La Factur-X est un standard de facturation électronique récent conçu pour simplifier et sécuriser les échanges de factures entre entreprises. Sa particularité ? Elle combine le meilleur des deux mondes : une facture classique, lisible par tous au format PDF, enrichie de données structurées en XML qui permettent un traitement automatisé par les logiciels de gestion. Autrement dit, une facture unique qui répond à la fois aux besoins humains et aux exigences techniques.Dans cet article, nous verrons en quoi utiliser la factur-X peut être bénéfique pour votre entreprise.
Définition de la Factur-X
La Factur-X, c’est quoi ? La factur-X, c’est le format dit « hybride » ou « mixte » de la facture électronique, mis en place par la France et l’Allemagne depuis 2017. Ce format correspond aux exigences de la norme européenne EN16931 impulsée par le Comité Européen de Normalisation (CEN).
La factur-X se veut différente des factures plus classiques sous des formats PDF voire JPEG non structurés. Des formats qui ne sont d’ailleurs plus acceptés avec les nouvelles législations sur la facturation électronique. La factur-X se distingue également des factures structurées, respectant les normes EDI par ce profil hybride.
Alors, qu’est-ce qui rend cette factur-X si unique en son genre ? La réponse se trouve dans la nature du fichier PDF. En effet, il s’agit d’un fichier PDF/A-3 qui a pour caractéristique d’associer un PDF à des données structurées. Ce format contient donc deux éléments :
- Une facture en format PDF assimilable à une facture papier lisible par l’homme ;
- Un fichier de données structurées XML contenant tous les détails de la facture pour être exploitée par une machine, un logiciel.
Cette association du meilleur des deux mondes (comme il se dit) offre une structure permettant d’intégrer automatique la facture dans votre système de gestion, comme un ERP ou un logiciel de comptabilité dédié.
Avec la loi de finance et l’obligation de facturation électronique, vos factures et leurs données devront transiter par une Plateforme Agréée par l’état. Seul trois formats seront autorisés. Et vous nous voyez venir, la Factur-X en fait partie. Les deux autres étant l’XML UBL et l’XML CII. Des noms un peu plus barbares.
La FAQ de la Factur-X
Quels sont les objectifs associés à la mise en place de la factur-X ?
La factur-X marque une étape importante vers la généralisation de la facture électronique. Derrière l’idée de standardiser et de faciliter les échanges de données financières, l’administration française voit un outil de renforcement de la sécurité des transactions et de luttre contre la fraude à la TVA. Un sujet au cœur de la réforme de la facture électronique afin de garantir toujours plus de traçabilité et d’authenticité.
Pour les entreprises, l’objectif principal de la Factur-X est d’améliorer la qualité du traitement de leurs transactions. On abandonne le papier et on passe à un format uniformisé et universel afin d’éviter la perte de ces documents. Un format qui permet aux fournisseurs d’émettre des factures contenant un maximum d’informations exploitables, tout en laissant aux clients destinataires la liberté d’utiliser ou non les données et/ou la présentation lisible, en fonction de leurs besoins et de leur niveau d’automatisation du traitement. On se retrouve là au cœur du processus Procure-to-pay des entreprises.
D’où provient la factur-X ?
Du couple franco-allemand. Elaboré conjointement, la Factur-X s’inscrit dans le cadre de la norme sémantique européenne EN16931 comme cité plus haut. Nos voisins allemands lui donnent la classification ZUGFeRd 2.2.
Cette norme est portée par deux instances, le Forum National de la Facture Electronique (FNFE) côté français et le FeRD son homologue allemand. D’ailleurs, toutes les informations officielles sur le sujet de la facturation électronique sont disponibles sur le site web de la FNFE. Un canal d’informations bien utile pour réaliser sa veille.
Qui est concerné par la factur-X ?
La Factur-X peut concerner tout le monde. Les entreprises ont le choix d’utiliser ou non ce format. Ce type de facture a été conçu pour faciliter son adoption par toutes les entreprises, indépendamment de leur taille par le biais de profils de données spécifiques que nous allons voir juste après. L’avantage évident de ce système est le soutien public au niveau européen qui apporte de la stabilité dans le traitement des données pour les entreprises. Un enjeu crucial dans le monde actuel
L’utilisation de la Factur-X sera-t-elle obligatoire ?
