Lorsque l’on veut intégrer un logiciel GED on veut généralement aller vite, partir à la d’informations et démarrer les étapes concrètes. Très souvent, la rédaction d’un cahier des charges GED est survolée. On en oublierait même qu’elle est indispensable si l’on veut maximiser ses chances de réussite. Alors comment rédiger ce document ? Si vous souhaitez vous lancer dans une gestion électronique de documents, voici un guide avec les informations essentielles ainsi qu’un modèle PDF à utiliser.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges Ged ?
Un cahier des charges pour GED est un document qui décrit les fonctionnalités, les exigences et les contraintes que doit remplir un logiciel de Gestion Électronique de Documents. Il sert de base pour la sélection d’une solution GED et permet de garantir que le système choisi répondra aux besoins de l’entreprise.
Pour donner un premier ordre d’idée, le cahier des charges peut inclure des informations sur les fonctionnalités souhaitées, les performances attendues, les exigences en matière de sécurité, de règlementation ISO, ainsi que les critères de sélection des fournisseurs.
Il peut également préciser des besoins de formation et inclure budget plus calendrier pour la mise en place de la gestion électronique.
Pourquoi faire un cahier des charges pour la mise en place d’une ged ?
Votre cahier des charges GED sera la première pièce tangible de votre projet. Un fil conducteur à chaque étape afin de s’assurer de son bon déroulé entre vos attentes et les attendus de l’intégrateur choisi.
Nous pourrions vous lister des dizaines et des dizaines de raisons pour lesquelles rédiger un cahier des charges GED est important. Mais voici les trois principales.
Clarifier les objectifs, les besoins et la communication entre tous
Le cahier des charges permet de définir précisément les objectifs du projet de gestion électronique de documents. Il sert aussi à spécifier les fonctionnalités et les caractéristiques du futur logiciel pour atteindre ces objectifs.
Afin que toutes parties prenantes à votre projet GED soient sur la même longueur d’onde, il est aussi essentiel sur l’aspect collaboratif. Le cahier des charges est votre document référent pour bien communiquer et partager l’information.
Chaque personne impliquée doit savoir quelles sont les attentes et l’objectif du projet dans le contexte de l’entreprise.
Faciliter le processus de sélection de fournisseur
Le cahier des charges peut être utilisé pour évaluer et comparer les différentes offres des fournisseurs de systèmes de GED, en fonction de critères définis par vos soins.
À la lecture de votre document, les intégrateurs vont repérer ces critères et adapter en retour leur proposition de valeur. Voici quelques critères généraux à prendre en considération :
- Qualité globale de l’offre ;
- Expérience et réputation de l’intégrateur ;
- Compétences et ressources de l’intégrateur ;
- Modalité de collaboration et de support ;
- Coût estimé de la gestion électronique de vos documents…
Faciliter la mise en œuvre et la gestion du projet
Le cahier des charges peut également être utilisé comme un outil de gestion de projet, en décrivant les étapes et les responsabilités de chaque partie prenante. Cela peut aider à éviter les conflits et les malentendus. Une garantie pour s’assurer de la bonne marche à suivre dans le respect des délais et du budget.
Qui doit rédiger votre cahier des charges ged ?
En réunissant une équipe pluridisciplinaire avec différents points de vue et expertises, vous pourrez élaborer un cahier des charges complet. Cela peut inclure :
- Le sponsor : c’est la personne ou l’organisation qui finance le projet et qui en assume la responsabilité globale
- Le chef de projet : c’est la personne qui est chargée de la coordination et de la gestion du projet de GED, en veillant à ce qu’il soit réalisé dans les délais et budget prévus
- L’équipe projet : ce sont les personnes qui travaillent sur le projet de GED et qui sont responsables de la réalisation des tâches qui leur sont assignées
- Les utilisateurs finaux : ce sont les personnes qui vont utiliser le système de GED et qui doivent être impliquées dans le projet pour s’assurer que leurs besoins et leurs attentes sont pris en compte
- Les experts-métiers : ce sont les personnes qui connaissent parfaitement les processus métiers de l’organisation et qui peuvent apporter leur expertise pour la définition des besoins et des fonctionnalités du logiciel GED
Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive. Les éditeurs et/ou intégrateurs GED peuvent aussi être concernés à la rédaction de votre cahier des charges selon votre besoin. Le service informatique est de facto également en première ligne.
Quand rédiger votre cahier des charges pour votre démarche ged ?
Il est recommandé de rédiger le cahier des charges en début de démarche, avant de commencer à rechercher et à sélectionner une solution.
Cela vous permettra de disposer d’un document de référence à utiliser tout au long de votre projet, pour vous assurer que les différentes étapes d’intégration du logiciel GED sont en adéquation avec les objectifs et les besoins définis dans le cahier des charges.
Que doit contenir un cahier des charges pour votre gestion électronique des documents ?
Il n’existe pas vraiment de modèle universel. Chaque projet est unique à une organisation et chaque cahier des charges GED peut être construit différemment tant sur le fond que sur la forme.
