La dématérialisation des factures n’est pas simplement une question de conformité légale, c’est une évolution essentielle pour les entreprises souhaitant gagner en efficacité et durabilité. Depuis 2020, elle est mandatée pour le B2G en France, mais ses avantages vont bien au-delà.
Les entreprises assujetties à la TVA qui optent pour la dématérialisation des factures profitent d’économies significatives, d’une meilleure efficacité opérationnelle, et d’un moindre impact environnemental. Cela signifie aussi une gestion documentaire optimisée, des risques fiscaux minimisés et des processus de paiement accélérés grâce à la facturation électronique.
Découvrons ici les 5 principaux avantages de la dématérialisation d’une facture.
1 – Réduction des coûts
Diminution des frais liés au papier, à l’impression, et à l’expédition
Adopter la dématérialisation des factures pour une entreprise, lui permet de réaliser des économies importantes en réduisant les dépenses liées au papier, à l’impression et à l’envoi. En effet, la gestion des factures papier entraîne des coûts significatifs pour le matériel et la logistique, comme l’achat de papier, d’encre, ou encore les frais postaux.
Avec la dématérialisation, les factures sont envoyées instantanément et sans frais via des systèmes informatiques, éliminant ainsi la plupart de ces dépenses. Cette réduction est particulièrement avantageuse pour une entreprise qui traite un grand volume de factures, avec des économies pouvant atteindre 62% par rapport à la gestion papier.
Par exemple, le coût moyen d’une facture papier entrant à 17 € passe à 4,5 € en version dématérialisée.
Amélioration des processus comptables et minimisation des erreurs
La dématérialisation des factures simplifie les processus comptables en réduisant le temps et les ressources nécessaires pour gérer les factures. Avant, les comptables d’une entreprise pouvaient passer jusqu’à 30 % de leur temps à saisir manuellement les données des factures papier. Désormais, ils peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
De plus, la dématérialisation de la facture réduit les erreurs humaines lors de la saisie des données. Les logiciels de gestion numérique permettent de lire automatiquement les documents, évitant ainsi les pertes, oublis et erreurs fréquentes avec les factures papier. Cela assure une meilleure traçabilité, garantit la bonne réception des documents et accélère la validation des factures.
2 – Amélioration de la productivité
Accélération du processus de facturation et de paiement
La mise en place de la facture électronique obligatoire dès 2026 permet d’accélérer le cycle de facturation et de paiement. Créer, envoyer et recevoir des factures devient plus simple et rapide, réduisant les délais de paiement et dynamisant la comptabilité. Grâce à cette dématérialisation, le temps de traitement des factures est raccourci et les coûts sont réduits, en éliminant les processus manuels liés aux factures papier.
Cette amélioration permet également de diminuer les retards de paiement, avec une réduction allant jusqu’à 12 % selon certaines études. Cela fluidifie les opérations financières et améliore la gestion de trésorerie des entreprises.
Meilleure gestion du temps et augmentation de la productivité
La dématérialisation des factures simplifie et automatise de nombreux processus administratifs, libérant du temps pour les employés. Libérés des tâches répétitives, ils peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, ce qui améliore la productivité. Par exemple, les comptables n’ont plus à saisir manuellement les factures et peuvent se focaliser sur des missions plus complexes.
L’automatisation de la réception, du rapprochement, de la validation et de la saisie des factures réduit aussi les erreurs humaines, rendant le traitement plus fiable.
Intégration simplifiée avec les systèmes de gestion
La dématérialisation des factures s’intègre facilement avec les systèmes existants de votre entreprise, comme les ERP et logiciels comptables. Grâce à des technologies comme la Lecture Automatique de Documents (LAD) et la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR), les informations sont traitées efficacement.
Cette intégration simple minimise les investissements et les efforts nécessaires pour adopter la dématérialisation, tout en optimisant les infrastructures et processus en place. Cela permet aux entreprises de profiter pleinement des avantages sans perturber leur fonctionnement.
3 – Aspect écologique
Contribution environnementale positive grâce à la réduction de l’usage du papier
Dans un contexte où la protection de l’environnement est d’actualité, la dématérialisation des factures s’impose comme une solution efficace. Réduire l’utilisation de papier diminue non seulement l’empreinte carbone des entreprises, mais aide aussi à préserver les forêts. Selon Greenpeace, 42% du bois coupé dans le monde sert à produire du papier, ce qui montre l’impact important de nos pratiques professionnelles sur les ressources naturelles.
En éliminant l’impression et l’envoi de facture papier, on réduit également les émissions liées au transport et à la fabrication du papier, contribuant ainsi à un environnement plus sain. La facturation électronique permet donc aux entreprises de s’engager activement dans une démarche écologique.
4 – Meilleure gestion et archivage
Archivage centralisé et accès facilité
La dématérialisation des factures pour une entreprise, transforme la gestion documentaire en automatisant l’archivage et en centralisant les informations dans des espaces de stockage numériques. Contrairement aux archives physiques, les factures électroniques sont accessibles instantanément, à tout moment et de n’importe où, offrant ainsi une flexibilité inédite dans la gestion des documents. Cette accessibilité simplifiée permet aux entreprises de retrouver rapidement les documents nécessaires, évitant les pertes de temps et les coûts liés aux recherches manuelles.
Optimisation de la traçabilité et des audits
Grâce à la dématérialisation, chaque facture bénéficie d’une piste d’audit fiable et transparente. Les outils numériques permettent de suivre en temps réel chaque étape du traitement de la facture, de sa réception à son règlement, facilitant ainsi les audits internes et externes. Les entreprises peuvent rapidement prouver la conformité de leurs processus et répondre aux demandes des autorités fiscales ou des partenaires financiers, tout en assurant la traçabilité complète de chaque transaction.
