Un processus P2P bien automatisé et structuré facilite la mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF) qui est une obligation légale à laquelle de nombreuses entreprises doivent se conformer. Cela garantit une traçabilité complète des transactions, des contrôles internes efficaces et une conservation conforme des documents. Mettre en place Cette obligation peut s’avérer complexe à comprendre, voire intimidante dans sa mise en œuvre. Cet article a pour but de fournir aux entreprises une introduction claire à la piste d’audit et à ses obligations, ainsi qu’une explication des étapes à suivre pour la mettre en place.
La piste d’audit fiable : ce qu’il faut savoir
Un audit est une action de vérification qui permet de certifier la qualité des informations et des données fournies par un organisme ou une entreprise à un tiers. La piste d’audit fiable est une forme particulière d’audit qui consiste en l’enregistrement systématique et complet des informations et données concernant chaque transaction effectuée. Cette pratique est réglementée par le droit des affaires et par de nombreuses lois et règlements.
Cela permet non seulement de s’assurer que toutes les transactions effectuées sont correctement enregistrées et documentées, mais aussi de garantir que les informations fournies sont exactes et fiables. La piste d’audit fiable est donc le gage de la conformité aux normes comptables et financières à l’heure actuelle.
La directive européenne sur la TVA de 2010 a été mise en place pour harmoniser les obligations fiscales liées à la facturation dans l’Union européenne et promouvoir l’utilisation de la facturation électronique. Cette directive autorise l’émission et la réception de factures électroniques à condition que la fiabilité de la facture puisse être établie grâce à une piste d’audit fiable.
La PAF consiste en la mise en place de ce processus documenté qui décrit le cheminement des opérations financières, depuis l’émission de la facture jusqu’à sa conservation, afin de démontrer la réalité des opérations facturées. L’administration fiscale ne spécifie pas de format particulier pour la piste d’audit fiable, laissant aux entreprises le choix d’adapter leur méthode en fonction de leurs volumes de factures et de la complexité des flux.
Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions telles que la remise en cause de la déductibilité de la TVA ou des amendes. La directive établit trois critères de validité pour une facture électronique :
- L’authenticité de son origine ;
- L’intégrité du contenu ;
- La lisibilité.
LA PAF : pour presque toutes les entreprises
Sont concernés par l’obligation de contrôles internes pour construire leur piste d’audit fiable :
- Les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures en format papier ou électroniques, mais non sécurisées.
- Les entreprises qui génèrent des factures électroniques en utilisant d’autres moyens que la signature électronique avancée et l’échange de données informatisé (EDI), ou en utilisant l’un de ces deux outils, dès lors qu’ils ne sont pas conformes aux normes requises.
Les obligations légales : ce que vous devez respecter
Bien que les exigences spécifiques puissent varier selon les juridictions et les normes comptables, voici quelques obligations courantes pour une piste d’audit fiable :
- Conservation des documents : Les entreprises doivent conserver tous les documents financiers et comptables pertinents, tels que les factures, les reçus, les relevés bancaires, les contrats, etc. La durée de conservation peut varier selon la juridiction, mais il est généralement recommandé de conserver ces documents pendant une période minimale de 5 à 7 ans.
- Intégrité et exactitude des enregistrements : Les enregistrements financiers doivent être complets, précis et refléter de manière fidèle les transactions effectuées. Toutes les opérations doivent être dûment documentées, autorisées et étayées par des preuves tangibles.
- Sécurité des informations : Les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les informations financières sensibles. Cela peut inclure l’utilisation de mots de passe sécurisés, de pare-feu, de chiffrement des données et d’autres mesures de protection des systèmes d’information.
- Traçabilité des transactions : Chaque transaction financière doit être clairement tracée de son origine à son résultat final. Il doit être possible de suivre le cheminement de l’argent ou des biens à travers les différentes étapes du processus, en identifiant les parties impliquées, les dates, les montants…
- Contrôle interne : Les entreprises doivent mettre en place des contrôles internes solides pour prévenir et détecter les fraudes, les erreurs et les irrégularités. Cela peut inclure des mécanismes de double vérification, des autorisations préalables, des processus de rapprochement ou des audits internes réguliers.
