La mise en place d’un projet Procure to Pay (P2P) peut s’avérer être une tâche complexe et intimidante. Cependant, avec les bons outils et une compréhension claire de la marche à suivre, il est possible de réussir son projet P2P. Cet article abordera les différentes étapes, des principes de base de la théorie à la pratique, pour vous aider à atteindre vos objectifs, tout en vous donnant des exemples concrets qui vous aideront à appliquer ces principes.
Les enjeux d’un projet P2P pour les entreprises
Définition et leviers d’optimisation du P2P
Le Procure-to-Pay (P2P) désigne l’ensemble du processus allant de la demande achat jusqu’au paiement. Chaque entreprise peut définir son propre processus, adapté à ses besoins.
Optimiser le Procure-to-Pay consiste à simplifier, automatiser, intégrer et accélérer les différentes étapes du cycle achat finance. Cette optimisation peut se fait en améliorant les processus déjà existants ou en les repensant dans leur globalité grâce aux outils déjà en place ou par l’intégration d’un logiciel de dématérialisation des factures.
Avantages de la digitalisation des processus P2P
Poussés par les nouvelles règlementations, les projets P2P sont devenus monnaie courante depuis quelques années. Mais au-delà des obligations de mise en conformité, cette optimisation du cycle P2P est à considérer en tant que réelle opportunité d’évolution des processus internes.
Pourquoi une opportunité ? Les entreprises se doivent d’innover pour rester compétitive. La dématérialisation est l’un des principaux leviers d’évolution d’une organisation et notamment pour les Directions Achats, Financières et Comptables.
En effet, les avantages de la dématérialisation des processus P2P sont : de réduire les erreurs, d’accélérer les procédures et d’améliorer la traçabilité. Elle offre aussi une meilleure collaboration entre les départements et une visibilité accrue sur les dépenses. Mécaniquement, cela a un effet concret de réduction des délais de paiement des fournisseurs et plus globalement sur les coûts de gestion de l’entreprise.
Dans cet objectif, un projet P2P devient un enjeu stratégique. Bien pensé et cadré, il peut apporter une grande valeur ajoutée à l’entreprise.
Les étapes clés pour réussir un projet P2P
La réussite d’un projet P2P ne se fait pas par hasard. Elle nécessite une planification soigneuse et une mise en œuvre efficace. Voici les étapes clés pour le mener à bien :
Étape 1 : Analyse des besoins et diagnostic
Se lancer dans un projet P2P sans passer par la phase d’analyse revient à essayer de remplir un tonneau percé. Sans analyse, sa gestion sera difficile et les risques d’échec, réels.
Plus que recommandé, cette phase d’analyse est logiquement la première étape. Elle consiste à réaliser un audit couplé à une analyse complète des besoins afin de poser un diagnostic précis. Cette phase nécessite une étude approfondie des processus financiers actuels de l’entreprise, des flux de travail et des besoins de chaque service.
Derrière ce travail, l’objectif est de situer les goulots d’étranglement, d’anticiper les défis à surmonter et d’identifier les principales opportunités qui seront rendues possibles par l’optimisation du processus P2P.
Prenons un exemple concret, la Banque Populaire Atlantique a engagé un travail conséquent de définition et de cartographie des différents workflows, en particulier de validation des factures fournisseurs. Le résultat de ces analyses a permis de trouver le bon équilibre entre leurs contraintes organisationnelles et la future solution P2P choisie.
Etape 2 : Choix des solutions et prestataires
Une fois le diagnostic dressé et les éléments regroupés dans un cahier des charges, la prochaine étape consiste à rechercher et sélectionner la solution P2P avec le bon prestataire. Il existe un large éventail de solutions sur le marché, chacune offre différents niveaux de fonctionnalités et de support selon l’intégrateur retenu.
DEMANDEZ-VOTRE MODÈLE DE CAHIER DES CHARGES
Il est important de tenir compte de tout un tas de facteurs dans votre choix. Des critères de sélection qu’il convient même de trier par importance en fonction des priorités associées à votre projet P2P. Concernant la solution, évaluez la facilité d’utilisation, sa capacité à s’intégrer aux systèmes existants, son étendue fonctionnelle et évidemment le coût.