Si vous êtes en phase de rédaction, posez-vous ces deux questions : quels sont les éléments les plus importants à votre projet ? Quelles sont les informations obligatoires à partager ?
Voici quelques rubriques qui peuvent être incluses dans un cahier des charges de GED tiré de notre modèle. Vous pouvez choisir de toutes les intégrer, mais aussi d’en rajouter. Tout ce qui vous semble pertinent pour la bonne compréhension de votre futur gestion électronique doit faire partie du document.
Présentation de l’entreprise et contexte projet
La présentation de l’entreprise constitue une introduction au cahier des charges. Un prestataire veut toujours comprendre votre environnement avant d’aller plus loin dans son analyse.
- Quelles sont les activités de l’entreprise ?
- Quels sont les services qui composent votre entreprise ?
- Qui sont vos clients ?
- Qui sont vos fournisseurs ? Vos partenaires ?
Mentionnez vos axes de développement et expliquer l’importance de l’intégration d’un logiciel GED dans la stratégie de l’entreprise. Vous pouvez donner des données chiffrées pour plus de visibilité (nombre de salariés, nombre de sites physiques et/ou e-commerce…).
Cadre de la consultation
Pour faire avancer votre projet, glissez dans votre cahier des charges GED des repères temporels, relationnels et fonctionnels :
- Quel est le périmètre fonctionnel de votre projet ?
- Quel est le périmètre structurel ?
- Quel est le délai de réponse accordé au cahier des charges ?
- Quelle est le planning décisionnel global du projet GED ?
- Qui sont les principaux interlocuteurs ?
Le périmètre documentaire et leur gestion actuelle
Les documents transmis et échangés
Il va être important pour éditeur et/ou intégrateur GED d’avoir une visibilité globale sur l’ensemble des documents internes et externes échangés dans le cadre de vos activités quotidiennes.
L’idée de cette section est de décrire précisément chaque document papier ou numérique et ses flux associés : type, format, mode de réception, mode de création, gestion des points d’entrée et de sortie, personnes, services et sites concernés.
L’organisation
Si vous disposez de moyens humains pour votre gestion de documents, il est important de le mentionner dans votre cahier des charges.
Les solutions actuelles
Avant d’intégrer une véritable solution GED, toute entreprise possède déjà un « système » de gestion de ses documents : Windows, Sharepoint, Microsoft Outlook, solution logicielle etc. Indiquez-le.
- Quels outils utilisez-vous aujourd’hui pour la gestion de vos documents ? Archivage ? Stockage ?
- Quels logiciels utilisez-vous quotidiennement ?
- Si c’est le cas, quelle application utilisez-vous pour la recherche de vos documents ?
- Disposez-vous de scanners ?
Le projet GED
A ce stade, il s’agit de détailler les modes opératoires existants dans la gestion de vos documents actuelle impliquant chaque service de votre entreprise (comptabilité, ressources humaine, qualité …) :
- Comment recherchez-vous vos documents ?
- Comment classez-vous vos documents ?
- Comment validez-vous vos documents ?
Pour chaque flux, décrivez vos pratiques existantes et les évolutions attendues pour demain. N’hésitez pas à classer vos besoins par priorité entre les incontournables et les complémentaires.
Les interfaces
Lors de l’évaluation d’un projet GED, il est nécessaire de déterminer le niveau d’un système d’information existant afin d’anticiper les futures interfaces qui devront être réalisées.
En premier lieu, on pense souvent à l’interopérabilité d’une GED avec votre ERP d’entreprise mais d’autres logiciels sont également concernés. Réalisez un panel complet de tous vos outils pour ne pas en oublier un.
Exemple de cahier des charges GED
Prêt à commencer à rédiger votre cahier des charges GED ? Nous vous aidons à penser et construire ce document grâce à un modèle type prêt à l’emploi.Conseils d’un intégrateur pour un bon cahier des charges GED
Votre cahier des charges GED sert de base pour la planification et le développement du système et permet d’établir un accord entre l’organisation qui le demande et l’intégrateur qui le met en place.
Voici quelques conseils pour rédiger un bon cahier des charges pour un système de GED :
- Définissez clairement les objectifs et les enjeux du système de GED. Qu’espérez-vous accomplir en mettant en place ce système ? Comment cela va-t-il améliorer les processus de votre organisation ? Est-ce que cela s’inscrit en lien avec la dématérialisation des factures fournisseurs ?
- Identifiez précisément les utilisateurs du système et leur rôle dans l’organisation. Qui aura la charge de l’utilisation du système et comment cela s’intègre-t-il dans leur travail quotidien ?
- Détaillez tous les types de contraintes. Contraintes de délai ? Budget ? Règlementaires ? Liées au déploiement de la solution ?
En rédigeant un cahier des charges détaillé et bien pensé, vous pouvez vous assurer que le système de GED que vous avez choisi répond à vos besoins et vous permet d’atteindre vos objectifs. Cela facilite aussi la communication et la collaboration avec l’intégrateur chargé de mettre en place votre futur gestion électronique.
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