- Conformité aux normes et réglementations : Les entreprises doivent se conformer aux normes comptables et aux réglementations en vigueur dans leur juridiction. Cela peut inclure des normes internationales, européennes ou les normes comptables locales spécifiques à un pays ou une région administrative.
Les critères d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité
Prenons l’exemple d’un e-commerçant fictif appelé « TechShop » pour illustrer les critères d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité pour une piste d’audit fiable :
- Authenticité : Pour garantir l’authenticité des factures, TechShop doit s’assurer de l’identité du fournisseur et de l’origine des factures électroniques qu’elle reçoit. Cela peut être réalisé en mettant en place des mécanismes de vérification tels que des procédures d’authentification, des certificats électroniques ou des signatures électroniques conformes aux normes de sécurité requises.
- Intégrité : L’intégrité des factures fait référence à la garantie que les informations contenues dans la facture n’ont pas été modifiées de manière non autorisée. TechShop doit mettre en place des mesures de sécurité pour prévenir toute altération des factures pendant leur transmission ou leur stockage. Cela peut être réalisé en utilisant des techniques de chiffrement des données, des horodatages électroniques, des codes de vérification d’intégrité ou des méthodes de vérification pour détecter toute altération ultérieure.
- Lisibilité : La lisibilité des factures électroniques est essentielle pour qu’elles puissent être lues et comprises par les utilisateurs et l’administration fiscale. TechShop doit s’assurer que les factures sont présentées dans un format clair et lisible, en évitant l’utilisation de polices de caractères trop petites ou de formats de fichier non standard. Les factures doivent être stockées dans un format durable et compatible pour garantir leur lisibilité à long terme.
En respectant ces critères d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité, TechShop peut établir une piste d’audit fiable pour ses factures. Cette PAF devrait décrire les processus internes de l’entreprise, y compris la création des fournisseurs dans le système d’information, la réception et la comptabilisation des factures, ainsi que les contrôles effectués à chaque étape. L’entreprise devrait également documenter les mesures de sécurité mises en place pour garantir la fiabilité de la piste d’audit.
Les enjeux sur votre entreprise et vos équipes
Il y a plusieurs avantages à mettre en place une piste d’audit fiable dans les entreprises : elle peut aider à prévenir les fraudes et les erreurs financières, une manière de protéger les intérêts des actionnaires et des clients. La conséquence est que l’on peut améliorer la productivité et la rentabilité en facilitant le traitement des transactions plus rapidement et en réduisant le nombre d’erreurs.
De la même manière, une PAF contribue à améliorer le climat organisationnel en assurant que tous les membres de l’entreprise sont conscients de l’importance de maintenir des processus clairs et fiables. En évitant les zones d’ombres avec une piste d’audit fiable, une équipe avancera plus vite et en se posant moins de questions, car elle aura une meilleure compréhension globale de la situation comptable.
La piste d’audit fiable : comment la mettre en place ?
Exemple de PAF : l’entreprise TechShop
Reprenons l’exemple concret de TechShop. Entreprise fictive spécialisée dans la vente en ligne de matériel électronique et informatique. Soucieuse de garantir la fiabilité de sa gestion comptable et de répondre aux exigences légales, TechShop décide de mettre en place une piste d’audit fiable pour ses documents comptables.
Étape 1 : Analyse des processus internes
TechShop commence par réaliser une analyse approfondie de ses processus internes liés à la facturation, à la réception des biens et aux opérations comptables. Cela comprend l’identification des flux d’informations et financiers, ainsi que des documents comptables et des pièces justificatives associées à chaque étape.
Étape 2 : Définition des contrôles et des procédures
Sur la base de l’analyse des processus internes, TechShop élabore des contrôles et des procédures clairement définis pour chaque étape. Par exemple, l’entreprise met en place des contrôles pour vérifier l’authenticité des factures reçues, s’assurer de l’intégrité des informations, et garantir la lisibilité des documents comptables.
Étape 3 : Utilisation de la facturation électronique sécurisée
TechShop opte pour l’utilisation de la facturation électronique sécurisée pour toutes ses transactions commerciales. Les factures électroniques sont générées à l’aide d’un système interne et sont signées électroniquement avec un certificat conforme aux normes de sécurité en vigueur. Cela garantit l’authenticité des factures émises et reçues.