Par exemple, le Groupe Ramsay, prestataires de soins en Europe avec près de 200 000 factures fournisseurs à traiter par an, a axé sa décision autour d’une solution capable de s’intégrer dans un environnement multi-ERP. Son choix s’est donc arrêté sur la solution Basware implantée par DIMO Démat, un logiciel qui permet de traiter des volumes de factures importants dans des organisations à dimension internationale.
Concernant l’intégrateur, estimez son expertise et sa démarche de conseil sur les logiciels, ses références clients, son organisation et ses ressources humaines ou encore son support technique et de formation.
Etape 3 : Planification et mise en œuvre du projet
Pour sa bonne mise en œuvre, un projet P2P demande un effort de planification. Il s’agit ici de définir un calendrier détaillé basé sur divers critères. Bien entendu, des spécificités existent et vous devrez vous adapter, mais voici une liste de ces principaux facteurs à ajuster en fonction de vos priorités :
- La taille du projet ;
- Le budget disponible ;
- Les étapes et lots prioritaires à cibler ;
- La durée estimée ;
- Le nombre de participants impliqués.
- Les rôles et responsabilités nécessaires…
L’importance de cette étape est illustrée par le cas Brico Privé. Dans le cadre de son projet P2P, l’entreprise avait identifié plusieurs besoins liés la mise en place de différents workflows. La planification a été découpé si bien que la priorité a été faite aux workflows pour la gestion des frais généraux et frais d’exploitation. Ainsi, après mise en production, ce premier lot permet à l’entreprise toulousaine de dématérialiser ses factures fournisseurs tout en accélérant les circuits d’approbation. Un deuxième lot suivra via le déploiement de workflows de commandes d’achats et de validation dans un objectif d’optimisation des dépenses.
Etape 4 : Formation et accompagnement des équipes
La mise en place d’un logiciel de Procure-to-Pay est un processus qui peut durer plusieurs semaines, voire mois en fonction de sa dimension. Et tout comme pour l’intégration d’un ERP ou CRM, celui-ci ne doit surtout pas s’arrêter une fois le travail terminé.
La formation et l’accompagnement des équipes est un élément crucial pour le succès d’un projet P2P. Même la meilleure solution ne serait pas efficace si vos collaborateurs n’y adhèrent pas ou ne comprennent pas comment l’utiliser. Il est donc essentiel d’accompagner tout en rassurant les utilisateurs pour une transition en douceur, en offrant une formation complémentaire si vous la sentez nécessaire.
Conseils pour réussir un projet P2P
Il n’y a pas qu’une seule façon correcte ou optimale d’organiser un projet P2P. Chaque situation exigera une approche différente en fonction des besoins spécifiques des participants impliqués. Cependant, voici 4 points clés pour digitaliser son cycle Procure-to-Pay au plus juste.
Adapter les solutions à la taille et aux besoins de l’entreprise
Pour qu’un projet P2P soit considéré comme réussi, il est essentiel d’adapter la solution à la taille et aux besoins spécifiques de votre organisation. Tous les logiciels ne sont pas conçus de la même manière applicable pour n’importe quel type d’entreprise.
Le Groupe Ramsay, cité un peu plus haut, gère plus de 200 000 factures fournisseurs à l’année. L’entreprise a donc dû s’assurer que la solution Basware est suffisamment robuste et durable afin d’éviter un échec important avec un investissement conséquent en perte directe. Brico Privé, également cité, traite environ plus de 36 000 factures par an. Logiquement, les flux de gestion étant moins complexes et le nombre de collaborateurs moins important, son choix s’est porté vers une autre solution P2P correspondant mieux à sa dimension. Dans ce cas-ci, Yooz.
Impliquer la direction et communiquer avec les équipes
Dans l’étude Trends of Finance 2023 menée par le média DAF Magazine et le cabinet BDO, le principal défi d’un projet de digitalisation type Procure-to-Pay réside dans la difficulté à accompagner au changement et à engager les équipes. L’enquête met aussi en avant toute l’importance du sponsorship de la direction.
Afin d’humaniser et impliquer les futurs utilisateurs, nos clients ont l’habitude de donner un nom au projet. De plus il est judicieux de faire une communication en interne auprès des collaborateurs par une newsletter ou annonce mail et également une communication externe auprès des fournisseurs et clients.
