Dématérialisation des factures fournisseurs : le guide ultime

La dématérialisation des factures fournisseurs est plus que jamais d’actualité. Elle permet de gérer l’ensemble du cycle de vie d’une facture de son émission à sa réception de manière entièrement numérique. Avec l’obligation légale de réception des factures électroniques dès 2026 (selon la taille des entreprises), la transition devient incontournable. Mais au-delà du cadre réglementaire, c’est une véritable occasion de moderniser vos processus, de sécuriser vos données et de gagner en efficacité.

Dans ce guide, découvrez pourquoi et comment faire de la dématérialisation un levier de performance pour votre organisation.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures fournisseurs marque le passage d’une facture entrante au format papier à un format numérique selon les normes légales et règlementation fiscale en vigueur. Par l’affranchissement du format papier, les organisations changent de paradigme. Les processus basés sur des échanges de documents papiers vont être remplacés par l’automatisation des tâches de traitement de factures numériques.

Dans ce contexte règlementaire et de digitalisation, l’année 2026 est le point de bascule. Et la facture électronique : le cœur des évolutions. Concrètement, la dématérialisation des factures fournisseurs impacte les organisations à plusieurs niveaux :

• Chaque facture entrante devra être intégrée automatiquement dans le système comptable de l’entreprise ;
• Les entreprises devront avoir la capacité de réceptionner une facture électronique émise par un fournisseur (plus de papier ou PDF simple) ;
• L’archivage des factures dans leur format informatique d’origine sera obligatoire (dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique).

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Pourquoi passer à la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures fournisseurs  est un processus gagnant/gagnant pour l’Etat et les entreprises.

Lutter contre la fraude pour l’Etat

Via la dématérialisation des factures fournisseurs, les autorités publiques affichent leur volonté de lutter plus efficacement contre la fraude, en particulier la fraude à la TVA. En effet, avec la facturation électronique, l’administration fiscale aura instantanément accès aux données des vendeurs, au même titre que les acheteurs.

La facturation électronique est aussi une étape essentielle dans la mise en place de la déclaration de TVA préremplie, sur le modèle de ce qui existe déjà pour l’impôt sur le revenu.

Agilité et gestion des données pour les entreprises

La dématérialisation des factures fournisseurs permet de revisiter le cycle Procure-To-Pay (P2P) qui, en mode papier, présente de nombreux désavantages.

Parmi ces inconvénients figure le manque de fiabilité et sécurité des données :

• Avec les documents papier, il existe un risque important de perte ;
• La lourdeur des traitements (comme le tri et la distribution des courriers) est un facteur d’allongement des délais de paiement ;
• Les données erronées sont cause de nombreux litiges avec les fournisseurs ;
• Les saisies manuelles génèrent un risque d’erreur de comptabilisation.

Un autre inconvénient est la perte de temps dans les traitements :

• Longueur de la chaîne de validation et d’approbation des factures ;
• Recherche de documents lorsque ces derniers ont été égarés.

Par ailleurs, la facturation papier présente un coût important en termes de fournitures (impression, photocopies…), de frais d’affranchissement et d’archivage. Avec le « zéro papier », la plupart de ces inconvénients disparaissent grâce aux outils de la dématérialisation :

• • La traçabilité des traitements et l’archivage électronique des données qui évitent les pertes d’informations ;
  • Des factures fournisseurs disponibles immédiatement par l’utilisation d’une GED;
  • L’automatisation des opérations qui supprime les ressaisies informatiques et les erreurs ;
  • Un workflow qui fluidifie la chaîne de validation en déclenchant ses étapes de manière automatique.

La dématérialisation améliore également la gestion des données ainsi que l’image de l’entreprise en termes d’écoresponsabilité. Elle réduit de manière significative l’utilisation du papier et son impact sur l’environnement.

Cadre règlementaire : l’obligation de dématérialisation des factures fournisseurs

Qui est concerné par la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Depuis 2020, la dématérialisation des factures est obligatoire pour tous les fournisseurs d’entités publiques (État, collectivités locales, établissements publics).

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit la généralisation de la facturation électronique entre les entreprises assujetties à la TVA. Sont concernées les opérations domestiques, c’est-à-dire celles réalisées sur le territoire national.

