La digitalisation de la comptabilité fournisseurs est une transformation essentielle pour moderniser le poste via une solution de dématérialisation des factures fournisseurs. Il s’agit d’un véritable projet d’entreprise. Les organisations cherchant de plus en plus à préserver leurs marges, la maîtrise et gestion du coût de traitement d’une facture fournisseur est primordiale. De nombreuses études ont été menées pour quantifier le processus. Il est donc possible d’appliquer une méthodologie de calcul de ce coût et d’envisager un retour sur investissement par la dématérialisation de ces documents.
Combien coûte le traitement d’une facture fournisseur en mode papier ? Nous verrons également comment la dématérialisation est le principal levier pour les réduire en développant une approche comparative et concrète de la problématique.
Combien coûte le traitement d’une facture fournisseur en mode papier ?
Ce coût doit prendre en compte plusieurs paramètres : le traitement d’une facture standard (tri, enregistrement, approbation et paiement) et les « coûts cachés » liés notamment aux erreurs humaines, aux relances de fournisseurs, aux recherches de documents égarés.
Le processus entièrement manuel : une faible productivité
La saisie manuelle des informations est une source fréquente d’erreurs. Le détail des factures doit en effet être enregistré dans le système d’information comptable, avant ou après la phase d’approbation.
Ces opérations nécessitent en outre le déplacement physique des factures avec les inconvénients que cela comporte : longueur du traitement, risque de perte des documents notamment les factures papiers.
Par ailleurs, les entreprises en mode papier s’organisent en général selon trois modèles :
- Préenregistrement et contrôle des prix et des quantités. Cela permet à la structure de bénéficier d’une visibilité précoce de ses factures fournisseurs, mais ne raccourcit pas les autres étapes de gestion du processus.
- Factures adressées directement à l’initiateur de la dépense. Dans cette organisation, il existe un défaut de visibilité sur les débits tant que la saisie des données n’a pas eu lieu.
- Certaines entreprises privilégient une approbation des factures avant transmission à la comptabilité, mais cela ne résout pas la question de la visibilité des débits.
Les étapes du traitement des factures papier qui posent des difficultés
La réception des factures par le service comptable peut être une opération de gestion complexe et fastidieuse : réception de factures papier ou électronique, tri (selon le centre de coût par exemple), rapprochement avec les commandes d’achats, saisie manuelle dans le système d’information comptable.
Le processus d’approbation est peu efficace : les factures, voire la photocopie des documents, doivent circuler en interne à des fins de codage avant l’approbation et la comptabilisation.
Or, chaque étape comporte des risques comme des factures mal dirigées, perdues ou non traitées par le destinataire. C’est en particulier le cas où la communication entre services fait défaut.
Ainsi, il n’est pas rare que le processus prenne plusieurs jours, semaines ou mois, générant des retards de paiement et de mauvaises relations avec les fournisseurs. Ces derniers sont d’ailleurs susceptibles de liquider des pénalités et d’engager une procédure contentieuse.
La photocopie des documents prend en outre du temps et n’est pas très écologique.
De plus, la gestion des erreurs est le plus souvent ignorée dans l’évaluation du prix de revient réel du processus de la facturation fournisseur. Elle est pourtant fréquente et donc coûteuse.
La dernière étape du processus est l’archivage du papier. D’une durée légale de 10 ans, l’archivage prend de la place dans les locaux, ce qui peut entraîner des coûts de location supplémentaires, de maintenance et d’entretien de ces espaces.
L’évaluation du coût de traitement d’une facture fournisseur
Le coût de traitement d’une facture fournisseur est variable selon les entreprises, leur taille, le secteur d’activité…
Toutefois, la majorité des estimations donnent une fourchette de 14 € à 20 € par facture fournisseur. Un chiffrage de ces données a d’ailleurs été réalisé par la société de conseils Arthur D. Little sur lequel s’appuie aussi le gouvernement français :
- Le traitement du courrier (0,9 €) ;
- La saisie manuelle en comptabilité (1,4 €) ;
- Validation de la facture comparée au devis (5,4 €). Si des erreurs sont détectées, la facture peut être retournée au fournisseur. Le processus est à reprendre dans son intégralité ;
- La gestion des retards de paiement fournisseurs (2,8 €) ;
- Le traitement des litiges et l’archivage des documents (1,8 €). Ce chiffre peut être considérablement augmenté en cas de litige complexe avec un fournisseur ;
- L’archivage (1,5 €). Ce point est bien entendu variable en fonction de la taille de l’entreprise.
