La compagnie déploie un processus efficient de purchase-to-pay pour ses entités européennes
Des outils financiers de comptabilité, de facturation client, de Purchase-To-Pay (PtoP), de reporting et de gestion de notes de frais ont été déployés à partir de 2017 – et se poursuivront jusqu’en 2020 – au sein des diverses sociétés européennes du groupe.
Concernant le PtoP, ASL a opté pour le couple Readsoft (partie OCR) et Basware (Workflow) proposé en intégration par DIMO Software, une solution déjà déployée en France. 4 raisons à cela :
- Les fonctionnalités et la flexibilité des outils ;
- Des solutions solides, leaders du marché dans leur domaine ;
- Un budget économique ;
- Une première expérience positive avec DIMO Software au sein du groupe via ASL France.
Une implémentation graduelle
L’implémentation des modules Factures puis Bons de commande a débuté en Belgique en 2017, suivi de la France et de l’Irlande en 2018, puis de la Suisse et la Hongrie en 2019, la clôture étant prévue en 2020.
Le projet a consisté à déployer la solution standard (Purchasing & Billing) dans chaque société du Groupe, puis intégrer la solution aux outils “métiers” existants (SAP, Airpas, Amos) grâce à des interfaces dédiées.
Au total, le scope opérationnel représente 5 pays, 14 entités juridiques, pour un total de 100.000 factures/an, et la solution est utilisée par 220 utilisateurs dont 20 comptables. La durée moyenne d’un projet est de 4 mois pour chaque module.
Olivier Delannoy – Project Manager
Pratiquement plus de factures papier chez ASL
Pour chaque pays, des adresses mails sont dédiées à la réception des factures au format PDF. Readsoft permet de lire les entêtes de factures dans les différentes langues rencontrées. Pour une catégorie de factures (notamment des factures de carburant) Readsoft est également utilisé pour extraire les lignes de détails.
Basware, véritable concentrateur de données
Basware est interfacé avec l’ensemble des ERP Métier (Airpas, Amos), et avec l’outil comptable du groupe (SAP). Il contient donc toutes les données nécessaires aux rapprochements entre factures et commandes, et automatise la comptabilisation dans SAP.
Quel flux d’approbation des factures ?
Le processus est très ergonomique : l’utilisateur crée une demande d’achat automatiquement envoyée au valideur adéquat suivant divers critères (montant, centre de coûts ou de compte de comptabilité générale). La demande créée passe dans un cycle d’approbation. La combinaison Facture + Bon de commande + Réception permet de valider la facture.
Le rapprochement automatique, levier de productivité !
Un rapprochement entre factures et commandes est effectué et, en cas de “matching” parfait, aucune approbation n’est nécessaire.
La facture sera comptabilisée dans SAP et considérée comme bonne à payer avec imputation automatique. Si le bon de commande est manquant ou si le rapprochement est incomplet, la facture sera comptabilisée dans SAP mais non payable et un processus de bon à payer sera déclenché auprès des approbateurs.
Planification et bonnes pratiques, les ingrédients d’un projet réussi
Au total, le scope opérationnel représente 5 pays, 14 entités juridiques, pour un total de 100 000 factures/an, et la solution est utilisée par 220 utilisateurs dont 20 comptables. La durée moyenne d’un projet est de 4 mois pour chaque module.
Olivier Delannoy – Project Manager – ASL Airlines
Cette expérience montre qu’il est indispensable de dissocier les projets Achats et Factures pour un premier déploiement. ” Ni de sous-estimer le temps et la complexité de l’intégration de la solution PtoP aux autres outils car la création d’interfaces est chronophage et peut être source d’erreurs “.
Conduite du changement réduite grâce à une solution simple à utiliser
En Belgique, en Suisse et Hongrie, les utilisateurs n’avaient pas été éduqués sur les demandes d’achats et les cycles de commandes. Mais la conduite du changement n’a pas été compliquée à gérer pour les utilisateurs de la Finance car l’outil est très simple à utiliser. Les comptables ont retrouvé toutes les dimensions de SAP, et les autres métiers ont bénéficié d’une ou deux sessions spécifiques. ” Les gens n’étaient pas habitués à faire des bons de commande et il a fallu être plus directif à ce niveau-là ” reconnait M. Delannoy.
Les prochaines étapes
Un dernier déploiement pour ASL Ireland (Janvier 2020).
L’uniformisation des plateformes. ASL Belgique & ASL France (actuellement On premise) basculeront à terme sous SaaS sur lequel sont déployés la Holding (Irlande), Suisse et Hongrie.
Mise en place de flux factures EDI.
Des bénéfices rapidement perçus
Le flux d’approbation est devenu fluide, rapide et transparent.
Cela représente des gains de temps importants dans la saisie des factures car l’outil est très ergonomique. Le métier d’ASL implique des règlements très rapides sous peine de conséquences graves pouvant aller jusqu’à l’immobilisation d’un avion. Le département financier peut désormais identifier très rapidement et facilement les éventuels points de blocage. L’outil permet de développer le collaboratif en cas de doute. 2,5 temps plein gèrent 35 000 factures sur la Belgique, ce qui est important.>>
Olivier Delannoy – Project Manager – ASL Airlines
ASL Airlines
ASL Airlines est une compagnie aérienne composée de 6 entités dont le siège est en Irlande.
Elle assure du transport de passagers en France et en Irlande mais surtout du fret aérien en son nom propre ou pour le compte de tiers tels que Aer Lingus, Fedex, DHL ou Amazon.
ASL dispose d’une flotte de 130 avions (737, ATR). La société a connu une forte croissance externe depuis une quinzaine d’années.
En 2016, il a été décidé d’harmoniser les process et les outils des départements financiers.
Chiffres clés
- 1 Md € de CA annuel
- 3 000 collaborateurs en Europe, Asie et Afrique
- 6 entités – siège en Irlande
- 130 avions (737, ATR)