Non, le format Factur-X ne sera pas obligatoire, mais il est recommandé. Les entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques selon un calendrier progressif. Elles auront le choix entre trois formats : Factur-X, UBL et CII. Factur-X est privilégié pour son double format (PDF lisible + XML structuré), facilitant l’automatisation et l’interopérabilité. Bien qu’il ne soit pas imposé, il constitue une option stratégique pour optimiser la gestion comptable et la conformité avec la réforme.
Quel est le calendrier et échéances de la factur-X ?
L’échéance de la factur-X est naturellement corrélé au calendrier de la facture électronique dont voici un rappel :
- Le 1ᵉʳ septembre 2026 l’ensemble des entreprises devront être en mesure de réceptionner les factures électroniques émises par les grandes entreprises et les ETI (entreprises de tailles intermédiaires).
- Le 1ᵉʳ septembre 2027, les PME (petites et moyennes entreprises) et les microentreprises devront également les émettre.
La réforme de la facturation électronique en France s’appuie sur un écosystème de plateformes interconnectées, avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)qui se nomme dorénavant Plateforme Agréée. Le PPF centralise les données de facturation et facilite l’identification des destinataires, tandis que les PDP gèrent l’émission, la réception et la conformité des factures, en assurant la transmission des informations fiscales au PPF pour un contrôle simplifié.
Quels sont les profils de la factur-X ?
Pour faciliter son adoption par tous, la factur-X a été pensé et conçu sous cinq profils de données :
- Minimum : correspondant aux données minimales exigées par la plateforme Chorus Pro ;
- Basic WL (without lines) : un profil qui correspond aux données d’entête et pied de factures les plus souvent demandées et pertinents pour un acheteur pour leurs traitements ;
- Basic : il s’agit du profil Basic WL auquel on ajoute les données essentielles de ligne de facture ;
- EN 16931 : de plus en plus complet, ce profil contient toutes les données potentielles prévues dans la norme sémantique du même nom ;
- Extended : ultime profil, il correspond à l’EN 16931 augmenté de données additionnelles. Toujours en cours de construction, il fera l’objet de nouvelles communications.
Factur-X et facture électronique : différences et complémentarités
Vous l’aurez compris, il n’y a pas pas de différence entre la factur-x et la facture électronique mais plutôt une appartenance. La Factur-X est une forme de facture électronique, la plus simple, qui se distingue par sa capacité à combiner un format lisible pour les utilisateurs avec des données structurées pour un traitement automatisé de la facture. Elle complète d’autres standards de facturation électronique tels que le format EDI (Échange de Données Informatisé) en offrant une flexibilité accrue et une meilleure intégration des données.
Comparatif des formats de facturation électronique
Dans cet article, nous avons déjà mentionné quelques avantages majeurs relatifs à la Factur-X tels que la traçabilité des données et l’authenticité des documents. On imagine aussi l’intérêt économique et l’impact sur la productivité. Voici de nouveaux avantages et nouvelles raisons de passer à ce standard :
- Amélioration de la productivité : La factur-X permet d’automatiser le traitement des factures, ce qui réduit les tâches manuelles et les risques d’erreur, augmentant ainsi l’efficacité des processus ;
- Réduction des coûts : En réduisant la dépendance aux factures papier et en automatisant leur traitement, la factur-X permet de réaliser des économies sur les frais d’impression, de gestion et d’envoi des factures ;
- Réduction des délais de paiement : Grâce à la Factur-X, les factures peuvent être transmises plus rapidement, accélérant ainsi le processus de paiement et réduisant les retards de règlement ;
- Valorisation des données : Les données structurées de la Factur-X permettent une meilleure analyse et exploitation des informations contenues dans les factures, offrant ainsi de nouvelles opportunités de gestion et de prise de décision ;
- Interopérabilité : La Factur-X est un standard européen largement adopté, ce qui facilite les échanges de factures entre les entreprises et les systèmes informatiques.