Le cas Nexter illustre parfaitement cet axe de travail. Entreprise de conception et production d’équipements de défense pour les armées de terre françaises et étrangères, le Groupe a voulu une équipe au plus proche des futurs utilisateurs : « La constitution d’une équipe projet pluridisciplinaire, soudée, disponible et soutenue par la Direction générale a vraiment contribué au succès de notre projet… Nous avons présenté la démarche aux 200 approbateurs et au service courrier afin de les sensibiliser au changement de process qui allait s’opérer et lever les freins à l’utilisation d’un nouvel outil informatique. Nous les avons informés régulièrement sur l’état d’avancement (lettres d’information, page intranet…). »
Privilégier l’interopérabilité avec les systèmes existants
Autre facteur clé pour réussir un projet P2P est de privilégier une solution qui va naturellement s’intégrer avec vos autres outils dans un système d’information global. En premier lieu, on pense évidemment à la connexion avec l’ERP et/ou le système comptable en place.
L’interopérabilité permet non seulement une transition en douceur, mais aussi une plus grande efficacité et une meilleure automatisation des processus. Plus les solutions « se parlent » entre elles, plus votre productivité sera élevée. Par exemple, un logiciel P2P qui s’intègre facilement à votre système comptable peut aider à maximiser l’automatisation du processus de facturation et à réduire les erreurs.
Bien définir les indicateurs de performance et les objectifs de progrès
Enfin, la réussite d’un projet P2P requiert de définir clairement des indicateurs de performance. Cet aspect est parfois mis de côté par les entreprises une fois l’intégration faite. Le but ultime serait d’être en mesure de calculer un retour sur investissement par rapport à des objectifs identifiés.
Alors de quels éléments parle-t-on ? Ces indicateurs peuvent concerner la diminution du temps de traitement des factures fournisseurs, le délai de paiement des fournisseurs, l’augmentation de l’exactitude des commandes ou encore la réduction des coûts de gestion.
Pour toujours illustrer ces propos, voici des exemples d’entreprises qui ont été capables de sortir des données chiffrées de performance :
- Dans un objectif de réduction des coûts, Nexter a réduit de 80% le délai d’approbation d’une facture fournisseur ;
- Dans l’intention de diminuer le coût de traitement d’une facture, Hillebrand est passé de 8€ à 30 centimes par fature ;
- Afin de garantir des délais de paiement, Foussier a diminué par 5 son cycle de traitement des frais généraux.
Conclusion
En suivant ce cadre simple, mais qui a fait ses preuves, vous pouvez mettre toutes les chances de votre côté pour réussir votre projet P2P et obtenir les résultats escomptés. Voici quelques éléments pour garder la tête froide selon vos objectifs initiaux :
- Penser le projet par rapport à une organisation et à un métier ;
- Penser le projet par rapport à un contexte actuel et une ligne de développement ;
- Connaître ses contraintes, ses problématiques majeurs, ses forces et ses faiblesses ;
- Cadrer le périmètre et système d’information actuel ;
- Avancer de concert avec les Directions et les utilisateurs.
L’apprentissage en continu et l’analyse de votre approche pourra vous aider à optimiser vos processus opérationnels et techniques afin d’assurer un maximum de succès à long terme. Si vous avez besoin d’aide dans le cadrage de votre périmètre fonctionnel, organisationnel et technique pour la mise en place de votre future logiciel P2P, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts des processus Procure-to-Pay.
Le projet P2P en 3 questions
Quels sont les défis rencontrés lors de la mise en place d’un projet P2P ?
La résistance au changement, la sélection d’une solution et de l’intégrateur associé, le manque de compétences clés et l’absence de sponsorship de la gouvernance sont les défis majeurs rencontrés lors de la mise en place d’un projet P2P.
Comment mesurer l’efficacité d’un projet P2P ?
L’efficacité d’un projet P2P peut être mesurée en utilisant des indicateurs clés de performance (KPI) tels que le temps de traitement des factures, l’exactitude des commandes, le taux de conformité des fournisseurs, entre autres.
Quelle est l’étape la plus importante d’un projet P2P ?
Toutes les étapes sont cruciales, mais l’analyse des besoins initiale est particulièrement importante, car elle définit la base de la démarche, oriente le choix du couple logiciel – intégrateur et aide à déterminer les attentes en matière de résultats.
