Les retards de paiement représentent un défi de taille pour les entreprises, en particulier pour les PME, TPE et microentreprises. Ils affectent leur trésorerie, leur stabilité financière et, dans certains cas, menacent leur survie. En France, les retards de paiement sont courants, avec une moyenne de 11 jour supplémentaire par rapport aux délais convenus, et jusqu’à 17,7 jours dans certains secteurs comme le bâtiment et l’industrie. Face à ce problème persistant, la mise en place obligatoire de la facturation électronique, prévue pour septembre 2026 pour les grandes entreprises et septembre 2027 pour les PME et microentreprises, pourrait offrir une solution durable et efficace. Cet article explore comment la facture électronique obligatoire et l’automatisation peuvent réduire les retards de paiement, tout en améliorant la gestion financière des entreprises.
Pour en savoir plus, visionnez notre webinar sur la loi de finance applicable dès 2026 – un tournant majeur pour vos processus de facturation.
Importance des délais de paiement
Les délais de paiement se réfèrent au laps de temps entre la réception d’une facture par un client et son règlement. Bien que la loi fixe un délai légal de 30 jours pour les transactions interentreprises, celui-ci n’est pas toujours respecté, notamment par les grandes entreprises qui disposent d’un pouvoir de négociation supérieur. En conséquence, les retards de paiement sont devenus un véritable fléau en France, impactant surtout les petites structures qui ne disposent pas de marges de manœuvre financière suffisantes pour absorber ces coûts supplémentaires.
Les conséquences des retards de paiement sur les entreprises
Dans un contexte où la fluidité financière est essentielle, les retards de paiement représentent un obstacle majeur, impactant négativement aussi bien la trésorerie, les relations fournisseurs que l’image de l’entreprise.
Impact financier
Subir des retards de paiement signifie s’exposer à des pénalités financières considérables, basées sur le taux principal de la Banque Centrale Européenne augmenté de 10 points, sans oublier une indemnité de recouvrement fixée à 40 € par facture en souffrance. Ces frais accrus alourdissent le fardeau financier de l’entreprise et peuvent s’avérer particulièrement critiques pour les PME où la gestion de chaque dépense est essentielle.
Détérioration des relations fournisseurs
Les retards de règlement peuvent gravement altérer la relation de confiance entre l’entreprise et ses fournisseurs. Face à ces retards, les fournisseurs pourraient adopter des conditions de paiement plus rigides, exiger des paiements anticipés ou, dans le pire des cas, suspendre leurs livraisons, mettant en péril la continuité de la production. Ces tensions risquent d’entraver durablement la capacité de l’entreprise à opérer efficacement.
Répercussions sur la réputation
L’incidence des retards de paiement ne se limite pas aux aspects financiers et logistiques, elle s’étend également à l’image de marque de l’entreprise, sapant la confiance des acteurs du marché. Être connu pour ne pas honorer ses engagements financiers dans les temps peut sérieusement compromettre les chances de nouer de nouveaux partenariats commerciaux ou de pérenniser les existants, limitant ainsi les perspectives de croissance et de développement de l’entreprise.
Les causes principales des retards de paiement au sein des entreprises
| Occupant le devant de la scène des motifs de contretemps, la validation des factures est responsable d’environ 58% des retards observés. La nature souvent manuelle de cette procédure, combinée à une propension aux erreurs, risque de prolonger le temps avant que la facture ne reçoive l’approbation finale en vue de son règlement. | |
|
Erreurs administratives |
Les erreurs administratives, caractérisées par les informations inexactes ou l’absence de documents essentiels, représentent une autre source prépondérante de retard, concernant près de 30% des incidents. Ces imprécisions demandent des corrections et des validations additionnelles, élargissant le laps de temps nécessaire au processus de paiement. |
|
Lenteur des procédures |
La lenteur des procédures internes, spécifiquement en ce qui concerne le traitement des factures et des paiements, est invoquée dans environ 29% des cas de retard. Quand les mécanismes sont manuels ou dépourvus d’efficience, ils peuvent substantiellement diminuer la vitesse de traitement des factures, occasionnant des retards critiques. |
Impact de la taille de l’entreprise sur les retards de paiement
Il est remarqué que les retards de paiement varient en fonction de la taille de l’entreprise, s’accentuant nettement pour les grandes structures. Plusieurs éléments expliquent cette réalité.
Complexité accrue des systèmes internes
Caractérisées par des structures organisationnelles d’envergure, les grandes entreprises impliquent divers niveaux de validation et d’approbation dans le traitement des factures. Ces processus, souvent longs et sinueux, prolongent les délais de traitement, chaque échelon pouvant introduire des retards additionnels. Cette configuration administrative complexe rend la gestion des délais de paiement plus ardue, aboutissant à des retards plus fréquents et prolongés.