- Sécurité renforcée : Garantit l’authenticité des données et la traçabilité via un archivage certifié ;
- Gestion automatisée : Le fichier XML intégré permet un traitement comptable sans ressaisie manuelle, réduisant les erreurs de 30% ;
Exemples d’utilisation pratique de la Factur-X
La Factur-X trouve des applications concrètes dans de nombreux cas :
- Comptabilité fournisseurs : réception d’une facture en Factur-X, extraction automatique des données XML (montant HT, TVA, numéro de commande), intégration directe dans le logiciel de comptabilité et validation automatique.
- Comptabilité clients : émission de factures hybrides envoyées au client au format PDF lisible tout en alimentant automatiquement son ERP via le fichier XML.
- Audit et conformité : grâce à la double structure PDF + XML, une entreprise peut fournir rapidement une facture lisible aux auditeurs tout en garantissant la traçabilité et la fiabilité via les données structurées.
Ces exemples montrent que la Factur-X ne simplifie pas uniquement la gestion documentaire, mais optimise également les workflows financiers de bout en bout.
Comment mettre en œuvre la Factur-X ?
Mais alors, comment intégrer la Factur-X dans votre entreprise ? Pas de panique, le plus gros du travail sera pris en charge par des éditeurs de logiciels certifiés. Ils se chargeront de transmettre vos factures dématérialisées de fournisseur à client via des plateformes de dématérialisation. Ces logiciels capteront aussi des informations clés de chaque facture pour les transmettre à l’administration fiscale (nom du client, adresse, montant HT, montant TVA, etc).
Comme nous l’évoquons souvent sur ce blog, le défi pour votre entreprise réside bien au-delà du choix d’une solution de dématérialisation. Il s’agit de saisir cette occasion pour optimiser votre processus Procure-to-Pay. De l’audit interne à l’intégration du logiciel, le jeu en vaut la chandelle : réduction des coûts globaux de gestion, visibilité accrue et contrôle total des dépenses.
Comment intégrer Factur-X dans un système existant ?
L’adoption de la Factur-X dans une entreprise repose sur plusieurs étapes structurées. Elle commence généralement par un audit interne des processus Procure-to-Pay (P2P) afin d’identifier les flux de facturation existants, les points de friction et les besoins spécifiques. Ensuite, il s’agit de sélectionner un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ou un ERP compatible avec le format PDF/A-3 + XML.
L’intégration technique consiste à :
- Paramétrer les connecteurs avec le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
- Configurer les mappings de données XML afin d’assurer la correspondance entre les champs de la facture et le système comptable de l’entreprise.
- Tester les échanges avec un échantillon de fournisseurs et clients pour vérifier la bonne transmission des données structurées.
- Former les équipes comptables et informatiques à l’utilisation du format et aux procédures de contrôle.
Ce déploiement doit être piloté comme un projet informatique à part entière, avec un plan de conduite du changement et une supervision rapprochée des premiers envois de factures électroniques.
Les défis posés par la Factur-X
Passer à la Factur-X peut présenter certains défis. L’adaptation des processus peut demander du temps tout comme la conduite du changement. La compatibilité avec les systèmes existants est à étudier de près pour éviter les surprises futures et la direction d’une entreprise tout comme ses collaborateurs doivent être pleinement impliqués. La première étape de l’analyse est souvent la clé de voûte du succès d’un projet P2P.
Besoin d’aide dans la réalisation de votre cahier des charges P2P ?
Lancez-vous avec la Factur-X
Pour les entreprises qui envisagent d’adopter la Factur-X, commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre domaine d’activité, les avantages attendus et les ressources qui seront nécessaires au changement. La Factur-X offre une solution moderne et efficace pour la dématérialisation des factures et l’automatisation des processus de facturation. Les entreprises peuvent améliorer leur productivité, réduire leurs coûts, accélérer les délais de paiement, valoriser leurs données et favoriser une interopérabilité harmonieuse avec les partenaires commerciaux.
Dans un contexte de loi de finance et un domaine où les obligations légales vont vers une harmonisation européenne des données de facturation, anticiper en mettant en place ce mode de facturation peut permettre d’obtenir un avantage concurrentiel non négligeable.
