Dans le cadre de la gestion des comptes, il est important de comprendre les normes et les durées de conservation des documents comptables. En effet, tout document reçu ou émis par une entreprise doit être conservé selon une durée légale minimale. Il s’agit d’une obligation pour toute entreprise. En cas de manquement, celle-ci peut être sanctionnée.
Ainsi, le processus P2P doit être pensé en lien avec une gestion rigoureuse de la conservation des documents comptables, pour respecter les obligations légales et garantir la conformité fiscale et financière des entreprises. Une solution de dématérialisation intégrée peut grandement faciliter cette gestion.
Quelles sont les normes de conservation pour des documents comptables et leur durée de conservation ? Comment gérer efficacement leur classement et leur stockage ?
Normes et durées de conservation des documents comptables
La durée de conservation des documents comptables est prévue par l’article L123-22 du Code de commerce pour les personnes physiques et morales inscrites au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Pour les autres statuts professionnels, la référence est l’article L102 B du livre des procédures fiscales.
Les documents concernés sont :
- Les pièces comptables : factures, quittances, bordereaux, bons de livraison, etc ;
- Les livres et registres comptables ;
- Les documents de synthèse : bilans, comptes de résultat, annexes.
Quelle est leur durée de conservation légale de ces différents types de documents ?
| Type de document | durée de conservation pour entreprise relevant du RCS | durée de conservation pour les entreprises non inscrites au RCS |
| pièces comptables | 10 ans | 6 ans |
| livres et registres comptables | 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice | 6 ans |
| documents de synthèse | 10 ans |
6 ans |
Quelle différence pour la conservation des documents liés à la gestion des ressources humaines ?
Doivent être gardés durant 5 ans :
- Les contrats de travail ;
- Les bulletins de paie ;
- Les registres uniques du personnel ;
- Les documents concernant les primes, les salaires, les indemnités, les déclarations d’accident du travail, les soldes de tout compte et régimes de retraite.
D’autres documents sont à conserver pendant 3 ans. Il s’agit des documents liés aux charges sociales et à la taxe sur les salaires. Enfin, les fichiers sur la comptabilisation des horaires de travail, des heures d’astreinte et leur compensation sont à garder 1 an.
Pour information, les documents civils et commerciaux sont à conserver durant 5 ans.
Bonnes pratiques pour la gestion des documents comptables
Comment organiser et classer les documents comptables de manière efficace ?
Utiliser un logiciel spécifique pour la conservation des documents comptables
Désormais, la dématérialisation prend de l’ampleur et la réglementation va dans son sens. La facturation électronique entre entreprises devient obligatoire avec une mise en place progressive entre 2024 et 2026. C’est donc l’occasion d’utiliser une solution de stockage numérique pour les fichiers comptables. Cela aura également l’avantage de vous faire réaliser des économies en éliminant les documents papier.
Si vous avez un archivage papier, vous pouvez numériser l’ensemble de vos documents pour les intégrer à une solution de dématérialisation. Quelles sont les solutions disponibles pour la conservation des documents comptables ?
- Un logiciel GED (Gestion électronique des documents) ;
- Une solution de dématérialisation des factures fournisseur ;
- Une SAE (Système d’archivage électronique) ;
- Un coffre-fort numérique.
Avantages et inconvénients des solutions de stockage numériques
La GED permet de :
- Numériser des documents existants ;
- Acquérir des fichiers issus de différentes sources ;
- Les Indexer et les classer ;
- Suivre le document tout au long de son cycle de vie ;
- Sécuriser les données ;
- Gérer parfaitement les droits d’accès aux fichiers.
La GED est un outil idéal pour la gestion des documents comptables. Elle permet de rassembler et classer tous les fichiers de manière centralisée. Cependant, pour être efficace, l’outil doit être totalement adapté aux besoins de l’entreprise. C’est pourquoi il faut choisir une solution personnalisable et évolutive.
Le SAE est un système de classement et d’archivage sécurisé. Il convient à la conservation de documents qui ont une valeur légale ou juridique et ont une valeur probante. Cette solution est complémentaire à une GED. En effet, le logiciel GED peut capturer des documents de nature diverse et permet leur modification. Aussi, la dernière version du document, peut être ensuite déposée dans le SAE.
Le coffre-fort numérique permet un stockage sécurisé par une procédure de scellement électronique. Simple à utiliser, ce n’est pas un outil de stockage global adapté au niveau de l’entreprise. Il permet plutôt à différents utilisateurs d’avoir un espace sécurisé où se trouvent les documents qui les concernent directement. Là encore, cela peut être une solution complémentaire à une GED.
Conclusion
Il est important d’avoir une vision claire des normes et des durées de conservation des documents comptables. La gestion efficace des documents comptables peut aider les entreprises à optimiser leur fonctionnement et à se conformer aux réglementations. Des sanctions peuvent être encourues en cas de non-respect de ces normes, notamment de fortes amendes, voire une peine de prison. Il est donc important de suivre les bonnes pratiques de gestion des documents comptables.
Pour se conformer aux normes de conservation des documents comptables, il est possible de recourir à une GED. Ce logiciel permet de stocker et conserver les documents de manière sécurisée et efficace.