Réforme et conformité obligation 2026

La facturation électronique ne sera bientôt plus une option, mais une obligation pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Cette réforme, portée par la loi de finances 2022, vise à simplifier les échanges, renforcer le contrôle fiscal et lutter contre la fraude.

Dès 2026, l’émission de factures électroniques devra obligatoirement passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée par l’administration. Ces plateformes seront responsables de la transmission des factures et des données de transaction à l’administration fiscale.

Conformément à l’article 289 bis du Code général des impôts, les factures devront contenir un format structuré (ex. Factur-X, XML) permettant leur traitement automatisé et sécurisé.

Cette échéance implique pour les entreprises de se préparer dès aujourd’hui, en adaptant leurs outils et leurs processus de facturation.

Quel est le calendrier de mise en conformité à la facture électronique ?

Le gouvernement a annoncé dans le communiqué de presse du 28 juillet 2023 le report du calendrier de déploiement de la généralisation de la facturation électronique entre entreprises. Ainsi, dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, l’amendement n°I-5395 déposé le 17 octobre 2023 par le gouvernement reporte la généralisation, qui s’appliquera en deux temps à partir de 2026 :

Qu’est-ce que l’E-invoicing et l’E-reporting ?

Avec la réforme et la facturation électronique, deux nouvelles obligations légales sont à prendre en compte :

• L’E-invoicing est l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Cela concerne toutes les transactions réalisées sur le territoire français ;
• L’E-reporting est l’obligation de transmettre à l’administration fiscale les données relatives aux transactions B2B internationales et B2C.

Le rôle des PDP

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), immatriculées par l’administration fiscale, sont les seules habilitées à transmettre les factures électroniques dans le cadre de la réforme. Elles assurent la réception, la conversion, le contrôle et l’envoi des factures au Portail Public de Facturation (PPF), ainsi que la transmission des données d’e-reporting.

Au-delà de la transmission, elles vérifient la conformité des factures (formats, mentions obligatoires) et proposent des services complémentaires : archivage à valeur probante, tableaux de bord, gestion des accès.

Depuis l’annonce de la fin du service gratuit d’émission du PPF (15 octobre 2024), leur rôle est devenu stratégique. Le choix d’une PDP fiable et bien intégrée est essentiel pour automatiser les échanges, garantir la conformité et sécuriser la gestion des factures dans un environnement réglementaire exigeant.

Le choix du schéma en Y

Pour accompagner la généralisation de la facturation électronique, l’État a adopté un schéma en Y, déjà éprouvé à l’international. Ce modèle permet aux entreprises de choisir librement leur plateforme de dématérialisation (PDP), tout en garantissant la transmission obligatoire des données de facturation à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation (PPF).

Les factures peuvent transiter par la PDP de l’émetteur, celle du destinataire ou une autre plateforme, tant que le flux est ensuite redirigé vers l’État. Un annuaire centralisé permet d’identifier les entreprises et leurs plateformes respectives pour assurer le bon acheminement des factures électroniques, quel que soit le canal utilisé.

Risque de non-conformité

Avec l’entrée en vigueur progressive de la facturation électronique, ne pas se conformer aux nouvelles obligations peut entraîner des conséquences directes : rejets de factures, retards de paiement, blocages comptables, voire sanctions administratives.

Les risques concernent notamment l’utilisation d’outils non certifiés, l’absence de transmission des données à l’administration, ou une mauvaise identification des destinataires dans l’annuaire.

Dématérialisation des factures quels sont les avantages pour les entreprises ?

La dématérialisation des factures fournisseurs ne se limite pas à une simple modernisation des outils. Elle transforme profondément la gestion administrative et comptable de l’entreprise. Voici les principaux avantages pour votre entreprise

Réduire vos coûts

La dématérialisation permet de diminuer significativement les frais liés au traitement des factures : impression, affranchissement, archivage papier, saisie manuelle, relances et corrections d’erreurs. Le coût moyen de traitement d’une facture peut être divisé par deux, voire plus, selon le niveau d’automatisation mis en place. À terme, cela représente un gain financier conséquent, en particulier pour les entreprises qui traitent un volume de facture important.

