Qu’est-ce que le Procure to Pay ?

À l’heure où la digitalisation est au cœur du développement de chaque entreprise, le Procure to Pay ou Purchase to Pay est une solution idéale pour l’optimisation des processus de comptabilité. Qu’est-ce que le Procure to Pay et comment s’applique-t-il ? De la demande d’achat au traitement de la facture, il favorise la dématérialisation des échanges entre acheteurs et fournisseurs . Amélioration de la visibilité et du contrôle des dépenses, réduction des coûts et des délais, augmentation de la performance des équipes, etc… un levier, de plus en plus plébiscité par les entreprises, présente de nombreux avantages. Pourquoi utiliser une solution Procure to Pay ?

Le Procure to Pay, c’est quoi ?

Définition du Procure to Pay

Le Procure to Pay, également appelé Purchase to Pay, est un ensemble de processus qui couvre l’intégralité du cycle d’achat et de facturation d’un produit ou d’un service. De la demande initiale au traitement de la facture, ces logiciels permettent de digitaliser, d’automatiser et d’optimiser ces différentes phases, afin d’atteindre vos objectifs plus rapidement. Ses principales fonctionnalités facilitent notamment le contrôle et la validation des factures, ainsi que le suivi des fournisseurs. Les solutions numériques qui s’appliquent à ce type de procédés correspondent aux logiciels de Procure to Pay ou P2P.

Les objectifs du Procure to Pay

L’application du Procure to Pay dans une entreprise repose sur deux piliers principaux :

La gestion des achats ;
L’acquisition des factures et le suivi comptable.

Les fonctionnalités spécifiques d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs favorisent un suivi précis des dépenses de l’entreprise à travers l’automatisation des processus. Les technologies pointues qui caractérisent ce type de solutions permettent, entre autres, d’associer les bons de commande aux factures, de gérer les fournisseurs ou les réseaux partenaires de la société, d’identifier les erreurs de facturation ou encore d’établir des rapports détaillés. En plus de fournir des données brutes et qualitatives, les logiciels de Procure to Pay permettent d’assurer le pilotage de votre entreprise en vous basant sur des informations factuelles. À terme, c’est un véritable outil d’aide à la décision pour votre stratégie de développement.

À qui s’adresse le Procure to Pay ?

Le Procure to Pay est particulièrement adapté aux entreprises qui reçoivent plusieurs milliers de documents fournisseurs par an. Ce concept s’adapte aussi bien aux structures qui travaillent à l’échelle nationale qu’internationale. Ce type d’outil est un réel atout puisqu’il permet à vos finances d’être en accord avec les règles comptables, fiscales ou sociales de la plupart des pays dans le monde.

De plus, les logiciels de Procure to Pay s’adressent aux structures qui souhaitent gagner en compétitivité. Grâce à l’optimisation des processus d’achat et de suivi des factures, vos équipes peuvent se focaliser sur des tâches importantes, qui possèdent une réelle valeur ajoutée. L’utilisation de logiciels P2P génère à la fois un gain de temps et d’argent, ce qui permet d’améliorer la performance globale de l’entreprise.

Quelle est la différence entre Procure to Pay et Purchase to Pay ?

Il n’existe aucune différence entre les notions de Procure to Pay et de Purchase to Pay. Ces expressions font toutes les deux références au même process des achats au paiement des factures. Cependant, Procure et Purchase to Pay se distinguent de la notion de Source to Pay qui ajoute la dimension de sourcing des fournisseurs au cycle P2P.

Les étapes du processus PtoP

Étape	Description
Identification du besoin et demande d’achat	Identification du besoin de biens ou services. Création et approbation de la demande d’achat avec détails (quantité, qualité, coût, délai).
Sélection et commande auprès du fournisseur	Sélection d’un fournisseur basé sur le coût, la qualité et la disponibilité. Envoi du bon de commande pour confirmer l’accord.
Réception et vérification des marchandises ou services	Réception et vérification des produits/services par rapport au bon de commande. Signature du bon de réception en cas de conformité, gestion des litiges en cas de non-conformité.

Quelles sont les différences entre Procure to Pay et Source to Pay ?

Le processus Procure to Pay (P2P) couvre l’ensemble des étapes entre la demande d’achat d’un bien ou service et le paiement du fournisseur. Il inclut notamment la commande, la réception, la facturation et le règlement. Il est principalement opérationnel et orienté exécution.