Surcharges dues au volume de factures
L’ampleur des transactions gérées par les grandes entreprises conduit à un volume conséquent de factures, pouvant mener à l’engorgement des services administratifs et retarder ainsi le traitement. La gestion quotidienne d’un nombre élevé de documents peut submerger les équipes dédiées, ralentissant le processus de paiement et augmentant les probabilités de latences.
Cette problématique est d’autant plus significative pour les structures qui traitent un grand nombre de transactions quotidiennement.
Capacité de négociation et retards
Disposant d’un pouvoir de négociation supérieur, les grandes entreprises sont souvent en position de négocier des échéances de paiement étendues avec leurs fournisseurs. Si ces délais allongés peuvent offrir une meilleure flexibilité de gestion de trésorerie pour ces entreprises, ils entraînent également des retards de paiement plus fréquents.
Cette situation peut se révéler particulièrement préjudiciable pour les fournisseurs, notamment les PME et les micro-entreprises, qui subissent de plein fouet ces retards prolongés.
Comprendre la réforme de la facture électronique 2026
Face à ce constat, la réforme de la facture électronique obligatoire, inscrit dans la loi de finances 2024, représente une avancée majeure vers la dématérialisation des échanges commerciaux. Introduite par l’article 153 de la loi de finances 2020 et précisée par l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, cette réforme fixe les spécifications des formats, données et modalités d’échange. À partir de septembre 2026, toutes les grandes entreprises devront être en mesure de recevoir et d’émettre des factures électroniques, avec un déploiement pour les PME et micro-entreprises prévu pour septembre 2027.
Qu’est-ce que la facture électronique ?
La facture électronique est un document numérique structuré qui peut être traité automatiquement par les systèmes de gestion comptable. Contrairement aux factures papier ou PDF classiques, qui nécessitent une saisie manuelle, les factures électroniques permettent un traitement rapide et automatisé. Les factures devront inclure des données structurées et devront être émises, envoyées et reçues dans un format numérique comprenant des données structurées, conformément au format facture électronique exigé par la législation. Le format Factur-X, combinant PDF et XML, est l’un des formats recommandés pour assurer à la fois lisibilité humaine et traitement automatisé. La transmission passera par des Plateformes de dématérialisation partenaires certifiées, assurant sécurité et conformité des échanges avec l’administration fiscale.
Les Avantages de la Facturation Électronique
- Réduction des Erreurs : les erreurs de saisie et d’information sont réduites grâce à des formats de données structurées qui permettent un transfert d’information direct entre les systèmes des fournisseurs et des clients.
- Lutter contre la fraude fiscale : l’état pourra suivre t vérifier toutes les transactions et simplifier les déclarations de TVA et améliorer la gestion de la trésorerie, tout en garantissant un suivi précis des transactions grâce à l’obligation piste d’audit fiable qui nécessite un suivi précis et vérifiable de chaque facture émise et reçue.
- Fluidité des Processus : la dématérialisation des factures accélère le processus de validation et de paiement, car elle élimine les étapes de traitement manuel. La facture peut être automatiquement acheminée, validée et payée, réduisant ainsi les délais de traitement.
- Amélioration de la Traçabilité : les systèmes de facturation électronique permettent de suivre l’état d’une facture en temps réel, de son émission à son paiement. Cela renforce la transparence et permet aux entreprises de mieux gérer leur trésorerie.
- Réduction des Frais de Pénalités : en réduisant les délais de traitement et en assurant un paiement rapide, les entreprises peuvent éviter les frais de pénalité liés aux retards de paiement.
Les entreprises bénéficieront d’une réduction significative des coûts de traitement des factures, d’un meilleur contrôle des délais de paiement, et d’une visibilité accrue sur leur trésorerie.
Assurer la ponctualité des paiements envers vos fournisseurs
L’Automatisation
Si la facturation électronique pose les bases d’une gestion plus efficace, l’intégration de systèmes d’automatisation est le complément nécessaire pour maximiser les bénéfices de cette transition. L’AP Automation (Automatisation des Processus d’Achat) permet aux entreprises d’aller encore plus loin en automatisant tout le cycle de gestion des factures, de leur réception à leur paiement.
Comment l’Automatisation Réduit les Délais de Paiement
- Capturer et Traiter les Données Automatiquement : Les systèmes d’automatisation peuvent capturer les données des factures et les intégrer directement dans le logiciel de gestion comptable. Cela élimine le besoin de saisie manuelle et réduit les erreurs potentielles.
- Gestion Automatisée des Exceptions : Lorsqu’une facture présente une erreur ou nécessite une validation supplémentaire, le système d’automatisation peut identifier ces exceptions et les traiter rapidement, sans nécessiter d’intervention humaine dans de nombreux cas.