Gagner en rapidité

Le traitement automatisé peut réduire considérablement les délais à chaque étape : réception, validation, imputation, règlement. Les workflows de validation numériques permettent une circulation fluide de l’information, même à distance. Cela contribue à accélérer les paiements, à mieux gérer la trésorerie et à répondre plus vite aux demandes des fournisseurs.

Sécuriser vos processus

Grâce à la dématérialisation, chaque facture suit un circuit clair, traçable et encadré par des règles précises. L’authenticité et l’intégrité des documents sont garanties. L’accès aux données est contrôlé, et les risques de perte, d’erreur ou même de fraude sont fortement réduits. En cas d’audit ou de litige, les documents sont disponibles immédiatement, avec un historique complet des traitements. Une sécurité assurée.

Améliorer la relation clients-fournisseurs

Des délais de traitement plus courts, des paiements plus fiables et une meilleure transparence renforcent la confiance entre les parties. La réduction des litiges liés aux erreurs de saisie ou aux retards permet d’instaurer une relation plus sereine, propice à des partenariats durables. Les fournisseurs bénéficient aussi d’une meilleure visibilité sur l’état de leurs factures.

Agir pour l’environnement

La suppression du papier, la réduction des impressions et des envois postaux contribuent directement à la diminution de l’empreinte carbone de l’entreprise. C’est une action concrète en faveur de la sobriété numérique et du développement durable, qui s’inscrit dans une démarche RSE de plus en plus attendue par les parties prenantes.

La dématérialisation des factures fournisseurs vue par les entreprises

Dématérialisation et digitalisation sont des sujets récurrents en entreprise. Deux études menées par différents organismes à 10 ans d’intervalle nous permettent de prendre un peu de recul.

Ce qu’il faut en retenir : les cadres et dirigeants ne s’y trompent plus, la dématérialisation est un sujet de tout premier ordre.

En début d’année 2023, la tendance se confirme selon l’étude « Trends of Finance » menée par DAFMAG en partenariat avec BDO. 71% des 150 DAF/CFO du panel représentatif* d’entreprises ont déjà mis en place une solution de dématérialisation et digitalisation.

Cette accélération est fortement poussée par l’enjeu de la facture électronique.

*Panel composé à 82% par des PME-ETI et 18% de Grands comptes.

Le coût de traitement d’une facture fournisseur

Selon les nombreuses estimations, le coût moyen de traitement d’une facture non électronique entrante (papier) s’élève entre 9 et 20€. Si l’on prend la fiche gouvernementale, ce coût oscille entre 14 et 20€. Ce processus de gestion peut monter jusqu’à 100€ en cas de contrôle très précis.

Or la dématérialisation des factures fournisseurs entraîne une réduction des coûts de l’ordre de 50 à 75% tout en favorisant des gains de productivité dans les services financiers et comptables. Le ROI est donc largement favorable à la dématérialisation

Cette équation économique s’explique par la suppression de plusieurs étapes liées au traitement papier d’une facture :

• • • La copie des bons de commande ;
    • Les frais d’affranchissement ;
    • Le temps de validation et de recherche ;
    • La duplication des factures ;
    • Le stockage du papier ;
    • Les pertes de documents, etc.

Le traitement d’une facture fournisseur se veut difficile à estimer pour les Directions Financières et Comptables. Il est la résultante de multiples variables. Nous les nous avons regroupé sur une page pour vous aider dans le calcul de votre coût de traitement d’une facture fournisseur.

L’automatisation du traitement des factures fournisseurs

Automatisation du traitement des factures fournisseurs

Selon l’IDC, 30 % du temps des services comptables est consacré à la saisie manuelle des factures fournisseurs. C’est là qu’intervient l’automatisation du traitement de ces factures.

L’automatisation est l’une des composantes essentielles de la dématérialisation, mais aussi du processus Procure-To-Pay. Cette solution consiste en l’utilisation d’outils et technologies pour digitaliser le traitement des factures fournisseurs supprimant ainsi les tâches manuelles à faible valeur ajoutée des équipes comptables.

