Définition d’une GED, c’est un peu comme le chef d’orchestre de vos documents : elle capte, organise et fait circuler l’information en suivant une partition bien rodée, en quatre temps clés :
- L’acquisition des documents,
- Le stockage sécurisé,
- La gestion au quotidien,
- La diffusion fluide et contrôlée au sein de l’entreprise.
Plus besoin de fouiller dans des classeurs ou de courir après des validations par e-mail, tout est centralisé, automatisé, sécurisé. Qu’il s’agisse de factures, contrats ou documents RH, la GED s’occupe de tout, du premier clic jusqu’à l’archivage. Et pendant qu’elle gère, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur d’autres taches à valeur ajoutée. Dans cet article, on vous explique comment ça marche concrètement, ce que ça change au quotidien et pourquoi de plus en plus d’entreprises sautent le pas.
L’acquisition des documents et des données
Tout commence par l’arrivée du document dans la GED. Que ce soit un papier qu’on scanne, un PDF reçu par mail ou un fichier créé directement sur ordinateur, il existe plein de façons d’intégrer les documents dans le système de GED. La dématérialisation d’un document papier via la numérisation permet de transformer les documents en fichiers exploitables. Tandis que les documents nativement numériques, contrats, factures, rapports peuvent être injectés directement, qu’ils viennent d’un collaborateur, d’un logiciel ou d’un échange informatique. En bref, peu importe leur point de départ, tous les documents trouvent leur place dans la GED.
Le stockage et l’archivage du contenu dans la GED
La GED prend en charge le stockage en ligne et l’archivage des documents en fonction de leur nature, de leur volume, de leur contenu et des obligations légales. Les informations sont sécurisées et conservables tout au long du processus, cependant, pour les documents à conserver à long terme sans altération, un SAE peut compléter la solution de GED.
Le fonctionnement de la GED concernant la gestion des documents
La GED offre de nombreux avantages pour la gestion des documents au quotidien. Elle automatise le classement, l’indexation et l’accès aux fichiers, ce qui facilite la recherche d’informations et fait gagner un temps précieux aux collaborateurs. Elle permet aussi d’intégrer des fonctionnalités avancées comme les workflows de validation, l’envoi automatisé de données vers le logiciel comptable, ou encore la centralisation des échanges. Résultat : moins d’erreurs, plus de réactivité, et une productivité nettement renforcée.
La diffusion des données et le partage d’information avec la GED
La GED simplifie la diffusion des documents et le partage d’informations en interne comme en externe. Elle offre plusieurs moyens d’accès sécurisés, qu’il s’agisse de liens partagés, d’envois par e-mail, ou de dépôts dans des espaces ou des coffres-forts numériques. Certains fichiers peuvent aussi être transmis pour signature électronique, accélérant les validations. Et pour les cas plus spécifiques, une impression ou une consultation physique reste possible. Résultat : une circulation des données souple, traçable et adaptée à chaque besoin.
Conclusion
En clair, choisir un logiciel de GED permet de remettre de l’ordre dans la gestion documentaire et de simplifier le quotidien des équipes. En centralisant les documents, en automatisant les circuits de validation et en facilitant la recherche d’informations, elle offre un vrai gain de temps et de sérénité. Fini les papiers qui s’égarent ou les validations qui traînent : tout est organisé, sécurisé et accessible. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, la GED s’adapte à vos besoins et vous aide à travailler plus efficacement, jour après jour.