En revanche, le Source to Pay (S2P) va plus loin. Il intègre en amont la phase de sourcing stratégique, c’est-à-dire la sélection, l’évaluation et la négociation avec les fournisseurs. Le processus S2P englobe donc à la fois les activités de sourcing (recherche et contractualisation) et celles du Procure to Pay.

En résumé :

P2P = processus d’achat à paiement (commande → règlement)
S2P = processus complet de la sélection fournisseur jusqu’au paiement (sourcing → commande → paiement)

Le choix entre ces deux approches dépend du niveau de maturité des achats de l’entreprise. Le Source to Pay est souvent adopté par des organisations cherchant à optimiser à la fois la performance opérationnelle et la stratégie fournisseurs.

Comment s’applique le Procure to Pay ?

La gestion des achats

Le Procure to Pay couvre l’intégralité du processus d’achat d’un bien ou d’un service. En pratique, cela se traduit par la dématérialisation des étapes suivantes :

Expression du besoin et recherche du produit ;
Demande d’achat et création du bon de commande ;
Transmission de la commande au fournisseur ;
Suivi du fournisseur et gestion de la commande réalisée.

Pour encourager l’adhésion de l’utilisateur à l’outil, plusieurs modes sur les achats sont possibles. Ainsi, l’acheteur peut être amené à faire sa recherche grâce à des catalogues internes ou externes à l’entreprise ou directement sur le site du partenaire. Dans les deux cas, le suivi de la commande s’effectue à travers la solution P2P en place.

Une fois la commande réalisée, elle est tracée dans l’outil. En fonction des règles de gestion propres à chaque structure, elle peut être placée en attente d’approbation ou directement validée. La plupart du temps, il est tout à fait possible de personnaliser les workflows à appliquer lors de la réception d’une commande. La mise en place de règles de gestion spécifiques permet notamment de gérer :

Le traitement des commandes en fonction de leur montant ou des fournisseurs ;
La gestion des tolérances en euro ou en pourcentage ;
Le traitement des coûts additionnels, etc.

Cette liste est loin d’être exhaustive. De même, la gestion des habilitations et des droits est paramétrable afin de correspondre parfaitement au fonctionnement de l’entreprise.

La gestion de la facturation

Dès que les personnes habilitées valident la commande, la facture est envoyée chez le fournisseur, qui exécutera ensuite la commande. Selon la solution pour laquelle une structure a opté, la commande peut être créée de différentes façons :

Le fournisseur saisit directement sa facture en ligne (création ou transformation de la commande en facture par un simple clic) ;
Le fournisseur transmet sa facture par email pour que celle-ci soit automatiquement prise en compte par l’outil et dématérialisée sous forme de PDF ;
La facture est envoyée au format papier, puis numérisée et archivée dans l’outil.

Dans certains cas, ces fichiers sont générés de façon automatique. Ce processus s’applique lors de la réception de factures récurrentes (charges mensuelles). Pour le comptable, il s’agit simplement d’effectuer le rapprochement des achats en les imputant correctement.

Le suivi comptable et l’identification des litiges

La mise en place de règles de gestion spécifiques permet d’automatiser l’intégralité des workflows liés à la gestion de la facturation. Grâce à des fonctionnalités avancées basées sur l’intelligence artificielle (IA), le Procure to Pay facilite le rapprochement des factures, quelle que soit leur origine. Il permet ainsi d’identifier les potentiels litiges entre le client et le fournisseur. En comparant la commande (si existante) avec la facture associée, le logiciel de P2P met en évidence les éventuelles erreurs de facturation. En pratique, le comptable n’a plus qu’à contacter le fournisseur pour régulariser la facture. Une fois corrigée, le document poursuit le workflow de facturation jusqu’à atteindre le statut « bon à payer ».

En résumé, l’ensemble des données étant stockées dans la solution, le traitement comptable des factures est grandement simplifié. Le règlement des fournisseurs n’est plus qu’une simple formalité, ce qui permet d’éviter les litiges ou les retards de paiement. Un argument de poids pour toute entité, notamment lorsqu’il s’agit de négocier les tarifs avec les fournisseurs.

Pourquoi utiliser une solution de Procure to Pay ?