Maximiser le taux d’automatisation permet d’accroître la productivité comptable. Parmi les tâches concernées :

• La réception et intégration des factures ;
• Le rapprochement des factures et commandes effectuées ;
• L’imputation des factures sans commandes ;
• L’intégration avec l’ERP pour envois des instructions de règlement ;
• La validation des factures fournisseurs récurrentes, etc.

Au-delà de l’enrichissement des tâches de comptabilité, les bénéfices additionnels sont nombreux : réduction des coûts, gain de temps, sécurité, archivage, simplification du pilotage, etc.

Rôle de l’IA

L’intelligence artificielle (IA) permet d’aller plus loin dans l’automatisation en intégrant des fonctions avancées d’analyse et de reconnaissance. Grâce au machine learning, les outils sont capables de détecter les informations clés d’une facture (montants, émetteur, TVA, etc.), de vérifier les cohérences, et de proposer automatiquement des actions à valider par les comptables.

L’IA contribue ainsi à réduire les erreurs humaines, accélérer les traitements et améliorer la qualité des données saisies.

Cas d’usage de l’IA et du machine e-learning chez Basware 

Exploitation des données

Une fois les factures traitées électroniquement, les données collectées deviennent une mine d’or. On peut les utiliser pour générer des indicateurs : volume traité par fournisseur, délais moyens de validation, coûts de traitement par type de facture, etc.

Ces données permettent une meilleure prise de décision et une gestion plus proactive de la comptabilité fournisseurs.

Comment tirer parti des données issues de la dématérialisation ?

L’objectif n’est pas seulement de consulter les données, mais de les exploiter. Grâce à des outils d’analyse ou des tableaux de bord intégrés à l’ERP ou au logiciel de dématérialisation, les services financiers peuvent identifier des gisements d’économies, des risques de non-conformité ou encore anticiper des besoins de trésorerie.

La donnée devient un levier stratégique pour optimiser les flux comptables, piloter la relation fournisseur et sécuriser l’ensemble du processus Procure-to-Pay.

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

Comprendre tous les enjeux la réforme

Le prérequis pour mener un tel projet est la compréhension par tous les acteurs des enjeux de la facture électronique. Les dirigeants, DAF, DSI et responsables des départements concernés doivent être convaincus des avantages de la dématérialisation (coûts, fiabilité, productivité, réduction du besoin en fonds de roulement, etc.) pour soutenir la conduite du projet et lui donner une légitimité.

Les équipes opérationnelles doivent également être convaincues de la plus-value de la dématérialisation dans leur travail au quotidien : fin des tâches fastidieuses et chronophages, rapidité et fiabilité des opérations, réduction des litiges avec les partenaires, etc.

Conduire le projet étape par étape

Les entreprises ont tendance à calquer les solutions de dématérialisation sur les processus existants. Pour tirer le plein bénéfice de cette évolution vers la facture électronique, la première étape consiste à réaliser une analyse de l’existant dans le but de refondre les processus et les rendre plus efficients.

Cette analyse s’attachera en particulier à réaliser un diagnostic interne en détaillant les flux entrants et sortants, le système d’information actuel, le rôle et les responsabilités de chaque intervenant. Cela requiert un travail conjoint du DSI et des responsables des processus métiers qui peut s’organiser selon les étapes suivantes :

• • • Cartographie des processus existants et circuit de validation ;
    • Rédaction d’un cahier des charges sur la dématérialisation de vos processus documentaires.
      • Nettoyage des bases de données fournisseurs ;
      • Mise en conformité des factures ;
      • Choix d’une plateforme de dématérialisation et de l’intégrateur certifié ;
      • Intégration du logiciel.

Choisir sa plateforme de dématérialisation

Vient ensuite le choix de la plateforme. Les entreprises auront le choix entre le portail public de facturation (PPF) Chorus Pro ou une autre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) immatriculée auprès de l’administration fiscale.

La DGFiP préconise à cet égard un schéma en Y où les flux transitent en premier lieu par une PDP avant d’être déversés dans la PPF.

Comme tout projet informatique, la mise en production de la solution sera précédée d’une phase de tests. S’ils s’avèrent concluants, ils permettront le déploiement de la dématérialisation.