- Classification des Paiements par Priorité : Les outils d’automatisation permettent de classer les factures en fonction des échéances et des priorités de paiement, assurant ainsi que les factures les plus urgentes sont traitées en premier.
L’Intégration avec des solutions PDP
L’intégration des logiciels de dématérialisation des factures immatriculés Plateforme de Dématérialisation Partenaire comme Basware et Yooz avec des systèmes d’automatisation est un atout majeur pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion des factures et à être en conformité. Ces solutions seront les seuls être habilitées à assurer les échanges de factures électroniques. Il est donc important de se concentrer sur des solutions PDP et de choisir la plus adaptée à vos besoins.
Un enjeu stratégique pour les entreprises françaises
Adopter la facturation électronique et l’automatisation des processus de gestion des factures est plus qu’une simple mise en conformité avec la loi de finances 2024. C’est un véritable levier de compétitivité pour les entreprises françaises. En optimisant les délais de paiement, ces solutions contribuent à améliorer la santé financière des entreprises, particulièrement les PME et TPE, qui souffrent souvent de retards chroniques de la part de leurs clients.
Des bénéfices notables
- Visibilité Accrue sur la Trésorerie : La dématérialisation et l’automatisation permettent une visibilité en temps réel sur l’état des paiements et des factures. Les entreprises peuvent mieux planifier leurs dépenses et anticiper les éventuelles tensions de trésorerie.
- Gain de Temps et Réduction des Coûts : En éliminant les processus manuels, les entreprises économisent du temps et des ressources. Elles peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des relations fournisseurs.
- Respect des Délais de Paiement : En accélérant le traitement des factures et en réduisant les erreurs, la facturation électronique et l’automatisation permettent aux entreprises de payer leurs fournisseurs dans les délais convenus, renforçant ainsi les relations commerciales et évitant les pénalités.
- Amélioration de la Conformité : Les solutions de facturation électronique intégrées avec des plateformes certifiées garantissent la conformité avec les exigences fiscales, assurant ainsi un suivi précis et sécurisé des transactions.
Conclusion
La transition vers la facturation électronique, associée à l’automatisation des processus d’achat d’une solution PDP pourra vous permettre de réduire les retards de paiement, un défi pour de nombreuses entreprises. En supprimant les processus manuels, ces technologies accélèrent le traitement des factures, améliorent la traçabilité et garantissent le respect des délais de paiement, renforçant ainsi la trésorerie et les relations commerciales.
Avec la réforme de la facture électronique, les entreprises françaises ont l’opportunité d’améliorer leur compétitivité et de réduire les coûts de gestion. En adoptant dès maintenant ces solutions PDP elles se préparent à un avenir plus stable, où la gestion des paiements devient un atout stratégique pour leur croissance.
Découvrez-nos solutions certifiées pour vous accompagner dans votre transition digitale au vu de la réforme de la facture électronique :
FAQ
À quel moment une facture doit-elle être réglée ?
Dans le cadre des échanges commerciaux entre entreprises, le terme légal pour régler une facture est fixé à 30 jours après la livraison des biens ou la prestation du service, à moins d’un accord préalable entre les deux parties. Il est possible, par consentement mutuel, de prolonger cette échéance jusqu’à 60 jours ou de fixer un délai de 45 jours fin de mois suivant la date de facturation.
Combien de temps dispose-t-on pour contester une facture non payée ?
La durée pour contester le non-paiement d’une facture est conditionnée par le statut du débiteur. Dans la relation commerciale entre un professionnel et un consommateur, le délai de prescription est de 2 ans. Pour les transactions entre entreprises, ce délai s’étend jusqu’à 5 ans.
Date de mise en application pour la facture électronique ?
La transition vers l’obligation de la facturation électronique s’échelonnera à compter du 1er septembre 2026, moment à partir duquel toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises ainsi que les ETI devront, dès cette date, également émettre des factures de manière électronique. Quant aux TPE et PME, elles seront tenues d’adopter ce dispositif à compter du 1er septembre 2027.
Comment notifier un retard dans le paiement d’une facture ?
Face à un retard de paiement, il est important de communiquer de manière transparente et professionnelle. Confirmez tout d’abord la réception de la facture et reconnaissez le retard dans le paiement. Si possible, explicitez les motifs de ces retards. Mentionnez explicitement le numéro de la facture concernée, la date de sa création, la date d’échéance ainsi que le montant à régler, en incluant les éventuelles pénalités de retard applicables. Proposez une solution adéquate, telle qu’un allongement du délai de paiement ou la mise en place d’un plan d’échelonnement. Une réponse rapide est conseillée pour maintenir de bonnes relations avec votre fournisseur.
