De plus en plus d’entreprises s’orientent vers la dématérialisation des factures fournisseurs, motivées par la Loi de Finance, mais aussi une volonté d’automatisation du traitement des factures et de réduction des interventions manuelles. Selon les retours d’expérience des sociétés avancées dans ce processus, plus le taux d’automatisation est élevé, plus l’impact sur la productivité comptable est significatif. Par ricochet, ce gain en efficacité favorise la maîtrise des dépenses indirectes et le suivi des factures. Cela permet aussi de réduire les coûts de gestion des factures et d’accélérer les délais de clôture comptable.
Qu’est-ce que l’automatisation du traitement des factures fournisseurs ?
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs vise à remplacer les processus manuels et chronophages par des technologies permettant de gérer efficacement et sans erreur la facturation des fournisseurs. Pour ce faire, l’approche se base sur une digitalisation du processus de facturation, réduisant ainsi la charge de travail des gestionnaires comptables.
Le processus d’automatisation englobe plusieurs étapes clés :
- La capture d’image des factures fournisseurs ;
- L’utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de la reconnaissance intelligente de caractères (ICR) pour extraire les données pertinentes ;
- Le rapprochement et l’imputation analytique des factures
- L’approbation des factures par les responsables concernés ;
- L’intégration des données dans l’ERP ;
- L’archivage des factures numérisées.
Intégrée au cycle Procure to Pay (de l’achat au paiement), l’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet aux entreprises d’optimiser leur compétitivité et leur rentabilité en réduisant leurs coûts et leurs délais, De cette manière, elles redéployent leurs ressources sur des missions à forte valeur ajoutée, en développant leur intelligence financière et en minorant leur empreinte environnementale.
Il existe sur le marché de nombreux logiciels permettant l’automatisation du traitement des factures fournisseurs à des degrés plus ou moins élevés selon les besoins de chaque structure.
L’automatisation comme soutien à la dématérialisation et au cycle Procure To Pay
D’après une étude Trends of Finance réalisée en 2023, la digitalisation des fonctions financières est bien enclenchée. 73 % des entreprises interrogées ont engagé la digitalisation de la gestion des factures fournisseurs.
Il existe toutefois des différences selon la taille des entreprises : le Purchase to Pay (autre nom donné au Procure to Pay) est digitalisé dans 87 % des grands groupes contre seulement 67 % dans les PME.
Pourtant, les entreprises ne peuvent ignorer les économies et l’efficacité obtenues par la digitalisation de leur processus fournisseurs. Il s’agit ici de résoudre les principaux problèmes liés au traitement manuel :
- La réception et le classement des factures arrivant sous des formats différents (courrier, e-mail, EDI, etc.).
- Le défaut de visibilité des factures avant leur saisie par le service comptabilité. Cela gêne la gestion budgétaire, rend difficile le renseignement des fournisseurs sur le paiement de leurs factures. De plus, une telle situation risque de ne pas garantir la piste d’audit.
- Le risque de paiements en doublon ou excessifs avec des conséquences en matière fiscale. De plus, ces opérations nécessitent une main-d’œuvre importante.
- La longueur de la chaîne d’approbation : acheminement manuel, signature requise de personnes attachées à des départements et des sites différents.
- Des délais de paiement trop longs qui privent l’entreprise d’éventuelles ristournes voire l’expose à des pénalités.
- Le risque de perte ou d’altération des documents, notamment s’ils sont acheminés sur différents sites.
Dès lors, l’automatisation permet un retour sur investissement rapide et une création de valeur à travers :
- La capture des principales informations (numéro fournisseur, référence du produit, date d’échéance, etc.) ;
- L’établissement d’un ordre de priorité des factures selon le fournisseur et le montant à payer ;
- La présentation, le cas échéant, des données à modifier et leur validation dans une interface web ;
- La rationalisation des processus et circuit d’approbation ;
- L’archivage des données et documents dont l’accès est facilité.
Les grandes phases de l’automatisation
L’objectif est de traiter les factures de manière standardisée, pour traiter le plus de paiements possibles en limitant au maximum les interventions humaines.
La numérisation et l’enregistrement des factures
Dans l’attente de la généralisation de la facture électronique, la numérisation OCR peut dès à présent réduire le volume des documents saisis manuellement. Toutefois, pour être réellement efficiente, la numérisation doit être complétée par l’optimisation du processus de traitement des factures fournisseurs dans son ensemble.
La validation et la codification des factures
Un logiciel d’automatisation du traitement des factures fournisseurs utilise les informations essentielles du document : l’identification du fournisseur, le numéro de commande et de contrat, les codes articles, etc. Cette opération permet au système d’identifier automatiquement la catégorie des achats et les comptes d’imputation en comptabilité générale. Les solutions les plus intelligentes peuvent être en mesure de déterminer automatiquement quel service est concerné par la facture. Une facture qui pourra ensuite être validé par son approbateur à partir de son téléphone ou ordinateur dès lors qu’il est connecté à internet.
Le rapprochement et l’approbation automatique
En mode manuel, cette étape est complexe et peut même être volontairement ignorée quand le service comptabilité manque de temps, de ressources ou n’a pas accès à l’ensemble des informations. Avec l’automatisation, factures fournisseurs et bons de commande ou contrats sont rapprochés électroniquement. Une fois le contrôle opéré, les factures valides basculent automatiquement en phase d’approbation puis de paiement.