PLAQUETTE SOLUTIONS

Accompagner et engager les équipes

L’accompagnement des équipes opérationnelles est un gage de réussite à l’intégration d’une solution. En effet, la modernisation du processus risque de rencontrer des résistances liées notamment à des habitudes de travail ancrées. D’où la nécessité d’une conduite du changement efficace :

• • • Réaliser une communication sur les enjeux du projet pour convaincre les agents des effets positifs de la réforme ;
    • Impliquer les équipes à chaque étape clé sans trop les surcharger de demandes sans lien avec la dématérialisation ;
    • Prévoir la formation des agents opérationnels.

Par ailleurs, il est essentiel de communiquer avec les partenaires externes pour s’assurer de la fluidité des échanges dématérialisés.

De plus, le recours à un prestataire spécialisé pour accompagner l’entreprise dans cette réforme peut être une réelle clé de sa réussite.

Organisation interne

Une organisation interne bien structurée est indispensable à la réussite du projet de dématérialisation. Il est essentiel de désigner un pilote de projet (DAF ou DSI) ainsi qu’une équipe dédiée regroupant des profils métier et techniques.

Un comité de pilotage peut également être mis en place pour suivre l’avancement, valider les choix clés et assurer la coordination entre les services (comptabilité, achats, informatique, etc.).

L’objectif : garantir une gestion fluide du projet, anticiper les impacts organisationnels et impliquer les bons interlocuteurs au bon moment. Une communication claire et des points de suivi réguliers contribueront à l’adhésion des équipes et à la pérennité de la démarche.

Comment choisir son logiciel de dématérialisation des factures fournisseur ? 

Il existe de nombreux logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs. Au moment du choix, plusieurs critères sont à prendre en compte :

• • • La notoriété de l’éditeur ;
    • Les possibilités d’interface avec les autres outils de votre système d’information (ERP, CRM, solution de comptabilité, de gestion des achats, signature électronique…) ;
    • La polyvalence du logiciel pour traiter tous les documents entrants quel que soit leur format ;
    • L’accès à distance ;
    • La facilité de prise en main de la solution ;
    • L’accompagnement de l’éditeur et la qualité du SAV ;
    • La politique tarifaire de chaque éditeur.

Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs est l’outil permettant leur conversion du format papier au format numérique selon les normes légales et fiscales en vigueur. S’intégrant au processus de Procure-To-Pay, le logiciel de dématérialisation facilite la collecte de données factures, l’automatisation des tâches comptables, l’approbation et la conservation de ces documents.

Ce logiciel permet aux entreprises d’être en conformité avec la réforme de la facture électronique obligatoire dès 2026. 

Pourquoi mettre en place un logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs ?

Dans un monde où tout va de plus en plus vite, les erreurs sont de moins en moins tolérées. Il n’est plus possible de se contenter d’un processus « artisanal ». À ce titre, la dématérialisation des factures n’est pas l’apanage des seules grandes sociétés, elle concerne toutes les entreprises. D’où la nécessité de recourir à des outils modernes sources de multiples avantages :

• Respecter et se mettre en conformité avec la règlementation : Un logiciel performant et fiable assure la traçabilité, l’intégrité et la clarté du processus de dématérialisation des factures fournisseurs, éléments cruciaux pour se conformer à la loi de finance 2024 avec la facture électronique. De plus, un tel logiciel facilite considérablement l’implémentation de la Piste d’Audit Fiable (PAF), renforçant ainsi la transparence et la fiabilité des transactions financières ;
• Supprimer les tâches chronophages et réduire la longueur des processus : ces solutions permettent de gagner du temps en automatisant le traitement des factures et en centralisant les données. La productivité des services comptables est accrue. Les délais de paiements sont réduits ;
• Se professionnaliser dans le traitement des factures fournisseurs : avec des fonctionnalités avancées pour la captation, le traitement et la validation des factures, un logiciel permet de mettre fin aux impressions, tâches manuelles, parapheurs et autres systèmes de validation tel que le coup de tampon ;
• Diminuer les coûts de gestion liés aux factures : le coût du traitement de chaque facture est réduit grâce à l’accélération du processus de gestion ;
• Disposer d’un outil moderne et ergonomique : ces logiciels offrent une base de données centralisée et harmonisée accessible en mobilité avec un système d’authentification sécurisé.