Sécurisation et conservation des données
L’archivage électronique permet de sécuriser durablement les factures contre les risques de perte, de détérioration ou de vol, fréquents avec les archives papier. De plus, la dématérialisation permet de respecter les obligations légales en termes de conservation des documents financiers, garantissant que les données restent intactes et consultables pendant toute la durée requise par la législation.
5 – Renforcement de la sécurité et de la conformité
Sécurité renforcée des données
La dématérialisation des factures améliore considérablement la sécurité des données d’une entreprise grâce à l’intégration de technologies avancées, telles que le cryptage des informations et les systèmes d’authentification à plusieurs facteurs. Ces mesures de protection garantissent que seules les personnes autorisées ont accès aux factures, minimisant ainsi les risques de vol, de fraude ou de manipulation des données. Les systèmes de sauvegarde réguliers et de gestion des accès offrent une garantie supplémentaire contre la perte des factures papiers et de données en cas de sinistre.
Conformité avec les réglementations fiscales
En matière de législation, la dématérialisation des factures permet aux entreprises de se conformer aux normes fiscales locales et internationales. Les factures électroniques doivent respecter des standards stricts en matière d’authenticité et d’intégrité pour être considérées comme légales, ce qui est facilité par l’usage de la signature électronique et des certificats numériques. En France, par exemple, les entreprises doivent utiliser des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) agréées pour transmettre leurs factures aux autorités fiscales, garantissant ainsi leur conformité aux nouvelles exigences de la facturation électronique.
Réduction des risques de non-conformité
L’automatisation de la comptabilité et la dématérialisation des processus de facturation réduisent les erreurs humaines susceptibles de conduire à des pénalités fiscales. Grâce à des contrôles automatisés, les factures sont vérifiées en temps réel pour s’assurer de leur conformité aux exigences réglementaires, notamment en termes de TVA. Cela minimise les risques de rejet des factures ou de non-respect des délais légaux, renforçant ainsi la réputation de l’entreprise et évitant des sanctions coûteuses.
Pour quelle raison adopter un workflow de validation des factures fournisseurs automatisé ?
Dans un contexte économique où chaque décision compte, la dématérialisation des factures s’impose comme une obligation incontournable. Opter pour un workflow de validation des factures fournisseurs automatisé est essentiel. Cette solution de dématérialisation des factures offre une gestion financière à la fois plus efficiente et transparente, avec la promesse d’accélérer les processus de paiement tout en augmentant la transparence sur les dépenses. Ainsi, les entreprises peuvent solidifier leur santé financière de manière notable.
L’implémentation de cette technologie, bien qu’exigeant un engagement initial en termes de temps et de ressources, est porteuse de bénéfices majeurs en termes de performance opérationnelle et de maîtrise financière. Il est donc essentiel de s’orienter vers cette solution pour moderniser et optimiser vos procédés de traitement des factures, permettant ainsi de maximiser les avantages qu’elle procure.
En résumé ?
Tableau récapitulatif des avantages de la dématérialisation des factures
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Avantage |
Description |
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Réduction des coûts |
Diminution des dépenses liées au papier, impression et envoi, jusqu’à 62 % d’économies possibles. |
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Amélioration de la productivité |
Accélération du traitement des factures et réduction des retards de paiement jusqu’à 12 %. |
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Contribution écologique |
Réduction de l’empreinte carbone grâce à la baisse de l’utilisation du papier. |
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Archivage centralisé |
Accès rapide et flexible aux documents archivés de manière numérique. |
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Renforcement de la sécurité |
Protection des données renforcée grâce au cryptage et à l’authentification à plusieurs facteurs. |
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Conformité réglementaire |
Respect des obligations fiscales et réduction des risques de non-conformité. |
FAQ
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?
Les avantages de la dématérialisation des factures sont multiples et influents. Opter pour une solution de dématérialisation des factures mène à une diminution marquée des dépenses liées au traitement des factures, un accroissement de la productivité via l’automatisation, une gestion des données optimisée, une réduction significative des erreurs manuelles, et une avancée vers la protection de l’environnement par la baisse de l’utilisation du papier.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents confère de multiples avantages, notamment une libération d’espace par la minimisation des besoins en stockage physique, un accès simplifié et en temps réel aux données, une productivité accrue et une réactivité améliorée, une traçabilité parfaite des documents, une diminution des risques de perte ou d’altération des documents, et une contribution notable à la réduction de l’empreinte carbone par la baisse de l’utilisation du papier.
Pourquoi passer à la facturation électronique ?
La généralisation de la facture électronique pour les entreprises offre des avantages significatifs : non seulement elle conduit à une gestion plus écologique, mais elle améliore également le flux de travail par la réduction des frais généraux et par une meilleure sécurité des données. La facturation électronique permet aux entreprises d’atteindre une plus grande conformité et transparence, devenant un choix indispensable dans notre monde digital.
Quels sont les avantages de la gestion électronique de documents (GED) pour les factures ?
Un logiciel de GED offre une centralisation, un accès rapide et une gestion simplifiée des factures électroniques. Elle réduit les erreurs, optimise les flux de travail et garantit la conformité légale.
Quels logiciels utiliser pour dématérialiser vos factures ?
Il existe plusieurs logiciels de dématérialisation adaptés aux entreprises, permettant de scanner, classer, stocker et automatiser le traitement des factures. Ces solutions s’intègrent facilement aux processus existants.