Résolution des écarts et approbation
Certaines factures nécessitent une approbation spécifique, même en cas de rapprochement automatisé (par exemple un litige éventuel). Dans ce cas de figure, le workflow remplit une fonction essentielle par l’acheminement de la facture aux bons gestionnaires. Les approbations les plus simples pourront généralement être validées en un clic.
L’autorisation de paiement
Après la réalisation des contrôles, la facture est transmise au système financier avec des mentions comme la date d’échéance. Le processus est beaucoup plus rapide qu’en mode papier. Il devient dès lors possible d’améliorer la gestion de trésorerie de l’entreprise, voire de bénéficier d’escomptes. Après la validation de la facture, l’information est immédiatement intégrée dans l’ERP ou le système comptable.
Les 5 avantages de l’automatisation pour l’entreprise
L’optimisation des processus et la réduction des coûts
Avec la réduction voire la suppression des saisies manuelles, l’entreprise évite un grand nombre d’erreurs avec leurs corolaires : paiements tardifs ou erronés, dégradation de la relation fournisseur…
Par ailleurs, des processus simplifiés et optimisés améliorent la productivité et l’efficacité des équipes comptables. Déchargées d’un certain nombre de tâches chronophages (saisie, contrôles, réponses aux relances des fournisseurs, recherche de pièces égarées…), elles peuvent se consacrer à des travaux à plus forte valeur ajoutée.
Il en résulte aussi une réduction des coûts. À ce titre, le journal les Échos a mis en évidence une diminution d’environ 50 % du coût de traitement d’une facture dématérialisée par rapport à une facture papier.
L’amélioration de la qualité des données
Une partie des contrôles est automatisée, ce qui les rend rapides et efficaces. De plus, l’information est accessible à chaque moment grâce au workflow, ce qui raccourcit la chaîne de décision et facilite le pilotage financier de l’entreprise. Celle-ci n’est plus en « aveugle » comme elle l’était dans le mode papier avant la saisie des informations par l’équipe comptable.
Ce traitement automatisé des factures permet aussi de réaliser un reporting, inenvisageable en mode papier. Les gestionnaires financiers et comptabilité connaissent les besoins de trésorerie et peuvent optimiser la gestion du fonds de roulement. Le service des achats, quant à lui, peut analyser les dépenses pour mieux négocier les contrats.
La conformité réglementaire
Les entreprises sont tenues de vérifier la conformité des factures. Avec un système automatisé, les factures erronées ou lacunaires font l’objet d’un rejet. De plus, il est obligatoire de justifier la réalité économique d’une opération. En cas de contrôle de l’administration fiscale, une facture dématérialisée permettra de retracer la chronologie de la transaction.
Enfin, la solution d’archivage pendant la durée légale garantit l’intégrité et la lisibilité des factures et de leurs pièces justificatives.
L’accélération du traitement des factures
Comme rappelé plus haut, l’ensemble du processus étant optimisé, il est possible de réduire le temps de traitement des factures par la suppression de tâches manuelles ou chronophages.
La facilitation de la collaboration entre les parties prenantes
Certaines solutions d’automatisation rendent possible la consultation du statut de leurs factures par les fournisseurs via un portail sécurisé. Cela allège la charge de travail des équipes comptables tout en rassurant les fournisseurs.
En interne, bon nombre de retards sont dû à un défaut de communication entre les services comptables et gestionnaires. Grâce au workflow, chacun dispose de l’information qui le concerne.
Pourquoi automatiser dès maintenant le traitement des factures fournisseurs ?
La réglementation (l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021) prévoit la généralisation de l’obligation d’émettre des factures électroniques de 2024 à 2026 selon la taille des entreprises. De plus, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques.
L’obligation d’émettre des factures n’est pas immédiate pour les TPE-PME et les entreprises de taille intermédiaire. Pour autant, l’automatisation du traitement des factures fournisseurs dès à présent est fortement recommandée. Pour les grandes entreprises, la réforme doit déjà avoir été anticipée.
Ainsi, la mise en place précoce d’un dispositif automatisé permet notamment :
- De bénéficier rapidement des avantages de la dématérialisation ;
- D’anticiper d’un point de vue organisationnel les changements induits par la facturation électronique ;
- D’habituer les équipes comptabilité à travailler de manière différente, ce qui facilitera la transition vers la facturation électronique ;
- De lutter contre les cyberattaques.
Zoom sur la solution Basware
Parmi les solutions les plus reconnues du marché, Basware se distingue par sa capacité à couvrir l’ensemble du processus Procure to Pay de manière fluide et automatisée. Elle propose une suite modulaire qui permet de capter les factures sous tous formats (papier, PDF, EDI…), de les traiter automatiquement grâce à des fonctionnalités avancées de reconnaissance et de validation, puis de les intégrer aux systèmes comptables ou ERP. Basware se démarque également par ses capacités d’analyse en temps réel, favorisant une meilleure visibilité sur les engagements de dépenses et facilitant la prise de décision. En automatisant les contrôles, l’imputation et l’approbation des factures, la solution permet aux entreprises de réduire les délais de traitement, de limiter les erreurs humaines et d’améliorer la conformité réglementaire. Enfin, son interface intuitive et ses capacités d’intégration avec les grands ERP du marché en font une solution adaptée aux organisations de toutes tailles, engagées dans une transformation digitale durable de leur chaîne comptable.
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