La Charte Projet : une analyse sur-mesure pour votre future GED
Pour répondre à la complexité de vos projets, DIMO Démat a développé une approche sur mesure. Le point de départ, une feuille de route, pour construire une GED pertinente et performante.
Commencez votre projet GED en toute confiance
Nous élaborons avec nos clients une charte projet GED, une approche pragmatique pour établir un diagnostic de votre situation et déterminer jusqu’où vous pouvez aller.
Obtenez une vision globale grâce à une analyse approfondie
Faites analyser votre situation actuelle tout en concevant le processus idéal adapté à votre environnement.
Impliquez vos équipes à prendre part aux changements
Stimulez l’engagement de vos équipes en les intégrant dès la phase d’analyse de l’existant pour favoriser l’adhésion au projet.
Bénéficiez d’une expertise et d’un soutien externe
Prenez du recul. Assurez l’efficacité et la réussite de votre projet GED en bénéficiant d’une expertise externe.
Maîtrisez les risques et les coûts en vous focalisant sur les priorités
Adopter une feuille de route claire pour maîtriser les risques, gérez la charge de travail et respectez le calendrier du projet, évitant ainsi les dérives et les surcoûts.
La charte projet GED en 2 minutes
Chef de projet GED DocuWare, Emeline nous explique les objectifs associés à une Charte Projet ainsi que son déroulement.
Notreméthodologie personnaliséepour un projet GED bien lancé
Une méthodologie en 3 étapes autour d’un axe diagnostic (situation actuelle), analyse (objectifs) et accompagnement (travail commun).
Étape 1 : collecte des informations utiles
Ateliers d’immersion et rencontres avec les équipes concernées et échanges approfondis pour bien cerner les processus documentaires, leur gestion actuelle et les attentes liées au projet. Nous accordons une importance primordiale à l’écoute active.
Étape 2 : identification d’une solution adaptée
Élaboration d’une solution sur mesure, adaptée spécifiquement à vos besoins. Nous prenons en considération les processus en place tout en anticipant les futurs changements et les opportunités d’évolution qui pourraient se présenter.
Étape 3 : obtenez des résultats
Le temps du bilan. Présentation des résultats de notre analyse, accompagnée de livrables clairs et précis qui serviront de base solide tout au long des étapes de la mise en œuvre du projet GED.
Préparez-vous à aller plus loin dansvotre gestion financière et comptable
Obtenez une vision globale de vos dossiers clients
Centralisez l’ensemble de vos contrats, devis, échanges mails, facture, avenant et bien plus encore, au sein d’un seul outil !
Digitaliser l’ensemble du poste fournisseur
Accélérer le traitement de vos factures fournisseurs et centraliser les documents associés à partir d’un seul outil. Validation du devis, traitement de votre facture fournisseur, validation du paiement, le tout connecté à votre outil comptable.
Audits
Préparez-vous à simplifier et à rationaliser vos audits avec DocuWare.
Beuchatcadre ses besoins de dématérialisationgrâce à une Charte Projet GED
Challenge
Ayant besoin d’une véritable GED, l’entreprise Beuchat ne savait pas où démarrer son projet. Quels services allaient être impactés ? Comment évaluer le budget ? Comment évaluer la charge de travail interne ? Quelle complexité par rapport au SI en place ?
Solution
La Charte Projet GED a permis de lancer la démarche. Une analyse complète qui pose un regard externe sur les processus existants, le fonctionnement des services et les possibles dysfonctionnements. L’objectif : voir l’outil GED tel que Beuchat en a besoin par rapport à une situation actuelle.
Il y a 1 an, nous ne savions pas où aller. […] Le but du jeu avec DIMO Demat a été de reprendre le processus, le réécrire, savoir où nous en étions et où nous devions aller.
La charte projet nous a fait changer d’avis sur notre processus existant et la manière dont nous envisagions les choses?
Frédéric Auger – Directeur Administratif et Financier – Beuchat International
Nos ressources sur la GED
Vous avez un dernier doute ?
Gagnez un temps précieux
Des équipes expertes dédiées à l’analyse et à la mission en un temps défini.
Prenez les bonnes décisions
Une prise de recul objective et une situation éclairée pour vous aider dans la prise de décisions.
Un allié, pas juste un partenaire
Un allié dès la phase d’analyse de votre projet afin de savoir ce qu’il est possible de faire ou non.
Pourquoi une charte projet GED pour démarrer ?
La charte projet est-elle faite pour moi ?
A partir du moment où vous souhaitez initier une démarche GED et qu’il vous est difficile d’exprimer vos besoins fonctionnelles et métier, que ce soit par manque de temps, de connaissances sur la GED ou par besoin d’être challengé et accompagné. Elle vous permettra de vous conforter dans certaines idées ou au contraire vous apporter de nouveaux éclairages sur vos processus et sujets connexes impactant votre sujet principal
Quelle est la différence entre un cahier des charges et une charte projet GED ?
Le cahier des charges est le référentiel de votre projet par rapport à vos objectifs et à votre environnement, il exprime vos problématiques et vos besoins. La charte projet est une démarche bien plus pragmatique par le biais d’ateliers auprès des équipes et de collecte d’informations pour vous fournir un livrable d’analyse sur la situation actuelle en matière de gestion documentaire et la réponse à vos enjeux par le descriptif des processus cible pour vous permettre demain de gagner en efficience.