L’optimisation des processus par l’automatisation

L’optimisation des processus est susceptible d’avoir un impact global sur les performances de l’entreprise. En effet, l’un de ses avantages est de prévenir les erreurs liées à l’action humaine et de réduire les délais de traitement entre les étapes. Ces bénéfices s’observent à différents niveaux, propres au développement de n’importe quel projet :

Qualité : l’automatisation des tâches réduit la probabilité d’occurrence des erreurs dans le processus de traitement des commandes et factures. Ainsi, l’ensemble de la chaîne d’opération gagne en qualité ;
Coût : l’optimisation liée à l’intégration d’une solution P2P diminue le temps de traitement des factures et la charge de travail des équipes comptable et finance. En leur affectant moins de tâches manuelles et répétitives, elles se concentrent sur l’analyse des anomalies et sont force de proposition dans leur résolution ;
Délais : grâce à l’optimisation des processus, les délais de paiement et livraisons sont raccourcis. C’est la productivité de toute l’organisation qui est améliorée.

Ces différents leviers ne sont qu’un aperçu des bénéfices liés à l’utilisation d’un outil de Procure to Pay. À noter qu’ils dépendent également de la taille et du domaine d’activité de l’entreprise.

Amélioration de la relation fournisseur

Le P2P améliore le processus d’achat et les relations avec les fournisseurs, en facilitant la communication et la collaboration. Cela améliore la qualité et la fiabilité des échanges ce qui permet une meilleure gestion des achats avec des solutions P2P offre des avantages compétitifs.

Cela augmente la satisfaction et la fidélité des fournisseurs, vous permettant de bénéficier de leur innovation et expertise.

Renforcement de la conformité et réduction des risques

Le P2P assure une traçabilité et une transparence totale des transactions d’achat et de paiement, renforçant la conformité de votre processus aux diverses réglementations. Vous pourrez ainsi adhérer aux politiques d’achat, contrats, budgets, normes et lois tout en réduisant les risques d’erreurs, de fraudes et de litiges.

Ce renforcement des procédures sécurise votre processus d’achat et protège l’image de votre entreprise.

Amélioration de la visibilité de la dépense et contrôle des données

L’installation d’un logiciel P2P améliore la visibilité des dépenses à travers la création de rapports complets et détaillés. Grâce à la consolidation des données financières et administratives basée sur le rapprochement achat, les entrées et sorties d’argent sont mieux maitrisées. En pratique, cela se traduit par le traçage simplifié des flux monétaires, une meilleure répartition des montants entre différentes entités, un contrôle en temps réel des dépenses engagées, etc. À terme, elle favorise une meilleure gestion des budgets en interne et accroit les performances de l’entreprise.

Augmentation de la performance des équipes

Par la dématérialisation, le Procure to Pay facilite le traitement des factures fournisseurs et simplifie les démarches liées à la comptabilité. Son utilisation s’adresse principalement :

Au Directeur ou Responsable Administratif et Financier (DAF ou RAF) : il peut ainsi avoir une plus grande visibilité sur les dépenses et travailler sur une réduction des coûts grâce à l’optimisation des processus. En outre, il est en mesure de piloter plus facilement les équipes dédiées aux achats et à la comptabilité ;
Au comptable : son temps de travail est moins concentré sur des tâches répétitives, il se focalise sur la gestion des écarts et peut effectuer un suivi efficace des fichiers ;
Au Directeur Comptable : sa charge de travail étant allégée, il a plus de temps à consacrer à ses équipes et son implication est susceptible d’accélérer la clôture des comptes ;
Au Responsable Achat : le pilotage des commandes est optimisé, ce qui lui permet de mieux cadrer les dépenses liées aux achats de l’entreprise.

L’optimisation des processus permet de libérer vos équipes de certaines tâches manuelles, à la fois répétitives et chronophages. En pratique, elles se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée (relations fournisseurs, innovation, etc.) et s’impliquent dans le développement de l’entreprise. Enfin, le Procure to Pay permet d’établir un lien concret entre les équipes dédiées aux achats et à la comptabilité.

Le Procure to Pay est un concept novateur qui repose sur l’optimisation des processus d’achat d’un produit ou d’un service. Son utilisation s’adresse aux entités en charge des achats et de la comptabilité associée. Grâce à l’automatisation des services, une organisation sécurise l’ensemble des étapes associées et réduit le risque d’erreur liée à la saisie manuelle. Ainsi, elle accroit sa maitrise des coûts et des délais et améliore ses performances globales.

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