La gestion électronique des documents (GED) pour les professionnels de l’immobilier simplifie le traitement de toutes données que peuvent gérer ces entreprises. Cette technique tend à faire disparaître l’utilisation des documents papier au profit d’une stratégie numérique plus performante. C’est un processus simplifié de dématérialisation des documents sous un format numérique. Vous pourrez en faire usage un peu partout : au bureau, au cours de vos déplacements ou durant vos visites de contrôles sur les chantiers.
La GED est une aubaine pour le secteur immobilier et elle est caractérisée par un mécanisme d’échange d’informations très soutenu. Dans ce dynamisme, les données sont partagées entre des chefs de chantier, des agents immobiliers et les équipes en interne avec plus de spontanéité. En vous déplaçant, vous continuez à accéder à vos dossiers pour travailler efficacement.
GED immobilier : définition
La Gestion Électronique de Documents (GED) joue un rôle crucial dans la digitalisation du secteur immobilier. En raison de la nature même de leur activité, ces entreprises se retrouvent souvent à gérer une volumétrie importante de documents divers. Cette paperasse peut comprendre des factures, des documents réglementaires tels que des diagnostics, des plans de propriétés, et même des bons de commande.
La GED intervient pour dématérialiser l’ensemble de ces documents, c’est-à-dire les convertir en format numérique. Une fois dématérialisés, ces documents électroniques sont stockés dans une seule et même base de données centralisée.
Ce processus offre un avantage considérable pour les entreprises de ce milieu. Souvent sur site ou en déplacement : chaque collaborateur peut accéder facilement et rapidement à tous les documents de l’organisation. Selon ses besoins, il peut ainsi se les approprier et travailler de manière plus efficace.
Pourquoi la GED est-elle si importante pour le secteur de l’immobilier ?
Le secteur de l’immobilier connaît l’intervention de divers acteurs dont les actions conjuguées permettent de satisfaire les attentes de la clientèle. Notamment pour tout ce qui est lié à de la construction. Pour optimiser le résultat des initiatives de chacun, il faut veiller au processus d’accès et de partage de l’information. La gestion avancée est un mécanisme avancé qui permet aux collaborateurs d’accéder de façon instantanée aux documents ou toutes autres données essentielles.
Ce qui permet aux bénéficiaires de pouvoir se démarquer avec plus de facilité. Les améliorations sont vite perceptibles : accélération du processus, réduction des dépenses et limitation des risques. L’option de la signature électronique vous permet aussi de faire avancer vos dossiers clés.
Les fonctionnalités d’une GED pour l’immobilier
Centralisation et archivage numérique de tous les documents
Projetons-nous sur de réelles situations typiques de ce secteur d’activité.
Les agences immobilières ont en charge le traitement de différents documents qu’elles doivent analyser pour satisfaire les demandes de la clientèle. Ces professionnels de l’immobilier sont les mieux placés pour apporter des solutions à toutes vos inquiétudes. La GED devient ainsi une véritable alternative aux documents papiers dont les courriers, les contrats, les pièces justificatives, de même que les états des lieux.
Vous accédez au catalogue de l’historique de vos documents grâce à la fonctionnalité recherches. Ce processus vous permet de consulter régulièrement les dossiers de vos clients de façon instantanée depuis votre Smartphone ou de tout autre canal numérique. Votre logiciel de GED immobilier vous garantit une meilleure organisation des dossiers de vos clients sous un format électronique.
En résumé, concernant les pièces importantes, il s’agit des :
- Fiches de vente ;
- Mandats ;
- Compromis ;
- Photos ;
- Pièces annexes.
Votre agence immobilière s’impose progressivement auprès de sa clientèle et devient une référence en la matière.
Productivité et travail collaboratif
L’intégration d’une GED en immobilier permet un suivi et un traitement accéléré des données collectées. L’une des grandes avancées est l’adoption de la signature électronique. L’usage de la GED simplifie le quotidien : que vous soyez à distance ou en face de vos clients. Un processus pratique pour centraliser en un point unique tous vos documents pour une meilleure exploitation.
Vous trouverez une solution adaptée selon que vous intervenez au niveau de la transaction immobilière, la gestion locative ou de la cession d’actifs. Le traitement des documents devient moins contraignant, puisque le stockage de tous les documents est désormais possible sur la même plateforme. Le classement des documents dans ce logiciel est basé sur les différents formats accessibles.
Si vos documents sont sous format papier, bureautiques ou e-mails, alors vous avez le choix de les organiser en dossier ou en sous-dossiers. Le nom du client, le type de contrat et la date de signature sont des données à renseigner pour faciliter le processus de recherche.
Sécurité et mise en conformité
La stratégie de stockage via la GED vous permet de mettre en place une archive pour la sécurité de vos documents immobiliers. Vous êtes le seul détenteur des droits d’accès afin de conserver au besoin la confidentialité de vos documents à forte valeur juridique. Une technique qui facilite votre mise en conformité face aux réglementations qui se rapportent à la signature et à la facturation électronique.
Avec une GED dédiée, c’est dire adieu aux pertes de temps dans le but d’obtenir plus de traçabilité dans la gestion de vos données immobilières. Plus besoin de transporter vos documents du bureau à la maison avant de les consulter.
Les atouts de la GED pour les professionnels de l’immobilier
Les professionnels de l’immobilier exécutent diverses tâches chaque jour. La GED devient une alliée de taille en raison des nombreux avantages qu’elle confère aux acteurs du secteur immobilier. Cette formule est une offre complète et intègre les technologies de la GED et de workflow. Un mécanisme qui facilite la gestion et le traitement des factures des fournisseurs et des clients, les dossiers des locataires, des patrimoines et des taxes foncières.
La GED renforce le travail collaboratif en équipe avec un partage fluide et cohérent de l’information. Vous devenez plus performant dans la satisfaction de votre clientèle tout en privilégiant la qualité des services rendus dans un délai plus bref. L’autre atout dont profitent les professionnels de l’immobilier est que la GED engendre une réduction des coûts des processus de gestion. La GED est aussi une solution sécurisée pour les bailleurs sociaux qui pourront se conformer aux lois ALUR et ELAN.
Cette stratégie initie les professionnels de l’immobilier aux avantages des factures numériques avec la suppression progressive de la facture papier. Des démarches qui vous offrent un gain de temps inestimable dans vos processus de recherche de documents.
DocuWare, une solution GED dédiée à l’immobilier
DocuWare est une solution de gestion électronique pratique applicable au secteur de l’immobilier pour la dématérialisation des documents. Cette solution garantit un accès instantané pour vos collaborateurs et partenaires d’affaires. De manière globale, l’option DocuWare permet l’abandon du papier afin de basculer dans la transformation digitale. Avec la mise en place des workflows, la transmission des informations aux signataires se fait de manière spontanée. La signature électronique est intégrée à la GED DocuWare pour optimiser l’efficacité de cette solution.
Synchronisé avec le logiciel ERP en place, vous accélérez le traitement de vos factures fournisseurs tout en se conformant aux réglementations en vigueur sur la facturation électronique. La sécurité de vos données est un aspect plus qu’important pour l’éditeur qui le met au cœur de sa solution.
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