Étape 4 : Conservation des documents et des pièces justificatives
TechShop met en place un système d’archivage électronique sécurisé pour conserver tous ses documents comptables, y compris les factures électroniques et les pièces justificatives associées. Ce système valide l’intégrité et la lisibilité des documents pendant les périodes de conservation légales.
Étape 5 : Sécurisation des accès et des données
TechShop met en œuvre des mesures de sécurité pour protéger l’accès à ses documents comptables. Cela comprend la mise en place de contrôles d’accès appropriés, la sécurisation des données par le chiffrement, ainsi que des sauvegardes régulières pour prévenir toute perte de données. C’est une action majeure qu’il ne faut pas sous-estimer car elle touche à la sécurité de l’ensemble de l’entreprise.
Étape 6 : Documentation complète de la piste d’audit fiable
TechShop documente de manière exhaustive sa piste d’audit fiable en décrivant chaque étape du processus, les contrôles mis en place, les responsabilités des différents acteurs impliqués et les mesures de sécurité adoptées. Cette documentation permet de démontrer la réalité des opérations pour chaque facture en cas de contrôle fiscal. C’est aussi une manière de s’assurer que les méthodes seront appliquées de manière sérieuse et aboutie sur le long terme.
Impacts et enjeux de la piste d’audit fiable pour TechShop :
- Fiabilité accrue : réduction des risques d’erreurs ou de manipulations frauduleuses.
- Conformité légale : conformité aux réglementations fiscales en vigueur, diminution des litiges éventuels avec l’administration fiscale.
- Optimisation des processus : efficacité des processus comptables de TechShop, réduction des erreurs et des retards dans le traitement des factures et des paiements.
Niveau d’accompagnement possible
TechShop peut bénéficier d’un accompagnement externe, tel que l’assistance d’un cabinet d’experts-comptables spécialisé dans la mise en place de pistes d’audit fiables voir même d’un projet de procure-to-pay dans sa globalité. Ce cabinet peut aider TechShop à analyser ses processus internes, à définir les contrôles appropriés, à mettre en place les outils nécessaires, ainsi qu’à assurer la conformité aux réglementations en vigueur. L’accompagnement peut également inclure la formation du personnel de TechShop sur les bonnes pratiques liées à la piste d’audit fiable et à la gestion des documents comptables.
Les étapes clés pour arriver à la piste d’audit fiable
Les besoins spécifiques par service
Voici sous forme de tableau un résumé des besoins par service pour une entreprise donnée. Notez que des adaptations seront toujours nécessaires en fonction de vos besoins spécifiques. Chaque membre du personnel doit être formé sur le sujet afin qu’il puisse comprendre pleinement ses responsabilités concernant la mise en œuvre effective.
| Service | Besoins spécifiques |
| Direction financière |
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| Équipes comptables |
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| Contrôle de gestion |
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| Direction des achats |
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Lorsqu’un organisme ou une entreprise décide de mettre en place une piste d’audit fiable, il doit tenir compte du contexte juridique applicable. La première étape consiste à déterminer quelles sont les obligations légales applicables à l’organisme ou entreprise concernée.
Une fois cette analyse effectuée, il est possible de définir la méthodologie à adopter pour mettre en œuvre la piste d’audit fiable :
- Quels processus seront mis en place ?
- Quels seront les outils utilisés ?
- Quels seront les responsabilités assignées aux différents membres ?
- Quelle sera la fréquence des contrôles ?
Les entreprises sont tenues de respecter l’ensemble des réglementations et procédures de contrôle. Cette obligation peut sembler complexe à première vue, mais elle peut être mise en œuvre efficacement si les bonnes pratiques sont respectées.
Voici un guide pas à pas pour une application du processus :
Pour commencer, il est nécessaire de déterminer le type de système et la configuration requise en fonction du type d’activité à surveiller ainsi que des exigences légales applicables. Il convient de définir le niveau de sécurité requis afin que la piste d’audit soit suffisamment robuste pour résister aux tentatives de fraudes ou autres actes malveillants.
La prochaine étape consiste à configurer le système afin qu’il puisse collecter toutes les informations pertinentes relatives aux activités qui ont lieu sur le réseau et sur chaque ordinateur individuellement. Ce processus peut inclure la création ou l’utilisation de modèles prédéfinis pour la collecte des données ainsi que l’utilisation des journaux système du serveur ou des ordinateurs clients connectés au réseau. Le suivi des événements permettra de collecter toutes les informations utiles sur chaque transaction effectuée par les utilisateurs du réseau. Un accompagnement par un spécialiste est probablement nécessaire à cette étape pour éviter les erreurs de configuration.