Rappelons, par ailleurs, que la facturation électronique est obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour les toutes les entreprises qui facturent des biens ou des prestations de service aux entités publiques (« business to government » ou B2G). Elles utilisent pour ce faire la plateforme publique gratuite Chorus-Pro.

S’agissant de la facturation B2B, le calendrier de la réforme est progressif et prend en compte la taille des entreprises. Ainsi, la facturation électronique sera obligatoire à partir de 2026.

S’impliquer dans la dématérialisation des factures fournisseurs et les logiciels associés signifie donc prévoir ce changement dès maintenant.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de dématérialisation ?

Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs rassemble toutes les fonctionnalités indispensables :

• La captation des données d’une facture est la première fonction d’un logiciel de dématérialisation sur le cycle P2P. Il s’agit d’un système comprenant : la numérisation des factures papier, l’acquisition automatique des factures reçues par e-mail (format PDF, Facture X…) et la récupération automatique sur le portail fournisseurs et flux EDI ;
• La lecture automatique : cette fonctionnalité permet l’extraction des données d’une facture suivant une grille de lecture adaptée à vos besoins sur des documents de tout type (PDF, TIFF, JPG…) ;
• Rapprochement automatique : permet de vérifier la cohérence entre les achats effectués et les factures reçues. Le logiciel va mettre en évidence les factures avec écarts, et ainsi favoriser la gestion des litiges ;
• Imputation des factures : elle permet une imputation comptable et analytique en automatique de vos factures fournisseurs ;
• Circuits de validation : permet la mise en place de workflow de validation afin d’automatiser et de structurer la circulation de la facture dématérialisée jusqu’à son approbation ;
• Paiement : Une fois le bon à payer généré et le paiement effectué, le logiciel va automatiquement récupérer l’information du paiement depuis votre ERP comptable. Une piste d’audit complète est ainsi disponible depuis l’outil ;
• Tableaux de bord en temps réel : fourniture d’indicateurs clés de performance (KPI) et de rapports dynamiques pour suivre l’état des factures et des paiements, facilitant une prise de décision éclairée.
• Archivage et piste d’audit fiable : en complément d’un stockage sécurisé de vos documents et de la piste d’audit associéE, la solution doit permettre la mise au coffre-fort de vos factures pendant 10 ans. Ces coffres-forts et les procédures associées assurent un archivage à valeur probante de vos documents pendant toute la période requise.

Quels sont les critères de sélection pour choisir sa solution de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Ne perdez pas de temps à échanger avec 10 éditeurs. Sélectionnez 3 à 5 logiciels de dématérialisation selon des critères précis et comparez-les méthodiquement. Comment choisir son logiciel de dématérialisation ? 

1. Formalisation du besoin

Cette phase de cadrage permettra de rédiger un cahier des charges précis, base indispensable pour comparer les solutions du marché et engager un projet de dématérialisation cohérent, durable et aligné avec les objectifs de l’entreprise.

Quel est le budget alloué ? Quel est votre volume global de factures fournisseurs à l’année ? Combien de personnes et services utiliseront le logiciel ? Quel est le délai d’approbation moyen d’une facture ? Avez-vous plusieurs circuits de validations ? Etc.

Avant de vous lancer dans les démos logicielles, prenez le temps de formaliser votre besoin, les perspectives d’évolution et l’écosystème technique de votre entreprise. Cela vous permettra de mieux cadrer vos recherches, de gagner du temps et de dégager un budget clair.

2. Définir les bons critères de sélection

Critères fonctionnels

Identifiez les fonctionnalités indispensables dites « must have » telles que :

• Système OCR performant pour convertir les factures papier en format numérique.
• Contrôle de la conformité fiscale des factures.
• Paramétrage des circuits d’approbation pour optimiser le processus.
• Stockage et archivage des données.

Critères technologiques

Assurez-vous de :

• Choisir le bon mode d’hébergement (SaaS ou on-premise),
• Disposer d’une intégration fluide avec vos outils existants (notamment l’ERP),
• Bénéficier de connecteurs techniques fiables (API, webservices).