Une autre approche consiste à recenser les frais de personnel, le coût des équipements, les frais de logiciels…
Ainsi, dans l’hypothèse où le traitement d’une facture fournisseur revient à 18 € dans une entreprise recevant 50 000 factures par an, le coût global sera de 900 000 €. Un chiffre loin d’être négligeable.
La dématérialisation, principal effet de levier pour limiter les coûts
La facturation électronique, un processus efficient
Selon Les Échos, si le coût moyen de traitement d’une facture papier est de 13,8 €, celui d’une facture dématérialisée est de 6,6 €, soit des économies de près de 50 %. D’autres estimations donnent une réduction du coût de 75 %.
Ces données peuvent varier en fonction de l’outil de dématérialisation choisie. Il existe en effet plusieurs solutions :
- La numérisation de la facture associée à un système workflow et un archivage de l’image. Cette solution a l’avantage de faire gagner du temps et du papier, mais reste tributaire d’une saisie manuelle des données avant l’utilisation de l’ERP ou un autre système workflow.
- La numérisation des factures avec recours à l’OCR/ICR (reconnaissance optique de caractères/reconnaissance intelligente de caractères). L’extraction de données est une sécurité par rapport à la saisie manuelle.
- La facturation électronique telle que prévue dans le cadre de sa généralisation à partir de 2026.
La dématérialisation des factures fournisseurs s’imposera aux entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des opérations en France. La facturation électronique est une solution « zéro papier ».
Certaines entreprises n’ont pas attendu l’obligation légale de dématérialisation de leurs factures fournisseurs. C’est le cas de Brico Privé , client Yooz depuis 2022. Ce logiciel de dématérialisation, associé à des workflows de validation, a permis de diminuer le coût de traitement des factures fournisseurs tout en répondant aux objectifs de l’entreprise :
- Réduire la charge de travail des équipes grâce à l’automatisation des imputations comptables et analytiques, ce qui leur permet de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
- Une gestion affinée des factures fournisseurs grâce en particulier à des statistiques de suivi des factures ;
- Une validation des factures plus rapide grâce aux workflows avec escalade et délais de réponse ;
- Une diminution des délais de clôture.
“ Grâce aux workflows dans Yooz, on s’est rendu compte, qu’en terme de pilotage et de prise de conscience de ce que l’on valide ou pas, cela a forcé à nous intéresser aux contenus de toutes les factures et d’envisager des postes de dépenses sur lesquels il est possible de faire des économies. ”
Aline Jaglin – Contrôle de Gestion – Brico Privé
Conseils pour mettre en œuvre la dématérialisation des factures
Pour tirer pleinement profit de la dématérialisation, certaines étapes nous paraissent nécessaires :
- Implication de l’équipe dirigeante pour donner une légitimité au projet ;
- Réaliser une analyse de la situation existante. Ce point est crucial, car il permet en particulier de se donner des objectifs en termes de coûts et d’enjeux organisationnels (fluidifier les relations entre les services, réduire ses délais de paiement, anticiper les difficultés de mise en œuvre, etc.) ;
- Cadrer le projet de dématérialisation. Cette phase permet d’appréhender étape par étape les tâches qui composent le processus à dématérialiser. Il conviendra aussi de s’intéresser à l’intégration de la solution de gestion dans le système d’information (par exemple les liaisons avec l’ERP). Grâce à ce travail, il sera possible de définir un rétroplanning ;
- Mettre en place la dématérialisation d’un seul process avant de l’étendre aux autres ;
- Associer les collaborateurs et réaliser une conduite du changement efficace ;
- C’est aussi une bonne option pour faire émerger les éventuelles réticences et y apporter des réponses. Des formations sont aussi à prévoir.
Conclusion : le coût de traitement d’une facture fournisseur
Le coût de traitement des factures fournisseurs en mode papier est souvent mal appréhendé par les entreprises. Pourtant, avec un coût moyen unitaire situé entre 14 et 20 euros, cette problématique revêt des enjeux de gestion financiers importants.
Faible productivité, risques d’erreurs, délais de paiement excessifs, le processus papier manque d’efficacité. D’où l’intérêt de recourir à la facture dématérialisée qui apporte une solution à la plupart de ces difficultés tout en réduisant de façon significative le coût de traitement.
Vous aussi, vous souhaitez calculer le coût de traitement des factures dans votre organisation ? Remplissez sans plus attendre notre questionnaire.
