DocuWare est une solution de gestion électronique des documents (GED) plébiscitée par de nombreuses entreprises de taille moyenne (PME). Toutefois, avant d’adopter un logiciel de dématérialisation, il faut connaître ses avantages. Comment se faire un avis sur DocuWare ? Dans cet article, nous vous présentons les avis des clients DocuWare, notamment les PME. Puis, nous découvrirons pourquoi DIMO Démat a choisi d’intégrer la solution à son catalogue. Enfin, vous pourrez consulter les cas clients de DIMO pour ce logiciel GED.
Avis des clients DocuWare
- Les avis clients DocuWare évoqués proviennent de différentes sources :
- Le blog du modérateur (BDM) ;
- Le bon logiciel ;
- Appvizer, basé sur 200 avis déposés sur des sites référents ;
- Capterra ;
- Le site de DocuWare ;
- Les réseaux sociaux ;
- Les forums de discussion.
Voici les avantages les plus souvent cités par les clients :
- Un gain de temps : la GED DocuWare leur a permis de gagner un temps précieux sur la recherche des documents, le traitement et la signature des contrats (signature électronique de la GED DocuWare), ainsi que les processus d’entreprise.
- Une dématérialisation réussie : il est facile de stocker et de retrouver les documents. Les entreprises débarrassées des documents papier font des économies, évitent les pertes de fichiers et sécurisent leurs données.
- Un gain de productivité : grâce à un stockage des documents optimisé et à la mise en place de workflows, les équipes font preuve d’une plus grande productivité.
- Des économies réalisées : grâce au gain de temps et de productivité, les clients DocuWare ont économisé sur de nombreuses dépenses.
- La sécurité des données est assurée.
Avantages de la solution GED DocuWare pour les entreprises
Quelle est l’importance de la GED pour les DAF ?
Les directeurs administratifs et financiers (DAF) doivent gérer l’ensemble des documents comptables de l’entreprise en accord avec les réglementations. Ainsi, ils ont souvent en leur possession des factures de différents formats, et notamment des documents papier. Leur conservation et leur traçabilité sont indispensables, mais les factures papier courent toujours le risque d’être égarées.
En outre, la dématérialisation des factures doit obligatoirement être mise en place entre 2024 et 2026. Toutes les tâches de réception, de validation, d’intégration comptable et d’archivage devront être automatisées. La GED est donc une opportunité pour les DAF. Elle leur permet de répondre à toutes les exigences réglementaires et d’améliorer l’organisation et les processus de gestion des documents financiers.
Pour en savoir plus, découvrez les 7 atoutls essentiels d’une GED pour le DAF
Quelles sont les principales fonctionnalités de DocuWare ?
Pour vous faire votre avis sur DocuWare, il est important de connaître les différentes fonctionnalités de cet outil. Voici les fonctionnalités clés de cette GED :
- La capture de documents est réalisée depuis de nombreuses sources différentes. Leur acquisition est assurée par des processus automatisés qui permettent une indexation intelligente. Numérisation de documents papier, importation de fichiers, collecte de données, pièces jointes en e-mail, etc. Importez tous types de documents dans la solution DocuWare.
- Traitement des documents et gestion des workflows : L’automatisation des tâches récurrentes et la mise en place de workflows permettent un traitement efficace avec des processus clairs. Le traitement des documents offre un contrôle des différentes versions. Vous pouvez mettre en place la signature électronique des documents (téléchargez le livre blanc sur la signature électronique de la GED DocuWare)
- L’archivage et l’accès aux documents sont aisés. La recherche de fichiers est flexible ainsi que leur visualisation et leur partage. Les autorisations d’accès sont sophistiquées et la sécurisation des données est garantie et conforme aux RGPD.
De plus, la solution de GED DocuWare intègre l’intelligence artificielle pour offrir une indexation intelligente, permettant une classification et une recherche de documents rapide et précise. En effet, l’intelligence artificielle permet d’automatiser le traitement des documents, facilitant la classification et la récupération des informations, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires à la gestion documentaire.
Ce n’est pas tout, l’offre cloud et on-premise de Docuware là différencie de nombreux concurrents. Cette flexibilité permet aux entreprises de choisir la solution la plus adaptée à leur infrastructure informatique et à leur politique de sécurité, tout en assurant une continuité de service et une accessibilité sans faille.
Pourquoi choisir DocuWare plutôt qu’une solution gratuite ?
Une solution GED gratuite est rarement la meilleure option pour une entreprise. Un logiciel gratuit a forcément des limites :
- La confidentialité des données et les réglementations en vigueur nécessitent un logiciel GED parfaitement sécurisé. Or, les solutions gratuites ne peuvent pas apporter de sécurisation optimale de vos documents.
- Les fonctionnalités des outils gratuits sont limitées, de même que les possibilités d’intégration à vos différents outils métier.
- L’interface de ces outils est parfois peu intuitive et difficile à prendre en main.
- Il n’y a pas de support client, puisque ce service est gratuit. Les documents ou les données peuvent donc disparaître du jour au lendemain !
- La solution à la possibilité de lire plus de 160 formats de fichiers directement dans la visionneuse Docuware. Elle simplifie ainsi l’accès et la collaboration sur les documents techniques tels que les fichiers .dwg.
Dans un cadre légal, notamment la loi de finances, Docuware montre son engagement en proposant des connecteurs tels que OD ou PDP, facilitant la conformité et l’intégration des processus financiers au sein des systèmes d’information de l’entreprise.
Pour sécuriser vos données et bénéficier de fonctionnalités adaptées à vos besoins, choisissez un logiciel payant comme DocuWare.
Le retour sur investissement d’un bon logiciel GED
L’implémentation d’un logiciel nécessite un investissement à ne pas négliger. Cependant, il faut penser au ROI (retour sur investissement) du projet.