Expérience utilisateur

Favorisez une solution intuitive :

• Interface simple et agréable à utiliser,
• Accès facile depuis tout environnement (bureau, télétravail, mobile),
• Compatibilité avec vos outils comptables,
• Souplesse pour intégrer les retours de vos équipes.

3. Anticiper le déploiement et l’accompagnement

Facilité de mise en œuvre

Privilégiez un logiciel rapide à déployer, limitant les perturbations. Évaluez le niveau d’adoption attendu et les besoins en formation pour les équipes.

Rôle de l’intégrateur

Choisissez un intégrateur expérimenté capable d’adapter la solution à votre contexte, de garantir la conformité réglementaire et de vous accompagner dans la durée (TMA, hotline, etc.). N’hésitez pas à demander des retours clients.

4. Ne pas négliger l’après-vente

Le choix d’une solution ne se limite pas à ses fonctionnalités. La qualité du service après-vente et de l’accompagnement post-déploiement est très importante : 

Formation et montée en compétence

Assurez-vous que le prestataire propose un accompagnement adapté à vos équipes :

• Sessions de formation initiale et continue,
• Supports pédagogiques accessibles,
• Aide à la prise en main pour maximiser l’adoption du logiciel.

Support client et réactivité

Vérifiez les engagements en matière de service :

• Disponibilité du support (jours/heures),
• Délais de réponse garantis,
• Accès à une assistance personnalisée ou à une hotline dédiée.

Suivi et évolutivité

Votre solution doit pouvoir évoluer avec votre entreprise :

• Possibilité d’intégrer de nouvelles fonctionnalités ou d’ajuster les paramétrages,
• Mise à jour régulière de l’outil en fonction des évolutions réglementaires,
• Services de maintenance applicative (TMA) inclus ou proposés en option.

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Comparaison des solutions

Consulter les avis

L’une des pratiques courantes est d’utiliser des comparateurs sur le web pour récolter rapidement des données et avis d’utilisateurs. Ces comparateurs constituent une première base de connaissances sur les logiciels de dématérialisation, les éditeurs et/ou intégrateurs concernés.

Utilisez-les pour faire un premier tri puis croisez l’information collectée avec d’autres sources :

• Comparateurs web : Celge, Appvizer, GetApp, Blog du Modérateur, Capterra… ;
• Sites des éditeurs et intégrateurs : témoignages clients en vidéo ou PDF ;
• Presse et magazines spécialisés : articles et interviews d’experts.

Restez néanmoins prudent sur vos sources. Tous les avis n’émanent pas forcément de clients réels (avis déposés par la marque elle-même ou par des concurrents).

PLAQUETTE SOLUTIONS

Sondez votre réseau ou demandez des références

Il s’agit d’un bon complément d’information dans la mesure où vous êtes sûr qu’il s’agit de clients réels. Néanmoins, il faut là aussi être prudent et se poser quelques questions :

• L’écosystème de la personne ayant répondu est-il le même que le mien ?
• Ses contraintes sont-elles les mêmes que les miennes ?

Cet avis peut-il être corroboré et est-il représentatif ? Un recoupage des différentes sources (avis clients, retours obtenus de son réseau ou du secteur d’activité) peut dès lors être conseillé.

La démo comme outil de comparaison

Certains éditeurs proposent des démos gratuites et des webinaires de leurs produits. Certains proposent aussi une période d’essai gratuite. Cette source d’information est concrète et doit être consultée par vos équipes (utilisateurs, services informatiques…).

Nos logiciels de dématérialisation 

Solution	Yooz	Basware	DocuWare
Spécialité	Automatisation rapide du traitement des factures	Gestion des achats et optimisation financière	Dématérialisation et gestion documentaire
Technologie	Intelligence artificielle et OCR avancé	Automatisation des flux financiers	Workflows documentaires et GED avancée
Intégration	Compatible avec ERP et logiciels comptables	Connecté aux systèmes d’approvisionnement	Interface avec ERP, CRM et comptabilité
Avantages clés	Réduction des erreurs et des délais de paiement	Meilleure maîtrise des dépenses et visibilité accrue	Centralisation et conformité des documents
Démo en ligne	Démo de Yooz	Démo Basware	Démo Docuware

Pourquoi choisir l’une de ces solutions ?

