels, sélectionnez le coffre-fort électronique contenant vos documents, recherchez le document désiré par son nom, sa date ou son type, et enfin, ouvrez ou téléchargez le document en cliquant dessus.