Quel est le coût global de votre gestion de documents actuelle ?
- Le coût d’un système de gestion papier : local pour l’archivage, impressions, envois des fichiers et affranchissement ;
- Pour un traitement informatisé : le prix du stockage numérique, cloud inclus.
- Dans tous les cas, il faut évaluer le coût de traitement des documents. Celui-ci doit être calculé en le multipliant par le nombre total de documents, de collaborateurs concernés et leur salaire moyen.
De nombreux avis clients de DocuWare mettent en avant les économies réalisées grâce au gain de temps et de productivité des équipes. Les automatisations mises en place et le travail sur les processus d’entreprise permettent d’obtenir un fort ROI.
Avis de DIMO Démat et ses cas clients pour DocuWare
Qu’est-ce que DIMO Démat ?
DIMO Démat aide les entreprises à optimiser les processus afin de favoriser le développement et la productivité des équipes. Pour cela, l’entreprise remplit différentes missions :
- Sélectionner les meilleurs outils de dématérialisation ;
- Automatiser les processus financiers, achats et métiers ;
- Libérer les entreprises des contraintes techniques.
L’entreprise DIMO Démat est rapidement devenue incontournable parmi les acteurs de la dématérialisation. Elle compte plus de 150 entreprises clientes avec un taux de satisfaction de 9,2 sur 10.
Pourquoi DIMO Démat a-t-il choisi d’intégrer DocuWare à son catalogue ?
Depuis 2015, DIMO Démat a noué un partenariat avec DocuWare. En effet, après avoir passé en revue les différentes solutions sur le marché, DocuWare s’est démarqué grâce à :
- Ses fonctionnalités avancées ;
- Son évolutivité ;
- Sa fiabilité ;
- Son respect des réglementations.
La solution DocuWare a été reconnu dans l’évaluation Content Services Magic Quadrant de Gartner. Cette reconnaissance valide l’efficacité de la GED en tant qu’outil certifié, garantissant aux entreprises la conformité avec les réglementations et normes actuelles, offrant ainsi une plateforme fiable pour l’optimisation des processus documentaires.
DocuWare s’est également vu attribuer le titre de « meilleure solution de gestion électronique de documents (GED) pour 2023/2024 » par DataMaster Lab, un laboratoire d’essais indépendant. Ce prix récompense ses performances en matière de capture, traitement et gestion des documents. DataMaster Lab reconnaît notamment l’interface utilisateur intuitive de DocuWare, sa facilité d’intégration avec divers outils professionnels, y compris via la plateforme IpaaS, et ses options de personnalisation avancées.
Dimo Démat est donc expert pour intégrer et déployer la solution DocuWare. L’équipe dédiée à la GED a déjà mené plus de 150 projets en équipant plus de 70 clients avec DocuWare.
Vous souhaitez en savoir plus sur la GED Docuware ? Visionnez notre démo flash !
Cas clients de DIMO Démat pour DocuWare et retours d’expérience
L’idéal pour savoir si cette solution est faite pour vous, c’est de consulter les avis clients DocuWare de Dimo Démat. Pour cela, voici quelques cas clients et leurs retours d’expérience.
Mutualité Française comtoise
La Mutualité Française comtoise gère des magasins mutualistes, des centres dentaires, des EHPAD et un AHD sur différents sites et départements. L’entreprise souhaite mettre en place la GED pour dématérialiser les nombreux documents papier qui transitent entre les services. Ces derniers étaient parfois perdus ou oubliés. Tous les processus impliquant des documents papier ont été supprimés.
Les processus de validation ont été revus et les données des différents établissements extraits de vieux serveurs pour être indexées dans la GED. Des bénéfices ont été constatés sur les processus de validation et le traitement des factures avec une traçabilité et une sécurité accrues. L’indexabilité permet de retrouver rapidement des informations comme le nom d’un patient en EHPAD. Le décommissionnement d’anciens serveurs a également été une source d’économies. Ceux-ci n’étant plus connectés, les risques de piratage sont nuls.
Hub One
Hub One est spécialisé dans la performance opérationnelle et la sécurité. Exigeant sur la traçabilité des factures, l’entreprise souhaite mettre en place une GED pour :
- Sécuriser des données numérisées ;
- Maîtriser le traitement des factures tout en accélérant les processus comptables ;
- Mettre en place un workflow de validation des factures ;
- Diminuer les documents papier.
L’entreprise a été séduite par l’ergonomie de DocuWare, son portail fournisseur, ainsi que l’interconnexion avec l’ERP et la fluidité du transfert d’informations entre les applications. Le logiciel classe les factures dans des archives structurées auxquelles on peut accéder en quelques clics. La solution gère l’ensemble du cycle de vie des documents. Le circuit de validation des factures a été fluidifié et l’accès aux documents est parfaitement sécurisé.
Conclusion
Les avis sur DocuWare des différents clients montrent les multiples avantages de ce logiciel GED :
- Une transition numérique réussie grâce à la dématérialisation des documents papier et la capture de fichiers en provenance de différentes sources.
- Un gain de temps sur la recherche d’informations et les processus métier grâce à la mise en place de workflows.
- Un gain de productivité pour les équipes.
- La sécurisation des données.
Dimo Démat a choisi DocuWare, car pour l’entreprise, il s’agit du meilleur logiciel GED du marché. Les clients de Dimo Démat sont pleinement satisfaits du déploiement du progiciel. Ce dernier a su relever les défis de leur entreprise : dématérialisation, indexation, optimisation des processus, traçabilité des documents. Ils apprécient également l’évolutivité de la solution qui a permis à chacun d’ajouter de nouvelles fonctionnalités au logiciel après une première étape réussie.
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