• Yooz : idéal pour les PME et ETI cherchant une automatisation rapide et efficace des factures fournisseurs.
• Basware : recommandé pour les entreprises ayant des volumes élevés de factures et nécessitant un contrôle avancé des dépenses.
• DocuWare : parfait pour une gestion documentaire complète, assurant la traçabilité et la conformité des documents comptables.

Cas client : Ramsay Santé

avec 150 établissements, 36 000 collaborateurs et plus de 500 000 factures annuelles, Ramsay Santé faisait face à une forte hétérogénéité comptable. L’objectif : centraliser les flux, harmoniser les processus et automatiser le traitement des factures dans un service partagé.

Le projet s’est déroulé sur trois ans, en deux temps : une phase de reprise progressive de la comptabilité, suivie d’une optimisation des processus. La solution Basware a été déployée avec l’accompagnement de DIMO Démat, garantissant une adaptation concrète aux réalités terrain.

Résultats :

• Comptabilité unifiée sur l’ensemble des établissements
• 40 % de rapprochement automatique dès la mise en service
• Réduction notable des tâches manuelles et des délais de traitement

Clés de réussite :
Une conduite du changement structurée, une forte implication des utilisateurs et un accompagnement expert ont permis une appropriation rapide de la solution et une mise en œuvre alignée sur les enjeux du groupe.

Le témoignage complet

Quels sont les freins à la dématérialisation ?

L’un des freins à la dématérialisation des factures fournisseurs est la méconnaissance des solutions disponibles sur le marché.

D’après les deux études citées plus haut, d’autres freins ont été mis en évidence. Celle menée par EY et DIMO fait ressortir :

• • • Le manque de temps et budget ;
    • Le faible nombre de factures émises ;
    • La méconnaissance de la réglementation relative à la dématérialisation des factures.

Dans l’étude DAFMAG, les répondants ont cités à nouveau le manque de temps, mais aussi :

• • • La difficulté à accompagner le changement ;
    • L’engagement des équipes ;
    • Le manque de compétences clés au sein du service financier ;
    • Composer avec les outils en place (ERP, systèmes comptables…).

Entre ces études, on remarque que les entreprises ont une meilleure connaissance du cadre règlementaire. Cependant, celle-ci étant évolutive, la nécessite de rester en veille est primordiale. À noter aussi que la question des ressources humaines et financières reste le principal frein à la dématérialisation.

Dématérialisez vos factures fournisseurs dès maintenant

Intégrer la facturation électronique ne s’improvise pas et doit être conçue comme un projet informatique à part entière. La constitution d’une équipe, voire l’accompagnement de l’entreprise par un prestataire s’avère essentielle. Le diagnostic de l’existant, l’évolution des processus métiers, la conduite du changement sont aussi des facteurs clés de réussite.

Un projet réussi permet de gagner en efficacité, rapidité, productivité tout en réduisant les coûts.

Pour ces raisons, il est vivement conseillé d’engager son entreprise dans la dématérialisation des factures fournisseurs sans attendre les échéances légale.

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FAQ – Dématérialisation des factures fournisseurs

Quels sont les principaux avantages ?

Moins de saisie manuelle, traitement plus rapide, réduction des erreurs et des coûts.

Est-ce différent d’une simple numérisation ?

Oui. La dématérialisation automatise le traitement complet, pas seulement la transformation en PDF.

Quels documents peut-on dématérialiser ?

Principalement les factures, mais aussi bons de commande ou avoirs selon les besoins.

Quel est le coût ?

Variable selon les volumes et les fonctionnalités. Le retour sur investissement est souvent rapide.

Combien de temps pour le mettre en place ?

Entre 3 et 6 mois en moyenne, selon la taille de l’entreprise.

Quels services sont concernés ?

Comptabilité, achats, DSI… Le projet est transversal.

Comment bien choisir sa solution ?

En fonction de vos outils, de vos flux, et du niveau d’accompagnement souhaité.