Par sécurité, vous devez veiller à ce que la stabilité du système reste optimale afin que les données collectées ne soient pas compromises par des attaques extérieures ou internes. Pour cela, vous pouvez utiliser une authentification forte combinée à une surveillance active du système pour repérer toute activité suspecte ou anormale et prendre rapidement les mesures appropriées si nécessaire.
Les outils sur lesquels s’appuyer
Suite à la directive européenne de 2010, les sociétés peuvent désormais recevoir une facture sous divers formats. Il est donc crucial de se munir d’un outil performant pour gérer cette diversité et respecter les obligations, notamment par la dématérialisation pour éviter la perte des factures papier.
Cet outil devrait faciliter la conformité aux critères de la PAF, permettant ainsi de retracer l’intégralité du processus de facturation, de connecter les différents documents liés à la transaction et d’établir des contrôles adaptés, automatiques ou manuels. Enfin, en cas de contrôle fiscal, l’outil devra fournir rapidement les preuves nécessaires : historique des transactions, documentation des contrôles, etc. Des logiciels de P2P ou de Gestion Électronique des Documents répondent à ces exigences.
Mise en place de la facture électronique obligatoire des 2026 : quel impact sur la PAF ?
La dématérialisation des factures se généralise progressivement, avec des mesures telles que l’obligation pour les fournisseurs du secteur public de recourir à la facturation électronique et la reconnaissance de la copie fiable comme substitut d’un original. Le projet loi Finance de 2020 a subi de nombreux report, mais prévoit la généralisation de la facture électronique à l’horizon 2026. À partir de septembre 2026, toutes les entreprises françaises, des TPE aux grands groupes, devront adopter la facturation électronique et la transmission numérique des données dans leurs échanges. Seuls trois formats seront autorisés : UBL, CII et Factur-X. UBL et CII sont des formats structurés en XML, tandis que Factur-X est un format hybride combinant un PDF lisible et des données XML pour un traitement automatisé. Les factures au format PDF simple ou en image ne seront plus acceptées.
L’arrivée de la facture électronique ne change en rien la règle : toute entreprise qui émet ou reçoit des factures en B2B qui ne répondent pas aux normes EDI Fiscal, ou avec une signature sécurisée, se doit d’établir une Piste d’Audit Fiable.
En savoir plus sur : la facture électronique et la PAF, un duo gagnant.
FAQ de la piste d’audit fiable
Quelle est l’utilité de la piste d’audit ?
Une piste d’audit est un moyen de conserver des informations fiables sur les opérations effectuées dans un système informatique. Elle permet aux organisations d’identifier, de surveiller et de vérifier les actions qui ont été prises par leurs utilisateurs. Elle est donc primordiale pour assurer la sécurité et l’intégrité des données.
Quels sont les avantages de la piste d’audit ?
La piste d’audit fiable, offre plusieurs avantages aux organisations. Elle permet une meilleure surveillance et une meilleure protection des données. Elle peut également aider à déterminer si des violations des politiques ou processus internes ont eu lieu ou si des informations sensibles ont été accessibles sans autorisation. Enfin, elle est un moyen pour les entreprises de respecter les réglementations en vigueur et les exigences légales.
Comment mettre en place une piste d’audit fiable ?
Pour mettre en place une piste d’audit fiable, l’organisation doit choisir un système qui offre un niveau de sécurité approprié et qui soit facile à analyser et à comprendre. Le système doit pouvoir enregistrer toutes les activités pertinentes et être facilement intégré à d’autres systèmes. Enfin, le personnel chargé de surveiller la piste d’audit doit être formé pour comprendre le système et être capable de reconnaître les anomalies.
Qui doit être responsable de la piste d’audit ?
La responsabilité ultime de la mise en œuvre et du maintien d’une piste d’audit fiable incombe à l’entreprise elle-même. Cette responsabilité doit clairement être définie au sein de l’organisation et le personnel chargé du suivi des activités doit être bien formé pour utiliser correctement le système.
